この記事はユーザー会でのフィールドクロス株式会社 鬼頭さんのLT登壇の様子をお届けするレポート記事です。
「メールも笑顔も即レス時代!楽しく進化するバックオフィス」というタイトルでご登壇いただきました!
ユーザー会でのLT登壇の様子をレポート!
私はフィールドクロスという会社で代表をしてます、鬼頭と申します。
代表とは言っても、情シスやバックオフィス系も兼務でやってます。
私の会社ではスマートグラスっていうのを作っております。もしご興味があれば「InfoLinker」で検索して、後日見ていただければ。(鬼頭氏)
課題
私の会社ではkMailerとPrintCreatorこの2つを利用しています。今日は、kMailerのお話をしようと思います。
みなさん社内外のメール対応で「あるある」かとは思うのですが、どうしてもたくさんメールが届くので大事な連絡も埋もれてしまいますよね。
社内でもバックオフィスの人が色々発信してると思うんですけども、なかなか気づいてくれなかったり、 すぐに確認してほしかったりという状況になりがちです。
でもやっぱり発信した時にすぐに確認してもらって、すぐ返事があると送信者としても気分がいいじゃないですか。(鬼頭氏)
解決策
この問題を解決できないかなと思って、kMailerとSlackを活用してみました。ちなみにですが、トヨクモUCもSlackで運営していますよね。
そこで、メール連絡からチャットの通知に変えたら色々いいことがあるのでは?と考えました。
Slackは様々なチャンネルを作成し、それぞれでテキストでのコミュニケーションをとったりスタンプでリアクションができるというイメージのツールです。メールよりももっとカジュアルにコミュニケーションが取れるところがいいなと私は思っています。
SlackにkMailerでメールを飛ばしたい、と思って具体的な設定を考えてみました。最終的には、Slack上の設定画面から画面を進めていき表示されるメールアドレスを、kMailerの送信先にするとこのチャンネルにメールを飛ばせるようになりましたのでよろしければ真似してみてください。(鬼頭氏)
できたこと
実際に送信すると、メールの件名だけがまず表示されます。この件名を展開すると、メールの内容がそのまま表示されるんですね。
メールがそのまま送れるだけでなく、Slackのいいところでもあるスタンプ機能が使えるので、このメールに対してフィードバックをすぐに返すこともできるようになります。
あとはチャンネルごとにメールアドレスが違うので、kMailerの送信先を変えればチャンネルごとにメールが送信できるようになったり、ToだけでなくCCで宛先を入れておいたりすれば、こんなメールを送ったなっていうのをメール開かずにSlack上でも見れるようになります。
スタンプ1個押すだけでも、すごくコミュニケーションが活性化されて良かったなって思いました。(鬼頭氏)
おまけのコーナー
kMailerの予約送信機能についてです。
例えば1週間後に送らないといけないメールを予約しておくと勝手に設定した日時で送ってくれるという機能です。
この予約送信の機能がめちゃくちゃ良くて、よく利用しています。
ちなみに、送信前にテンプレートの内容や署名とか変えたら一体どうなるのかってご存知でしょうか。
予約時点では、送信する内容や署名を設定していますが、送信していないので修正や変更ができるんですよね。もしその予約の状態で本文や署名を変更したらどうなるのかっていう3択クイズです。
正解は、2番の「予約送信登録時のテンプレで送信される」です。
ということですので、予約した後にテンプレの本文や署名を変更しても、予約送信したメールには影響ないです。安心して使ってください
ということで、kMailerから始まる社内コミュニケーションというテーマでお話しさせていただきました。Slackでなくてもご利用のチャットツールに、もしkMailerで送信できるようでしたらぜひお試しください。(鬼頭氏)
ご登壇ありがとうございました!
鬼頭さん、素敵な発表をありがとうございました!
メールをSlackに送信することで、確認忘れをなくすというのはぜひ真似したいアイデアですね!メールを見て貰えたかどうかもスタンプというコミュニケーション方法で解決できて、目から鱗な利用方法を紹介いただきました。
また、予約送信を行う際につい心配になりがちな「送信前にテンプレートを変更したらどうなるの!?」といったユーザーさんの気になる点についてもご紹介いただきましてありがとうございました!使い込んでいただいているからこその共有ですね。
今回ご紹介いただいたkMailerは以下のお試し申し込みフォームより無料で何度でもお試し可能です。
ぜひお気軽にお試しください。
https://www.kintoneapp.com/trial