kintoneのレコード編集にはフォームブリッジとkViewerを利用しよう!

kintoneを利用している際に「ライセンスユーザー以外でもレコード編集ができたら便利なのに……」と感じたことがある方は多いのではないでしょうか。

今回は、社内や取引先だけでなく、一般ユーザーもレコードが編集できるようになる仕組みを紹介します。kintoneライセンスがなくてもレコード編集ができるようになれば、もし間違ってフォームを送信してしまっても、送信者自身が簡単に修正できるようになります。

フォームブリッジやkViewerの機能について知りたい方や、実際にどのようなシーンで役立つのか把握したい人はぜひ参考にしてみてください。

kintoneのレコード編集機能とは

kintoneのフォームから送信されたデータを1つにまとめたページのことを「レコード」と呼びます。レコードには1件ずつに番号が割り振られており、自動的に若い番号から順に設定される仕組みです。

1レコードとは1件の情報のことで、kintoneのアプリ内にはフォームと同じ数のレコードがあることになります。作成されたレコードの内容を手動で変更したい場合に役立つのが「レコードの編集機能」です。

例えば「kViewer」を利用すると、自分でページ内の情報を更新できます。編集権限は以下の3種に設定できます。

  • レコード追加と閲覧
  • レコード閲覧と編集
  • レコード追加・閲覧・編集

kViewerについて詳しくは後述します。

フォームブリッジとkViewerを連携することで非ライセンスユーザーもレコード編集が可能に

フォームブリッジとkViewerの2つのサービスを連携させることによって、非ライセンスユーザーもkintone内でのレコード編集を行うことが可能です。

フォームブリッジとは

フォームブリッジ」はwebフォームが作成できるサービスです。フォームで回答した情報は、kintoneアプリ内で管理することが可能です。

フォームブリッジを導入することでライセンスを持たない人でも回答を追加ができるようになります。

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kViewerとは

kViewer(ケービューワー)」とは、kintone内のレコードにまとまった情報やグラフなどを、外部に公開できるサービスです。

kViewerを導入すれば、kintoneで収集した情報を別の媒体(例:エクセルやワードなど)に移行する必要がなく、外部公開できます

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【活用例】フォームブリッジとkViewer連携でレコード編集

フォームブリッジとkViewerを連携させると、kintoneのライセンスを持たなくてもレコードが編集できるようになります。

kintoneアプリ内のレコード情報
kViewerでkintoneアプリ内のレコード情報を表示→編集ボタンをクリック
フォームブリッジで、参加日程を4/3→4/5に変更
編集した情報がkintoneアプリに反映される

フォームブリッジ、kViewerのそれぞれの機能は、以下のように分けられます。

フォームブリッジ kintoneへのレコード追加
kViewer kintoneのレコード閲覧
フォームブリッジ×kViewer連携 kintoneのレコード編集

実際にどのようなシーンでレコードの編集が役立つのか、2つの活用例をみてきましょう。

活用例①:セミナー申し込み

フォームブリッジとkViewerの2つを利用することで、使いやすいセミナーの申し込みページが作成可能です。

まずは、フォームブリッジを利用して申し込みフォームを作成します。フォームの項目は自由に設定できるので、例えばセミナーの参加希望日・参加人数・交通手段など、主催側が事前に確認しておきたい内容を入れておきます。

一般的なメールフォーム機能の場合、送信後に内容を変更したい場合は個別にメール連絡をしたり、問い合わせをしたりしなければなりません。しかし、フォームブリッジとkViewerがあれば、送信後でも指定の「Myページ」から自分(送信者側)で情報を更新できます。

セミナーの申し込み者にとっては変更手続きが簡単で、主催側にとっても都度、最新情報をデータ化できるため非常に便利です。

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活用例②:外注先とのやり取り

トヨクモのさまざまなサービスを利用することで、外注先とのやり取りもスムーズに行えます。「自社のブログ記事作成を外注ライターに執筆してもらう」場合を例にあげて、便利なシステムを紹介します。

利用アプリ・作成するシステム 使用者 作業の流れ
kintoneアプリ 発注者 外注管理アプリに依頼記事リストを登録
kViewerのリストビュー ライター 記事一覧のリストビューにアクセスする
フォームブリッジ仮編集用のフォーム ライター 仮編集フォームから執筆登録する(フォーム送信)
kViewerのMyページビュー ライター Googleドキュメントで作成した記事をMyページビューに添付する
フォームブリッジMyページ編集用フォーム ライター Myページ編集用フォームから執筆完了したことを知らせる
kMailerの自動送信メール 発注者 kMailerの自動返信機能で、記事を確認したことをライターに通知できる

項目が多いように感じるかもしれませんが、構築時に一度設定してしまえばずっと同じ形式で利用可能です。チャットやメールで何度もやり取りをしたり、原稿が複数のフォルダに散らばってしまったりすることも防げるため、管理の手間が軽減できます。

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レコードが編集できれば業務効率化に繋がる

フォームブリッジとkViewerを組み合わせて利用することで、自由にレコードの編集ができるようになります。レコードへのアクセスURLは個別に発行できるため、権限を付与された人だけが修正したい箇所をピンポイントで変更できます。

セミナーの申し込みや物販の予約フォームなど、さまざまなシーンで利用できるでしょう。

kintoneを最大限に活用したいと考えている方は、トヨクモのkintone連携サービスの併用がおすすめです。悩み事を解決できるさまざまなサービスを用意しているので、自社に合う内容を知りたい方はお気軽にお問い合わせください。


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