kintoneの関数とは?使いこなして高度な分析に活かそう

kintoneは様々な関数を利用できますが、kintone単体では同一アプリ、レコード内のデータしか集計ができません。

しかし、kintone連携サービス「データコレクト」を一緒に使えば、アプリやレコードを横断して、最新のデータを自動集計できます。

そこで本記事では、kintoneで使用できる「関数」やデータコレクトの機能、活用事例などを紹介します。

kintoneを導入中で、アプリ、レコード間のデータを収集し、より精緻な分析に活かしたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneにおける「関数」とは

kintoneではアプリに関数(計算式)を設定することで、複数の項目の合計値を出したり、他のフィールドの入力値・選択状態に応じた計算をしたりと、Excelのように数値を扱えます。

関数を組み合わせれば、より複雑な処理が可能となり、ニーズに合わせた柔軟なアプリを作成できます。

kintoneの関数では、フィールドを参照するときにフィールドコードを用います。

kintoneで使用できる基本的関数一覧

kintoneで使用できる基本的な関数は以下の通りです。
関数は大文字と小文字のどちらでも入力できます。

SUM フィールド内の数値の足し算を行います。
YEN 計算結果を3桁区切りの「¥(円)」形式で表示したり、指定した桁数で数値を四捨五入します。
DATE FORMAT 日時の形式やタイムゾーンを指定して表示します。
IF 指定した条件の真偽によって処理を分岐します。
AND 指定した条件が全て成立する場合は真を返し、一つも成立しない場合は偽を返します。条件は32個まで指定可能です。
OR 指定した条件が一つでも成立する場合は真を返し、全て成立しない場合は偽を返します。条件は32個まで指定可能です。
NOT 指定した条件を反転させ、条件が成立しない場合は真を返し、成立する場合は偽を返します。条件は1個しか指定できません。
ROUND フィールド内の数値を四捨五入します。
ROUNDDOWN フィールド内の数値を指定された桁数で切り捨てます。
ROUNDUP フィールド内の数値を指定された桁数で切り上げます。
CONTAINS 指定したフィールドが条件(選択肢)と一致するか、またはテーブル内に条件(検索文字列)と一致する文字列があるかどうか判定します。

『データコレクト』を活用することでアプリ・レコード間の集計が可能に

kintoneでは関数を用いて計算ができるものの、同一アプリ・レコード内のデータしか集計できません。また、kintoneで対応していない関数は、Excelで計算しなければならない場合もあります。

そのような問題を解決するのが、kintone連携サービス「データコレクト」です。
データコレクトを利用することで、kintone内の異なるアプリやレコードを横断して、データを集計できます。

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以下で、データコレクトでできることや機能を見ていきましょう。

エクセルと同じ操作感でアプリ・レコード間のデータ集計が可能

kintone内の複数アプリ・レコードに散在している情報を収集・計算・加工できます。
一つのアプリに様々なデータの集計結果を蓄積できるため、情報の一元管理を行えます。

また、Excelをはじめとする表計算ソフトと同じ手順で、関数や数式を設定可能です。

さらに、レコード詳細画面の「DataCollectする」ボタンをワンクリックするだけで、簡単に他のアプリの実績を参照して集計したり、レコード一覧画面からまとめて一括集計したりできます。

Excelに慣れている方はもちろん、IT初心者の方でも操作しやすいです。

事前のスケジュール設定により情報の自動集計が可能

定期的なスケジュールを設定して、情報を自動集計できます。

スケジュール実行は毎日、毎週、毎月から設定可能です。

事前に設定しておくことで、ボタンを押さなくても情報が収集・計算されるため、情報の集計漏れ、更新忘れを防げます。

週末に週報をまとめたり、月末に請求データを作成したりするのに役立ちます。

リアルタイム集計で最新の情報がすぐに手に入る

kintone内のアプリにwebhookを設定することで、レコードの追加・編集・削除・ステータス更新きっかけに自動的にリアルタイムでデータを集計できます。

例えば、商品の購入申し込みがあり、申し込みアプリにレコードを追加した場合、売上管理アプリが自動で集計され、売上が計上されます。

複数のアプリを跨いで、常に最新の数値情報を把握可能です。

kintone×データコレクトの活用事例

次に、kintoneとデータコレクトを活用して、具体的にどのようなことができるのかを解説します。
自社業務にデータコレクトを使えるか検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

予実管理

kintoneでは案件ごとの受注額や受注状況を入力する案件管理アプリを作成できます。
拠点ごとの予算がある場合、一目で予算と実績を比較したいものです。

そこで、案件管理アプリを集計する「予実管理アプリ」を作成することで、データコレクトを通じて予算の達成状況を確認できます。予実管理アプリでDataCollectすれば、これまでの実績と予算が集計され、予算達成率が自動で表示されます。

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在庫管理

受注管理アプリと発注管理アプリを別々で運用している場合、受注数と発注数が変化する度に、在庫数を手動で更新しなければなりません。

手動で作業する場合、在庫の更新を忘れたり数値を間違えてしまったり、商品数が増えるにつれ目視での確認が大変になりやすいです。

しかし、受注管理アプリと発注管理アプリを集計する「在庫管理アプリ」を作成して Datacollect すれば、在庫状況をリアルタイムで確認できます。また、Webhook連携を設定することによって、注文が入ったタイミングで自動で在庫数が更新されるようになります。

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勤怠管理

社員の勤怠管理を行う際は、勤務時間を正確に把握する必要があります。正しい記録に基づいて計算することで、給与計算のミスや不正を防止できます。

そこで、勤怠管理を効率的に正確に行うために役立つのが、データコレクトです。

タイムカードアプリと休暇申請アプリを集計する「勤怠管理アプリ」を作成して Datacollect すれば、自動で社員の残業時間や残りの有給日数を算出できます。

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経費精算

kintoneで経費申請アプリを作成した場合、交通費や宿泊費など、一人の社員でも毎月様々な経費の申請が行われます。月末の経費精算の際、大勢の社員の経費を計算するのは簡単な作業ではありません。

そこで、経費申請アプリを自動集計する「経費精算アプリ」を作成して Datacollect することによって、毎月精算する経費をまとめて集計できます。それぞれの社員が申請した経費の合計を一度に算出できるため、経費精算作業の手間を減らせます。

データコレクトを連携させて、kintoneの関数計算をより高度なものに

今回はkintoneで使用可能な「関数」の種類やデータコレクトの機能、活用事例などを解説しました。
データコレクトを連携させて使うことで、kintone内の複数の情報を一元管理し、より高度で複雑な集計が可能となります。
会社経営にも重要である精緻な数値分析に役立つでしょう。

データコレクトは30日間の無料お試しを何度でもお申込いただけます。ぜひお気軽にお手元でお試しください。

 

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