【kintone×パートナーセールス】マネージャー業にイベント担当…パンクしそう？でも大丈夫！

こんにちは！インターン生の丸田です。今回は、「私の業務改善」シリーズ第3弾ということで、インタビュー形式での記事となります！
私の業務改善シリーズでは、トヨクモやkintone界隈の方1人1人が「どのように業務をしているのか」「どのような業務改善を実施したのか」をご紹介していきます。

第1弾「【kintone×マーケティング】Webマーケティング担当のツール利用方法10選」

第2弾「【kintone＋動画編集】業務時間を1/4に削減した、トヨクモの動画制作裏側をご紹介」

に引き続き、今すぐにでも業務に取り入れたくなる改善ポイントをご紹介します。
kintoneを検討・利用中の方はもちろん、マネージャークラスの皆さん、イベント担当の皆さん、パートナーセールス担当の皆さんにぜひ読んでほしい内容になっております！

自己紹介

本日はよろしくお願いします。

お願いします。

では早速、自己紹介とこれまでの業務について教えてください。

2017年に新卒1期生で入社しました、簗瀬(やなせ)です。就活の時には、「若いうちにマネジメント経験ができること・裁量権を持って仕事ができること・自分の能力を活かせること」の3つを軸として考えていました。
また、トヨクモはベンチャー企業でありながらもサブスクモデルの事業形態で毎月売り上げが積み上がっていて、非常に安心感があるなと思って入社を決めました。

私も就活していた時に同じこと考えてたのですごい共感しちゃいました…。入社してからはどんな業務をされてきたんですか？

最初は営業部で安否確認システム(安否確認サービス2)の営業と、半年後からはkintone連携サービスのセミナー講師を経験しました。

入社1年目から製品を学びながらセミナー講師をしてたんですか！？すごいですね…。大変だったこととか初めての経験ってありましたか？

先輩社員の業務を引き継ぐ形だったんですけど、スライドを自分で作って人前で喋るという経験は初めてだったので苦戦しましたね。

そうですよね。

入社から2年ほど経ってからカスタマーサポート部に異動して、kintone連携サービスのサポートと、引き続きセミナー講師を担当しました。
そこからまた2年ほどでセールスチームに異動してkintone連携サービスのサポート、各パートナーさんとの窓口、広報、ブログ・SNS・プレスリリース更新などなど色々経験させてもらいました。

でも一番大きかったのはトヨクモユーザーフェスっていうイベントを担当したことですね。

たくさんのことを経験されているんですね！
ユーザーフェスについてはあとでたっぷり伺います。

その後は色々異動した結果、現在はパートナーセールスでマネージャーに就任しました。
今までも代理店さんとお仕事することはありましたが、より具体的になった感じです。

マネージャーに就任した時に考えたこととか感じられたことはありましたか？

そうですね、パートナーセールスグループが今まで社内になかった組織だったことと、これまでパートナーセールスを経験してきたのが山本さん(社長)しかいなかったことで1から作らなければいけなかったんです。やっぱり不安は大きかったですね。
あとは、これまで以上にパートナーさんの顔や名前を覚えて丁寧にサポートするように心がけるようになりました。

普段の業務の中でもパートナーさんから連絡が入ると簗瀬さんをご指名する方が多いそうです。これまでの連携が実を結んできているのかなと思ってます。

kintoneで実施した業務改善

社内、社外問わずたくさんの方から信頼されている簗瀬さん。kintoneでどんな業務改善をされたのでしょうか。

①パートナーさん向けシステム環境の管理

トヨクモのパートナーセールスでは、トヨクモ製品の代理店さんと連携してトヨクモ製品のセールスを促進していく業務を行います。その中で、代理店さんに向けて製品のデモ環境を長期(1年間)でお渡ししていて、毎年1月に更新確認の連絡をしています。

【問題】

・ひとりで更新確認連絡を1件ずつ送っていた(281件！)
・csvで重複確認をして、メールワイズで1件ずつ送るという2ステップを踏んでいた

【対応】

・長期環境管理アプリを作成、パートナーさん1名につき1レコードにまとめた
・kMailerと連携してワンクリックで更新確認連絡を送れるようにした

【効果】

・重複確認をしなくて済むようになった
・kMailerで一括送信できるようになった
・対応漏れがなくなった
・まる3営業日分のタスクが大幅削減

パートナーさんを1社につき1レコードにまとめてアプリで管理して、更新連絡をkMailerで連携して行ったらこれまで3営業日くらいかかっていた更新連絡のタスクを削減できました！

まる3営業日分の時短！すごいですね！

業務改善前はかなり大変で、中井さんひとりで担当していたと思うと涙が出そうです…

作成したアプリではどんなことを管理していたんですか？

どの会社にどの製品の環境を提供しているのかを可視化して、更新の連絡もそのアプリから直接できるようにしました。
あとは、長期環境希望の連絡がきたら自動でレコードが追加されるので対応漏れもなくなりました。

時短だけでなく、ミス削減にも繋がったんですね。

②タスク管理

【問題】

・自分の指示したメンバーのタスクが見えない
・口頭での確認では対応しきれなくなった

【対応】

・活動管理アプリ/週次の活動管理アプリを活用した

【効果】

・メンバーそれぞれで進捗管理できるようになった
・対応漏れがなくなった
・タスク完了後の振り返りも可視化して共有できるようになった

 

マネージャーになる前はどんなタスク管理をされていたんですか？

ふせんでぺたぺた貼ってました。古川さん※と同じです(笑)
でも、それだとマネージャーはやっていけなかった。メンバーのタスクの状況や自分が指示した期限が見える化できていなかったんです。
最初は口頭で確認していたんですけど、それも失敗でした。

※古川さんのタスク管理術についてはこちら

メンバーのことも把握するとなるとふせんや口頭では対応しきれないですね。

そうなんです。そこで、活動管理アプリと週次の活動管理アプリの2つを活用することにしました。アプリ自体は私が作ったわけではないのですが。

アプリについて詳しく教えてください！

活動管理アプリは、タスクが発生した時にレコードを作成します。レコード内に完了する時期を設定して、リマインドが飛んでくる仕組みです。
さらに、タスクが完了したら同じレコード内で振り返りを書くようにしています。

振り返りまで！抜かりないですね。

もうひとつの週次の活動管理アプリでは、基本の仕組みは同じなんですけど、特定のパートナーさんとの中長期的な活動やメンバーの目の前のタスクを登録するようにしています。
それで、週の始めと終わりに確認してそのタスクが完了しているのか、次週に持ち越すのか、継続するのか、やらなくなったのか、などを把握するようにしています。

週次の活動管理アプリを見れば対応漏れがなくなりそうですね。

そうなんです。しかも、それぞれのパソコン上で進捗確認をすればいいので、特に定例会議も必要なくなりました。

ちなみにプロモーションチームはTrelloを愛用している※と聞いたんですが、Trelloは使わなかったんですか？

※プロモーションチームのタスク管理についてはこちら

初期に導入を検討しましたが、上長がTrelloのアカウントを管理するのがめんどくさいということで断念しました(笑)

なるほど(笑)
そういうことなら、誰でも見れるアプリの方が上長の手間もかけずに済みますもんね。

③イベント企画・運営

トヨクモでは、「トヨクモユーザーフェス」や「他社共催セミナー」などのkintoneや連携サービスについてのセミナーやイベントを行っています。簗瀬さんは各種イベントの企画、運営を担当されています。

最初にお伺いしたいのですが、イベントの企画とかってどんなタスクがあるんですか？

まずは、登壇者を誰にするか考えて、オファーを送ります。それから、打ち合わせ、登壇者用資料のフォーマット作成、Zoom録画方法資料作成、提出方法資料作成、ゲストスペースの用意、ノベルティメーカー問い合わせ、録画の手伝い、字幕入れの手伝い、当日QA作成、終了後のサイト作成…とざっとこんな感じですかね。

これ、通常業務をやりながらですよね。凄すぎです…

トヨクモユーザーフェス企画・運営

【問題】

・登壇者と綿密なコミュニケーションをとらなければならなかった
・さらに登壇者もたくさんいるので対応が大変だった

【対応】

・1開催ごとにゲストスペースを作成して登壇者を招待

【効果】

・レコード単位で登壇者を管理することができた
・クローズな環境での連絡網として役立った
・対応漏れが防げるようになった

 

登壇者さんと連携するのって大変でしたか？

そうですね、5〜6回往復してやりとりしなければならなかったので、二度手間が発生することもありました。
そんなこともあって、ゲストスペースを作成することにしたんです。

ゲストスペースではどんな運用をされたんですか？

登壇者を招待して、会社単位でレコードを作成しました。登壇者には、レコードに動画や登壇資料を提出してもらっていました。
こちら側としては、他社同士の情報が見えないようにアクセス周りの確認もしましたね。

メールなどでやりとりして、「あれ、動画が添付されてるメールどこだっけ！」にならないのは素晴らしいですね。

イベント動画の公開

【問題】

・より多くの人に見てもらいたい

【対応】

・リアルタイム配信をZoomで行った
・さらに、StreamYardを使用してYoutubeLIVEに連携した
・Youtubeで動画のまとめサイトを作成
・作成したまとめサイトをkViewerに連携

【効果】

・2021年開催ユーザーフェスの動画は計5149回再生(2022年11月現在)

 

配信自体はYoutubeで行ってましたよね。

はい。せっかくなのでYoutubeを少し編集してkViewerで簡単な動画のまとめサイトを作成しました。ノーカスタマイズなのでちょっと恥ずかしいですが。

いやいや、すごく見やすいですし可愛いです！ノーカスタマイズでもこんなにちゃんとしたページが作れるなんて。

2021年開催トヨクモユーザーフェスのアーカイブ動画はこちら

他社共催セミナーでの連絡法

【問題】

・企業ごとに連絡手段が異なっていた
・連絡が二度手間になることがしばしばあった
・参加者リストを主催企業のみが保持していたので、情報共有に2〜3日かかっていた

【対応】

・トヨクモで参加者リストなどを管理するようにした
・会社ごとのゲストスペースを作成
・上記スペース内にセミナー参加者アプリ、アンケートアプリを入れて共有した

【効果】

・イベント参加者、アンケートなどをリアルタイムで見れるようになった
・連絡にかかる工数の削減

 

ユーザーフェスのときと似てますか？

似てますが、共催セミナーを行っていたのはユーザーフェスよりも前のことなんです。
だから、連絡方法が確立されてなくて、例えばメッセンジャーで依頼がきたり、ゲストスペースでサイボウズさんから連絡がきたりとバラバラでした。しかも、a社とトヨクモ、b社とトヨクモ、のように連絡が1:1で二度手間だったんです。

それはややこしいですね。

さらに、主催する会社しか参加者リストを持っていなかったので、情報共有をするのに2〜3日ほど時間と工数がかかっていました。
それらの情報をリアルタイムで見れるように、共催セミナーの時はトヨクモが主体となって開催するようにしたんです。ゲストスペースを作って、予定管理アプリや参加者管理アプリ、満足度調査アプリを作成しました。

なるほど、そうすることでいちいち連絡を取り合わずいつでも情報を見れるようになったんですね。

特にアンケートはリアルタイムでスペース内の満足度調査アプリに反映されるので、セミナー直後の感想を見られるということでパートナーさんにも好評でした。

④定例業務手順作成

【問題】

・定例業務に変更点などがあった場合、関わるメンバーがぞれぞれのメモ帳にそれぞれで記載していた
・一斉にメモをするのが無駄な作業だった
・お互いに共有できない

【対応】

・業務手順アプリを作成した

【効果】

・最初に変更に対応する人だけがアプリを編集すれば他の人にも共有できるようになった
・新入社員への説明コストも削減した

 

定例業務が変更した時って社内に周知するの大変ですよね。

本当に大変でした。みんながそれぞれのメモ帳にメモするなんて、無駄な時間すぎますよね。しかも共有もできない。

ミスも多そうですよね。

そこで、定例業務手順アプリを作成しました。実際に作業する人が最初に手を動かしながらアウトプットを兼ねて手順書を作るイメージです。

実際にやってみないとわからないことってありますもんね。

このアプリを作ったことで、1人が修正すれば全員把握できるだけでなく、全員統一した手順で業務を行うことができるようになりました。
それから、新入社員への説明コストが減ったのも作ってよかったポイントです。

アプリ内で追加したものとかありますか？

補足事項とか注意点とかはあとから追加しましたね。カテゴリー分けもしているので見やすくなってます。

kintone以外のツールで実施した業務改善

①フライヤー制作

【問題】

・デザイナーに依頼して作成してもらっていた
・入稿までに時間や工数がかかっていた

【対応】

・Canvaを使用した

【効果】

・デザイン知識がなくても綺麗なフライヤーが作れるようになった
・素早く作成、入稿までできるようになった

 

ちなみになんですが、どんな時にフライヤーを作るんでしょうか？

特定のパートナーさんから依頼があった時に作ってます。サービスの新機能がリリースされた時や大幅なバーションアップがあった時にすぐに社内展開したいとのことで依頼を受けています。

この業務はCanvaで工数削減したとのことですが。

これまで、デザイナーに依頼することで工数が増えていたので、入稿までにかなり時間がかかっていました。
でもCanvaだったらデザイン知識なくても欲しい画像や素材がすぐ見つかって綺麗なフライヤーができるので、「依頼」という部分の工数を削減できたと感じています。

②サイト作成

【問題】

・スピード重視で1からサイトを作成する必要があった
・サイト作成に関する知識があまりなかった

【対応】

・Wordpressを使用した
・既存のサイト(kintone操作ガイド)をまるっとコピーして作成した

【効果】

・パートナー企業向けのサイトを6週間で構築、2022年10月7日に公開できた
・サイトを見てもらうことで発注や見積もりに関するメールや電話での問い合わせが減った

 

簗瀬さんはサイトも作れるんですか？

いえ、技術系じゃないので知識も経験もありませんでした。

どうやって作ったんですか！？まさか、猛勉強して…？

いやいや、勉強はちょこっとです。あとはWordpressと既存のサイトとデザイナーの方の力をすこしお借りして作成しました。
実は、kintone操作ガイドをWordpressにそのまんまコピーして、画像や色を変えただけなんです。

え！全然気がつきませんでした！

このサイトを作った目的としては、パートナーさんからの基本的な問い合わせを減らすことでした。メールや電話で問い合わせをする前にページを見て基本的な疑問を解決してもらいたかったんです。

効果はありましたか？

やっぱり、問い合わせ件数が減ったのは実感としてありますね。来るとしても、より具体的で高度な質問になりました。それと、パートナーさん自身も見たい時に見れるのでWinWinな感じになっています。

こんなにすごいサイト、どれくらいで作ったんですか？色や写真を変えるだけといってもかなり時間がかかるのでは…

公開まで6週間ですね！

6週間！？速すぎる！！

パートナー様専用サイトはこちら

今後の展望

本日はたくさんお話いただきありがとうございました。最後に、今後の展望について教えてください。

今後は、作成したコンテンツをパートナー様に活用してもらっているのかを効果測定し、常に改善していけるような状態を作っていきたいです。
また、パートナー様に活用してもらえるようなコンテンツ作りをスピーディーに拡充し、パートナー様にとってより販売しやすい環境づくりをしていきたいと考えています。

簗瀬さん、お忙しい中ありがとうございました！

「こんなコンテンツあったらいいのに」というご要望があれば、「要望フォーム」からご意見をお待ちしております。なおトヨクモが提供するkintone連携サービス、安否確認サービス2、トヨクモ スケジューラーは、30日間のお試しが可能です。ぜひお気軽にお試しください。

kintone連携サービス 詳細はHPで！