企業活動をしている上では、日々様々な書類、データなどが蓄積されていきます。
定期的に整理をしていないと、必要なファイルが行方不明になったり、不要な書類が山積みになってしまったりします。
そこで本記事では、ファイル管理が簡単に行えるkintoneのサンプルアプリと、kintone情報を外部に公開できるkintone連携サービス「kViewer」について解説します。
煩雑なファイル管理にお悩みの方、kintoneとkViewerの活用方法について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneでできるファイル管理
kintoneにはダウンロードしてすぐに使えるサンプルアプリが数多く存在します。
その中でも文書や提案資料、画像などのファイルを共有できるアプリが「ファイル管理」アプリです。
必要なファイルを瞬時に見つけて、目的の情報を得たり、ファイルの更新履歴を残したりできます。
キーワード検索で目的のファイルがすぐに見つかる
ファイル管理アプリでは、キーワードによる全文検索によって、必要なファイルを検索可能です。
文字情報だけでなく、ファイルの中身まで検索できるため、探し物にかかる時間が短縮されます。
山積みになった紙の書類や、大量のメールに埋もれた画像、最新版が分からない資料など、あちこち散らばるファイルを、kintone上で一元管理できます。
こんにちは、最近はずっとトヨクモ製品と社員インタビューの記事を書いていてkintoneを忘れがちになってるインターン生の丸田です。 今回はkintoneの勉強を兼ねて記事を書いていきたいと思います！！ というわけでkintone[…]
ファイルのバージョン管理も簡単
ファイル管理アプリでは、一つ一つのファイルに対して担当者や更新日、利用ルールなどの関連情報を記録しておけます。管理項目は運用に応じて編集可能です。
また、いつ、誰が、どこを、どのように変更したか分かるように、データの編集履歴を残せます。誤ってデータを上書き更新してしまった場合でも、問題なく変更前の状態に戻せます。
kViewerを利用することでkintoneユーザー以外にもファイルを共有できる
kintoneの標準機能では、ライセンスを所有するkintoneユーザーだけがファイルを閲覧でき、非ユーザーはファイルを閲覧できません。
「取引先にもkintone内にある情報を共有したい」「kintone内の情報を公開する際のデータの移し替えが面倒」というお悩みを解決するのが、kintone連携サービス「kViewer」です。
kViewerを使えば、kintone内にある情報やデータを外部公開できます。
見せたい情報だけを選んでビューを作成することにより、kintoneライセンスを持たない非ユーザーでも、kintone内に保存されている情報を閲覧可能です。
情報開示する度にデータやファイルを移し替えたり、HPを更新したりする手間を減らせるため、業務効率が向上します。
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ファイル管理アプリをkViewerで共有する方法
kintoneアプリストアで「ファイル管理」アプリを検索し、追加します。
kViewerにログインし、「ビューの作成」に進みます。
リストビューの「作成」をクリックします。
ビューの管理名と、kintoneアプリのトップ画面に表示される、https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/形式のURLを入力します。
すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます」という表示が出るため、クリックします。
ファイル管理アプリのAPIトークン生成画面に移動するため、「生成する」をクリックします。アクセス権をチェックし、APIトークンをコピーしたら「保存」し、アプリの更新まで行います。
再びkViewerの画面に戻り、コピーしたAPIトークンを貼り付け、「作成」をクリックします。
「コンテンツの配置を選択する」から、ビューのレイアウトを選びます。
「メインコンテンツ」から、表示するフィールドをプルダウンで選択します。
フィールドの表示順序も矢印で移動しながら変更可能です。
最後に「保存」をクリックします。
他にも、公開するレコードを制御したり、公開期間やToyokumo kintoneApp認証を設定してビューに制限を設けたりなど、用途に応じたカスタマイズが可能です。
プレビューから作成したビューの仕上がりを確認し、必要に応じて修正・変更を行います。
最後に「公開」をクリックして、ビューの完成です。
kViewerの特徴6選
公開する情報に合わせて表示タイプを選べる
kViewerでは8つのビューから、公開する情報の目的や内容に最適な表示タイプを選べます。
また、ダッシュボードビューでは、複数のビューをまとめて表示可能です。
表示する・しない動画を自由にカスタマイズできる
kViewerではkintone内の表示する情報、表示しない情報を自由に取捨選択できます。
文字情報だけでなく、画像や動画もサムネイル化でき、一覧ビューから動画の再生も可能です。
複数のビューを組み合わせたダッシュボードビューであらゆる情報を一覧できる
kViewerの複数のビューを組み合わせて表示するビューです。
いくつかの情報を組み合わせたり、別々のアプリから作成したビューを同じ画面で表示したりできます。
様々なグラフやリスト、値を一目で確認可能です。
豊富なデザインテンプレートから好きなビューを選べる
プログラミング不要で、豊富なデザインのビューを作成できます。
デザインテンプレート一覧から、好みのものをダウンロードし、自身のビューに適用可能です。
多言語対応
アクセスするブラウザが設定している言語によって、ビュー内の文言を出し分けられます。
対応可能な言語は日本語、英語、中国語です。
作成したビューのホームページへの埋め込みも可能
kViewerで作成したビューは、外部のWebページへ埋め込み可能です。
ビューを公開すると、Iframe用の埋め込みコードが生成されるため、コピーしてWebページ内のHTMLコードに貼り付けるだけで、Webページ上にビューが表示されます。
ファイル管理と情報開示の手間を一度に削減
今回はkintoneのサンプルアプリ「ファイル管理」と、kintone連携サービス「kViwer」の機能や活用方法を紹介しました。
ファイル管理アプリを使うことで、日々増えていくファイルを負担なく、効率的に整理できます。さらに、kViewerを一緒に活用すれば、kintone非ユーザーに対しても、必要な情報を目的に応じて公開可能です。
ファイル管理や情報開示の手間を減らしたいとお考えの方は、ファイル管理アプリとkViewerを組み合わせた運用を検討してみてください。
kViewerは、30日間の無料お試しを何度でもご利用いただけます。ぜひお気軽に以下よりお申し込みください。
