2月8日、9日開催の震災対策技術展2024に出展された、かながわ災害情報連絡会様のブースにて、トヨクモ製品を活用した災害ボランティアの募集・登録方法を体験してきたので、ご紹介します。
かながわ災害情報連絡会様の災害ボランティアシステムの活用事例を見たい方は、以下よりご覧ください。
kintone連携サービス活用事例 かながわ災害情報連絡会様 : 災害時の情報共有にkintoneを活用、災害ボランティ…
kintone×トヨクモ製品を活用した災害ボランティアシステムを体験
今回体験したボランティア受付システムを構築すると、こちらのような受付サイトでボランティアを受け付けることができます。応募フォームへのリンク、QRコードが設置され、サイトの下部に応募状況の集計表とグラフが表示されていますね。いずれも、連携サービスとkintoneで作成したものです。
スマートフォンやタブレット端末から、サイトにアクセスし、応募登録の流れを体験しました。
【Formbridge】応募フォームを作成・回答
まず、kintone連携サービスのFormBridgeで作成したフォームから、応募者情報に回答します。FormBridgeでは、kintoneアプリ上のフィールドに対応するフォームをカンタンに作成できます。今回作成したフォームは以下の通り。同意事項にチェックを入れると、情報登録の回答欄が表示されます。
フォームはkintone上のボランティア情報管理アプリと紐付けられており、回答内容は自動でkintoneに登録されます。
kintone画面上で情報が反映される様子を確認できました。
【kMailer】応募確認メールを一括送信
フォームから回答された情報は、kintoneアプリ上に保存されます。
災害ボランティアスタッフが応募者の情報を確認して、活動を案内する方にはkMailerでボランティア受付票付きの案内メールを一括配信します。
配信をする際は、kMailerでメールテンプレートを作成して、配信対象に一括でメールを送信可能です。
本文中の画像赤線部は、kintoneアプリの各フィールドです。kintoneで管理している情報をそのまま引用してメール送信できます。
実際に届くメールは以下の通り。
【kViewer】リアルタイムで応募状況を掲示
kintoneとkViewerを連携すると、応募状況をリアルタイムで自動更新して応募検討中の方に見てもらうことができます。kViewerは、kintoneアカウントを持っていない相手にkintone内の情報を共有するための連携サービスです。グラフビューを作成し、サイト上に設置するだけ。応募者は、自身の日程と募集状況を照らし合わせてボランティア参加日程を検討できます。
イベントでは、フォームから回答した内容が募集状況グラフに自動で反映される様子を実際に確認しました。
【PrintCreater】応募票をPDFで出力
PrintCreator、kintone、FormBridgeの連携で、フォームの回答内容からワンクリックで応募票PDF出力ができます。PrintCreatorは、kintone内のデータを引用して自社フォーマットの帳票を作成する連携サービスです。
PrintCreater上の設定は、お好みのフォーマットにkintoneアプリの各フィールドを配置するだけ。あとはkintone画面上に表示される「出力」ボタンをクリックするだけで、
以下のような応募票がPDFで出力できます。
各レコード上の「出力」ボタンで個別に出力することも、一括出力で設定しておくことも可能です。左上のQRコードはフォームの回答内容と紐付けられており、各応募者に個別で自動生成できる参加証となっています。
以上で、
- 募集
- 応募者情報の転記
- 応募内容の確認メール配信
- 集計・集計結果表示
- 応募票出力
というフローの完成です！
災害時に備えてシステム構築を
本記事では、全フローが自動、あるいはワンクリックで完結する災害ボランティア受付システムをご紹介しました。
災害時には、平時は些細に思えるような業務も大きな負担になります。ボランティア受付システムに限らず、非常時の負担を軽減するために必要なシステムを構築しておくことも重要です。今回ご紹介したトヨクモのkintone連携サービスは、すべて30日間の無料お試しが可能です。この機会にぜひ、ご検討ください。
