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【2024年最新】kintone関連レコード一覧の便利な使い方6選!

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kintone(キントーン)の関連レコード一覧の機能を使いたいけど、どうやって使えばいいんだろう……」と悩んでいませんか?

kintoneの関連レコード一覧は、2つ以上のデータを紐づけることで、まとめてひとつのフィールド内で参照できる便利な機能です。

これまで2つの画面を遷移しながら参照し、手間に感じていた業務も作業効率の向上が期待できるでしょう。さらに無料プラグインを導入すれば、関連レコード一覧をますます便利に活用できます。

当記事では、kintone関連レコード一覧の便利な使い方や設定方法、注意点について解説します。関連レコード一覧を使いこなして業務効率化を図りたい方は、ぜひご一読ください。

関連レコード一覧とは?

引用:kintone便利に使おうガイドブック Vol.05

「関連レコード一覧」とは、アプリ内に登録したデータや情報から条件に一致したものを抽出して表示させる機能で、kintoneにはじめから備わっています。

「kintoneに登録した情報やデータを条件で絞ってまとめて参照したい」「2つのシートを見比べながら業務を進めるのは手間がかかる」という方も、関連レコード一覧を使用すれば、条件に一致したレコードを詳細画面に一覧表示ができます。

さらに、紐づけたデータ同士なら、画面ひとつでお互いのデータを参照できます。

関連レコード一覧の機能を使いこなせば、下記の使い方もできるでしょう。

  • 顧客リストの顧客名をクリックすると、顧客名・部署名・営業状態などの詳細情報が一覧で表示される
  • プロジェクト名をクリックすると、プロジェクト内容や進捗状況が一覧で表示される

2つ以上の画面を遷移する作業は、思った以上に手間がかかるものです。関連レコード一覧でデータ同士を紐づければ、データ参照における業務の効率化が期待できます。

kintoneの関連レコード一覧でできること

kintoneの関連レコード一覧でできることについて、便利な点や活用事例などを中心に解説します。

2つ以上のデータ同士を紐づけられる

関連レコード一覧フィールドを使えば、条件が一致した2つ以上のデータ同士を紐づけられます。

関連レコード一覧フィールドとは、詳細画面をカスタマイズできる機能のひとつです。kintoneの関連レコード一覧設定画面からフィールドを配置することで、結びつけたほかのレコードを配置した場所に表示させられます。

関連レコード一覧フィールドを配置すれば、これまで2つのアプリを行き来しながら確認していた情報を、ひとつのアプリでまとめて確認できます。

紐づけたデータをワンクリックで参照できる

kintoneの関連レコード一覧機能を使用すると、データの名称をクリックするだけで、キー設定して紐づけたデータの情報を参照できます。

たとえば自社のkintoneに「顧客リスト」と「案件管理」のアプリがあるとしましょう。顧客リストの顧客名をクリックするだけで、案件管理のアプリに登録した営業の進捗状況や、顧客の詳細情報が閲覧できたら便利ですよね。

そこで、顧客リストと案件管理の両方のアプリに共通するレコードをキーとして設定します。「顧客名」などキーとして設定すれば、クリックせずともレコード詳細画面上でお互いの情報が閲覧可能です。

kintone上の複数のデータを紐づけることで、2つのシートや画面を遷移しなくても互いの情報が閲覧できるようになります。他にも、案件管理の顧客名をクリックして顧客の詳細情報を確認したり、プロジェクト名をクリックして進捗状況を確認したりと、さまざまな用途に活用できます。

キーは複数指定できるため、紐づけたいデータ同士をできるだけつなげて、業務効率を向上させましょう。

参照先として設定したデータが常に最新の状態で閲覧できる

kintoneで紐づけたデータ同士は、いつでも最新の情報で閲覧できます。

データ元のアプリのデータが更新されるたびに、紐づけた先で閲覧できるデータも自動で更新されるため、紐づけたアプリのすべてで更新する必要はありません。

たとえば、顧客情報のなかの部署名を変更したとしましょう。すると、顧客名をキーとして設定して紐づけた営業進捗情報アプリから閲覧できる顧客の部署名も、更新後の情報が閲覧できます。

「参照先が古い情報のままだった」「古い情報を参照したまま入力したり使用したりしてしまった」などの混乱が防げるのは、関連レコード一覧機能のメリットのひとつです。

【要プラグイン】kintone関連レコード一覧の数値を集計できる

kintoneで登録・入力したレコードは、数値を集計することで売上予測を立てたりマーケティングの資料として活用したり、多彩な用途に利用できます。しかし残念ながら既存のままでは、kintoneの複数レコードや、複数アプリのデータを自動で集計することはできません。

そこで、kintone専用のプラグインを導入したりJavaScriptで実装したりする必要があります。

たとえば、トヨクモのkintone連携サービス「DataCollect(データコレクト)」なら、kintone関連レコード一覧の数値を自動集計できるだけではなく、下記の操作も実現できます。

  • 時間指定で集計を自動化
  • kintoneでの操作をきっかけに集計を自動化
  • 集計結果を表示するレコードを自動で作成
  • 集計を実行したリアルタイムの履歴を確認

たとえば、入出荷が頻繁に行われる倉庫での在庫管理や、勤怠希望の入力を自動で反映できる勤怠表作成、経費精算の作成などに便利です。これまで手作業で集計したり、入力したりしていた作業の一部を自動化できるでしょう。

【要プラグイン】kintone関連レコード一覧内のデータを検索窓で検索できる

既存のままでは、kintoneの関連レコード一覧内で閲覧したいデータがあっても、目視で探さなければなりません。

そこでキャップクラウド株式会社の「関連レコード拡張プラグイン」を導入することで、関連レコード一覧内で下記の操作ができるようになります。

  • データ検索
  • 絞り込み検索
  • ソート

操作感がExcelに近いため操作に迷いにくく、kintoneの関連レコード一覧内での検索が行いやすくなります。

【要プラグイン】kintone関連レコード一覧のデータを一覧に表示できる

kintone専用のプラグインを導入することで、関連レコード一覧を一覧画面に表示させ、データ確認作業の効率化を図れます。

kintoneは、既存の状態では関連レコード一覧をkintoneの一覧画面に表示できません。そのため、関連レコード一覧で紐づけたデータ同士をまとめて確認したいときに利便性に欠けます。

たとえば顧客情報など、kintoneに登録したデータは、できれば一覧表示させて俯瞰したいときもあるでしょう。そこで、kintone専用の関連レコード一覧表示プラグインを導入すれば、関連レコード一覧同士を表示できます。

さらにデータをCSVファイルに出力することもできるため、関連レコード一覧のデータを加工したい場合にもおすすめの機能です。

kintone関連レコード一覧の使い方

引用:kintone便利に使おうガイドブック Vol.05

 

kintoneの関連レコード一覧を自社内で設定する方法について、「顧客リスト」と「案件管理」のアプリ内のレコードを紐づける手順を例に、画像付きで説明します。

1.顧客リスト画面の右上の歯車アイコンをクリック

2.画面左側の「関連レコード一覧」を選択し、右側の配置したい箇所にドロップする

3.関連レコード一覧 ⇒ 設定を開き、フィールド名を入力(ここでは営業先とする)。参照するアプリで「案件管理」を選択し、参照したいデータの条件を入力して保存する。最後に、アプリ内の画面右上の「更新」をクリックする。

4.関連レコード一覧を挿入した顧客名の該当箇所に、「案件管理」の情報が記載される。

上記のとおり、顧客リストに関連レコード一覧のフィールドを設置して、案件管理の顧客情報が表示されました。結果、顧客リストと案件管理を移動しなくても、顧客リストのデータを見るだけで、案件管理のデータも確認できます。

kintone関連レコード一覧を設定する際の注意点

kintoneの関連レコード一覧を使用するうえで、知っておきたい注意点について説明します。

アクセス権の管理に注意が必要

kintoneでは、登録したアプリ・レコード・フィールドのそれぞれにアクセス権を付与できますが、アクセス権が付与されていない人はデータを閲覧したり編集したりできません。

たとえば、関連レコード一覧で2つ以上のデータを紐づけたとき、データにアクセス権を付与すると、付与されていない人は閲覧できなくなります。

編集権限のみ付与せず、閲覧権限は付与している場合は、閲覧はできるため問題ありません。しかし、閲覧権限も付与していない場合、権限が付与されていない人がそのデータを開こうとすると「アクセス権がありません」と表示され、アクセスできなくなるため注意が必要です。

うっかりアクセス権を削除すると、ほかの人までアクセスできなくなり、業務が滞る可能性があります。業務効率が落ちるため、アクセス権の管理には注意しましょう。

関連レコード一覧はCSVファイルでエクスポートできない

kintoneの関連レコード一覧は、CSV形式のファイルでの出力ができません。

関連レコード一覧のデータは、データのコピーではなくあくまで参照にあたり、原本ではありません。つまり、元データを投影しているにすぎず、実体がない状態に等しいため、CSVファイルとして出力できません。

関連レコード一覧では元のデータが更新された場合、紐づけたデータ同士も自動で最新の情報に更新されます。更新される前のデータを残しておきたい場合は、定期的にバックアップをとることをおすすめします。

とくに、データをCSVファイルで残しておきたいときは、バックアップの機能に特化したプラグインの導入がおすすめです。

トヨクモの「kBackup(ケイバックアップ)」は、自動でバックアップされるため、データの紛失やバックアップのとり忘れを防ぎます。

kBackup(ケイバックアップ)は30日間の無料お試しができるため、ぜひお気軽にお試しください。なお、30日間無料お試しは、何度でもご利用が可能です。

関連レコード一覧との違いは?あわせて知りたいkintoneの類似機能

関連レコード一覧とあわせて知っておきたい、kintoneの3つの機能を紹介します。

ルックアップ

kintoneのルックアップとは、ほかのアプリ内のデータを参照してコピーできる機能です。

たとえば請求書を作成する際に、何度も顧客の住所や電話番号などの情報を入力するのは手間です。ルックアップ機能を使用すれば、ほかのアプリに登録されている顧客情報を自動で取得して入力できます。

関連レコード一覧とルックアップの違いは、データを利用するか閲覧するかです。

ルックアップは、データを入力したいときにほかのアプリのデータを取得してコピーできます。一方で、関連レコード一覧は、ほかのアプリの登録されたデータを閲覧できる機能です。

アプリアクション

kintoneのアプリアクションとは、希望するフィールドや詳細画面上に、入力したいデータを自動で別レコードへ転記するための機能です。

アプリアクションを利用すれば、ほかのアプリに登録しているデータを、指定の場所へ手入力で転記する手間が省けるうえ、入力ミスが防げます。

たとえば、顧客情報を管理するアプリから注文管理アプリに顧客データを転記する場合、これまでは2つのアプリを開き手動で転記していました。そこで、あらかじめアプリアクションで「アクションボタン」を設置すると、ボタンをクリックするだけで指定した場所へデータが自動で転記されます。

kintoneのアプリを活用して転記する作業を自動化させることで、業務効率の向上が見込めるでしょう。

テーブル

kintoneのテーブルとは、アプリ内にフィールドを配置して、データを1行ずつまとめた場所を指します。

アプリ内のデータが表形式で1行ずつ表示されるため、テーブル機能を活用すればデータをまとめて閲覧したり管理したりできます。

また、必要に応じてワンクリックで行の追加、削除ができます。そのため、たとえば営業活動を日付ごとに管理したいときや、頻繁に変化する自社商品のラインナップを一覧で管理したいときなどに便利です。

膨大な数のデータをひとつのレコードで効率よく管理できるため、登録しているデータの数が多ければ多いほど利便性を感じられるでしょう。

kintoneのテーブル機能については、別記事「kintoneのテーブルとは?基礎的な解説やできないことを紹介」もご覧ください。

kintoneの関連レコード一覧でデータ参照の業務効率が大幅アップ

kintoneの関連レコード一覧を使用すれば、2つ以上の紐づいたデータをひとつの画面で参照できるため、画面を遷移する手間が省けます。さらに、プラグインを導入すればデータを集計したりCSVファイルで出力させたりなど、活用の幅が広がるでしょう。

トヨクモの「Toyokumo kintoneApp」なら、kintoneライセンスがない方でもkintone内のデータを参照したりデータを登録したりできます。Toyokumo kintoneAppは無料でお試しできるので、お気軽にご利用ください。

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