kintoneでPDFを出力する方法を紹介！プラグイン・連携サービスも紹介

kintone(キントーン)に登録した情報を、社内で使う日報や報告書にしたり、社外へ向けた見積書や請求書として出力したりすることは多いのではないでしょうか。また、Excelに転記する際に資料の見栄えや出力にかかる工数を改善したいと思ったことはありませんか。
今回は、kintoneの帳票をよりキレイにカンタンに出力する方法として、無料のプラグインを導入した場合と、kintone連携サービス「PrintCreator」を導入した場合の活用例をご紹介します。

kintone内の機能ではレコード画面そのままの印刷しかできない

kintoneにレコード登録した取引データを出力したい時は、kintoneのレコード画面の右上にあるメニューボタンの「・・・」から「レコード印刷機能」を選ぶだけで、簡易的にレコード画面を印刷できます。

内容が簡素なものであればこの方法で十分ですが、項目や行が増えたり、形式が複雑なものになったりしていくと、全体的な視認性や対外的な体裁が適切ではないと感じる場合もあるでしょう。

データの表示形式やレイアウトを詳細に指定して、より見やすい形で出力するためには、プラグインや外部連携サービスを使う必要があります。

kintoneからの帳票出力をサポートする無料のプラグイン

合同会社ぱんだ商会が提供するTiSの無料プラグインを導入すると、kintoneのデータをより体裁が整った形で出力可能です。

「一覧画面印刷プラグイン」を活用すれば、不要なヘッダー・フッダーなどを除いて印刷できます。また、一覧表の「テーブルだけ」「グラフだけ」と部分的に指定した部分のみを印刷することも可能です。

「印刷設定プラグイン」を活用すれば、レコード内の項目について、文字色・フォント・大きさなどを変更できます。レイアウトを整えたり、強調したいポイントを編集したりできます。

これらのプラグインは、ファイルをダウンロードしてkintone上にアップロードすれば、無料で利用可能です。コストを抑えたい、特定の部分だけ見やすく整えたいという方のニーズを十分に満たせる機能です。

無料のプラグインでできること

• 単一レコード印刷のレイアウト変更
• 一覧画面の印刷
• 一覧画面のグラフの出力

kintoneの標準機能ではレコード画面を一つずつしか印刷することができず、印刷画面もレコードをそのまま出力することしかできません。「印刷設定プラグイン」を用いることでフィールドのサイズや文字色を変更し、レイアウトを整えることが可能です。

また、レコード一覧画面から作成できるグラフは、kintoneの標準機能では外部に出力することができません。「一覧画面印刷プラグイン」を用いることで、一覧画面に表示したグラフをpdfで保存することができます。

無料のプラグインではできないこと

無料のプラグインはkintoneのレコード情報を見やすく整理することや、標準機能ではできない一覧画面の印刷を可能にします。
しかし、無料のプラグインでできないこともいくつかあります。

• 特定のフィールドを非表示にした上での出力
• 複数レコードの情報を一元化した出力
• kintoneレコードとは異なったフォーマットでの出力

無料のプラグインを利用する場合、kintoneレコードやフィールドの配置に依存する部分が多く、柔軟な出力には対応できません。

『PrintCreator』でkintoneからのPDF出力がキレイにカンタンに

上記でご紹介した機能だけでは希望にあった出力が難しいという方ににおすすめできるのが「PrintCreator」です。

PrintCreatorでできること

• 出力したいフィールドのみを選択して出力
• 複数レコードの情報を一括出力
• 自社フォーマットでの出力

Print Creatorではレコード内の特定のフィールドを非表示にして出力することができます。また、複数レコードの情報を一つのデータとして出力することもできるので、必要な情報だけを選んで出力することが可能です。

PrintCreatorは30日間の無料お試しができ、何度でも利用することができます。ぜひお手元でお試しください。

デザインの自由度が高く、希望のレイアウトや既存のフォーマットに合わせてデータを出力できます。PDF形式であれば、どんなサイズやレイアウトのフォーマットにも合わせられるのが、PrintCreatorの大きな特長です。

また、PrintCreatorはほとんどがマウスでの簡単な操作のみのため、外部サービスをあまり利用したことがないという方にも最適です。

土台のデザインとなるフォーマットをPDFファイルで用意して、背景としてアップロードすれば、その上に自由な大きさ・色・位置を設定し任意のデータを表示可能です。文字列や数値はもちろんのこと、テーブル・画像・QRコード・バーコードなどもレイアウトできます。

必要な項目はkintone上からそのまま引用可能なため、Excelなどの既存フォーマットに転記する際に人為的なミスや情報の伝達ミスを防ぎ、転記にかかる工数を大きく減らすことができます。

以下でPrintCreatorの特徴を詳しく紹介していきます。

複数のレコードから情報を集めて見やすい資料を作れる

PrintCreatorでは、複数のレコードから数値やデータを集約して１つの帳票にまとめることができます。

帳票の種類で「一覧表」の形式を選べば、当月かかった経費の一覧や、在庫商品の一覧、社員名簿など、複数のレコードをまとめて記載できます。レコードの件数によっては、複数枚にわたる帳票も出力可能です。また、複数アプリにまたがったレコードの内容を集約することもできます。

脱Excelが実現できる

Excelを使って帳票出力をしている方も多いのではないでしょうか。kintoneから手作業で転記したり、CSVで出力したデータから必要部分だけを切り抜いたりする作業は、工数がかかるうえに、ミスが生じることもあるでしょう。

既存のExcelフォーマットをPDF化してPrintCreatorに取り込めば、マウスのドラッグ＆ドロップで、どの箇所にどの項目を表示させるかをカンタンに設定できます。細かく表示位置の調整ができるため、どんな形のフォーマットにも合わせられます。

デザインのカスタマイズ性が高い

kintoneでPDF出力を検討している方にとって「無料プラグインで十分なのか」判断に迷うポイントでしょう。

無料プラグインから始めて、不都合が生じたタイミングで有料サービスに乗り換えるケースも多く見られます。

しかしながら、その場合は導入後の手戻りや追加工数が発生してしまうデメリットも存在しています。

そのため、最初から適切な選択をすることが、トータルコストを抑えることにつながるのです。

ここでは、判断の参考にしていただけるようにPrintCreatorと無料プラグイン（一覧画面印刷プラグイン／印刷設定プラグイン）の違いを一覧でまとめました。

「将来的に必要になりそう」という機能で、無料プラグインでは実現できないものがある場合は、最初からPrintCreatorを選択することをおすすめします。

PrintCreatorでは、フォーマットとして取り込めるPDFの種類やサイズの制約がありません。帳票としてよく出力される見積書や誓約書だけでなく、日報や医療機関における診断書などを任意のサイズで出力できます。また、QRコードやバーコードも表示可能なため、店頭に置くパンフレットやポスターなど、用途は無限大です。

PrintCreatorと無料プラグインどちらを選ぶべき？

kintoneでPDF出力を検討している方にとって「無料プラグインで十分なのか」判断に迷うポイントでしょう。

無料プラグインから始めて、不都合が生じたタイミングで有料サービスに乗り換えるケースも多く見られます。

しかしながら、その場合は導入後の手戻りや追加工数が発生してしまうデメリットも存在しています。

そのため、最初から適切な選択をすることが、トータルコストを抑えることにつながるのです。

ここでは、判断の参考にしていただけるようにPrintCreatorと無料プラグイン（一覧画面印刷プラグイン／印刷設定プラグイン）の違いを一覧でまとめました。

「将来的に必要になりそう」という機能で、無料プラグインでは実現できないものがある場合は、最初からPrintCreatorを選択することをおすすめします。

【職種別】PrintCreatorの活用事例

「kintoneから帳票を出力したい」という悩みは、部門や職種によってさまざまです。

kintoneの情報を出力する外部の連携サービスはいくつかありますが、PrintCreatorが誇る大きな特徴は、出力するPDFのサイズが自由に選べるという点です。

A4やB4などの規定の用紙サイズはもちろんのこと、1mm単位でサイズ調整ができ、ハガキサイズや宛名ラベルのサイズも出力可能です。

ここでは、職種別にPrintCreatorの活用事例を紹介します。

営業／セールス｜見積書や注文書

見積書や注文書などの社外へ提出するデータは、体裁が気になるのではないでしょうか。

PrintCreatorを活用することで、営業担当者の書類作成を大幅に効率化しつつ、見栄えのよい提案資料を瞬時に作成可能です。

ExcelのテンプレートをPDF形式で保存して取り込めば、kintoneのレコード上から必要情報を選んで配置できます。

より多くのデータを、ニーズに合わせた形できれいにカンタンにまとめて出力できるのがPrintCreatorの大きな強みです。

トラストバンク様の事例では、見積書の発行から承認までを自動化しています。

詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。

事例記事：決め手はスピード感と柔軟性。業務時間を200時間/月削減し、新規事業のドライブに成功したトヨクモkintone連携サービス活用事例

顧客サービス／サポート｜証明書や報告書

顧客対応の質を向上させながら、対応工数を削減できるのもPrintCreatorの強みです。

たとえば、顧客からの依頼に応じて、利用証明書や作業完了報告書を瞬時に発行できます。

建設業での作業報告書の作成や、製造業での各種報告書の作成で実績があり、顧客満足度の向上につながります。

エクソル様では、最大で1時間かかっていた書類作成を1クリックで作成できるようになりました。

詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。

事例記事：業務改善効果は5,000時間以上！社内と取引先どちらもWin-Winな仕組みをトヨクモkintone連携サービスで実現

総務／人事｜人事書類や入館証

総務／人事部門では、社内外への各種書類を発行する業務が多く発生します。

PrintCreatorを活用することで、これらの書類作成を大幅に効率化できます。

雇用契約書や勤務証明書などの人事関連書類を、正確で統一されたフォーマットで迅速に作成可能です。

ほかにも、来訪者向けの入館証を写真付きで迅速に発行するといったことも実現できます。

八代製薬様では、PrintCreatorで生成したQRコードを活用することで、必要情報をWebから手軽に入力してもらうことができるようになったそうです。

それまでの用紙を配布する形式と比べて、提出遅れや文字が読みづらいといった問題を解消できました。

詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。

事例記事：kintoneとトヨクモ製品で、工数削減から社内教育まで！

広報／マーケティング｜販促物やカタログ

ブランドイメージの統一と効率的な販促物作成を両立できるのが、PrintCreatorの広報／マーケティング分野での強みです。

たとえば、季節や時間帯によって内容が変化する飲食店のメニュー表の作成が簡単にできます。

規定のフォーマットがある場合は、そのデータをPDF形式で保存して、背景としてPrintCreatorにアップロードすることで、その上にメニューをレイアウトできます。

メニューの一覧が登録されているkintoneアプリから、メニュー表に表示させたい情報だけを選んで、自由にレイアウト位置を決められます。文字の色や大きさも背景画像に合わせて調整可能です。

また、サントリーコーポレートビジネス様では、作成時間を大幅に削減しつつ、より効果的な販促ツールを作成できるようになっています。

詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。

事例記事：販促ツールの作成時間を279時間削減、約17万件の新規接点を獲得！マーケティングに大活躍したトヨクモkintone連携サービス活用事例

経理｜請求書や経費精算書類

経理業務では正確性とスピードが求められます。

PrintCreatorを活用することで、経理書類の作成ミスを削減し、業務効率を大幅に向上できます。

請求書の発行では、kintoneの売上データから請求書を自動生成が可能です。

計算ミスや記載漏れのリスクを大幅に削減し、月末の請求書発行業務を効率化できるでしょう。

先方からの指定のフォーマットがある場合でも、PrintCreator上で調整すれば、Excelのように対応可能です。

経費申請書や交通費申請書など、ExcelやWordの形式で使用しているフォーマットがある場合も、そのままのレイアウトでPrintCreatorからファイルに出力ができます。

承認フローと連携した経費精算システムを構築している事例も多くあります。

エディマート様では、請求書の作成に4～5時間かけていたところ、約30分に作業時間を削減することに成功しています。

詳しくは以下の事例紹介も参考にしてみてください。

事例記事：請求書業務を自動化することで、業務時間を10分の1に削減成功

見やすさにこだわった書類出力にはPrintCreatorが最適

kintoneに日々記録されていく取引データや管理データは、記録していくだけでなく、見える形にまとめて活用するのが本来の目的と言えるでしょう。今回は、そんなkintone上のデータを帳簿などの資料に出力する方法として、プラグインを活用する方法と、外部連携サービス「PrintCreator」を活用する方法についてご紹介しました。

レコードの内容によっては、既存の機能や無料プラグインなどで事足りる場合もありますが、簡単な帳票から複雑な報告書まで幅広く対応可能な「PrintCreator」の活用がおすすめです。PDFファイルの出力までの工数を大きく削減できるだけでなく、情報伝達の質も大いに改善できるでしょう。