kintoneでインボイス制度に対応しよう!登録番号管理と請求書作成方法を紹介

インボイス制度に対応するためには、売り手側、買い手側のどちらの立場であっても、現在利用しているシステムの見直しが必要になることが多いです。そして、ノーコードで業務アプリを作ることができるkintoneは、このような法改正に低コストで柔軟に対応できるツールです。

そこで今回は、kintoneでインボイス対応の請求書を発行する方法(売り手側)、インボイス取引先管理を実現する方法(買い手側)について詳しく説明します。

kintoneアプリのカスタマイズやプラグイン・連携サービスの導入によって、インボイス対応と業務効率化を同時に実現したい方は、ぜひ参考にしてください。

インボイス制度で発生する実務対応

インボイス制度の導入により、売手側と買手側双方の業務において、さまざまな実務対応が必要となります。以下はその一例です。

売手側

  • 適格請求書の発行:登録番号や消費税額の記載を追加。
  • 証憑保管業務:法令に基づいて保存。

買手側

  • 受領時の処理業務:証憑がインボイスか、適格請求書発行事業者かどうか。
  • 会計処理業務:端数処理の計算ミスがあったら再発行依頼する。
  • 証憑保管業務:保管が必要なインボイスとそうでない取引の分別。
  • 申告業務:消費税額の計算方法に積上げ計算が適用。

企業は自社の業務フローを見直し、インボイス制度に適切に対応するための準備を進める必要があります。

インボイス制度対応におけるシステム変更のポイント

インボイス制度の導入に伴い、既存システムにも以下の仕様変更が発生します。

【売手側】記載要件を満たした適格請求書の作成

適格請求書発行事業者は、適格請求書等保存義務に従い、記載要件を満たした帳票を発行しなければなりません。

画像引用:国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

✓適格請求書に必要な記載事項
① 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
② 取引年月日
③ 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④ 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)および適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

従来の区分記載請求書等に、①④⑤の項目が追加されました。

さらに、消費税の端数処理のルールが統一され、商品ごとではなく税率ごとの合計額に対して端数処理を行う必要があります。また、発行した適格請求書は7年間保存する義務があるため、帳票を電子化して保存する機能も必要です。

【買手側】課税事業者と免税事業者の分別

会計システムや販売管理・受発注システムなどは、課税事業者かそうでないかの識別機能が必要になります。

なぜなら、免税事業者など、適格請求書発行事業者以外からの課税仕入は、原則として仕入税額控除が適用されないからです。そのため、適格請求書とそうでない請求書を区分して管理する必要があるのです。

なお、経過措置として、適格請求書発行事業者以外からの仕入でも、2023年10月1日から3年間は仕入税額相当額の80%、2026年10月1日から3年間は同様に50%を仕入税額として控除できます。この設定も必要になります。

kintoneならインボイス対応と業務効率化を同時に実現

kintoneは、低コストでありながら高いカスタマイズ性を備えている、ビジネスアプリケーション作成プラットフォームです。

誰でも簡単に作成できる業務アプリや、高性能なプラグインを活用して、上述したインボイス制度に対応した業務フローを構築できます。

新たに高額な業務システムを導入する必要がなくなるので、インボイス対応に取り組む企業におすすめです。

ここからは、kintoneを用いてインボイス制度に対応する方法について詳しく説明します。

kintoneでインボイス対応の請求書を作成・発行する方法

kintoneを利用してインボイス対応の請求書を発行するには、以下の2つの方法があります。

  • 請求管理アプリを作成する
  • PrintCreator(プリントクリエイター)を導入する

なお、請求管理アプリからは請求書を直接出力できないため、PrintCreator(プリントクリエイター)を導入する方法が特におすすめです。

それぞれの方法について詳しく説明します。

請求管理アプリを作成する

kintoneでインボイス制度に対応した請求書管理アプリ(フォーマット)を作成する方法です。

すでにkintoneで顧客管理アプリ、売上管理アプリ、入金管理アプリなどを運用している場合は、請求書アプリ上に情報を呼び出すことができるため、スムーズに連携できます。

手順は以下のとおりです。

  1. 顧客管理アプリを作成する
  2. 売上管理アプリを作成する(適用税率を設定する)
  3. 入金管理アプリを作成する
  4. 請求書管理アプリ(フォーマット)を作成する
  5. 請求書管理アプリの項目を他のアプリの項目と紐づける

なお、kintone単体では帳票出力機能が備わっていないため、請求書をkintone上で直接作成・出力したい場合は、次に紹介するkintone連携サービスのPrintCreator(プリントクリエイター)の導入をおすすめします。

PrintCreator(プリントクリエイター)を導入する

トヨクモが提供するPrintCreatorは、kintone上の情報を活用して、簡単・シンプルに帳票出力が行えるサービスです。

インボイス制度に対応した帳票レイアウト(PDFファイル形式)を用意するだけで、kintoneからワンクリックでインボイス対応の請求書を作成・発行できます。

設定の流れは以下のとおりです。

  1. PrintCreatorの無料お試しを申し込む
  2. PrintCreatorとkintoneと連携する
  3. 帳票を作成するkintoneアプリを登録する
  4. PDFファイル形式にした請求書レイアウトをPrintCreatorに読み込む
  5. 出力場所、フォント、サイズなど帳票レイアウトを調整する

PrintCreatorでは、出力枚数、帳票レイアウト、kintoneアプリ数の制限はありません。請求書以外にも見積書、契約書、納品書などにも対応できる柔軟性の高さがメリットです。

さらに、kintone上のアドレスに請求書を自動送信できるkMailer(ケイメーラー)を導入すれば、請求業務の自動化も実現できます。

以下の記事では、PrintCreatorでインボイス対応の帳票を作成し、kMailerで郵送書類を電子化した成功事例を紹介していますので、気になる方はご覧ください。

事例記事:不動産業界の「紙ベース」な業務フロー改善!入居者×440社の賃貸仲介業者×管理会社の相互利益を実現したkintone活用法

kintoneで帳票作成したいなら

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kintoneでインボイス取引先を管理する方法

取引先が「適格請求書発行事業者」であるかどうかは、国税庁のWebページで確認できます。しかし、この方法だと毎回Webページにアクセスして登録番号を1件ずつ手入力しなければならないため、多くの取引先を持つ企業にとっては非効率です。

そこで、kintoneと国税庁のWebページを連携することで、取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかをkintone上で確認できます。

kintoneと国税庁のWebページを連携する方法は以下の2つです。

  • kintoneと国税庁のシステムをAPI連携する
  • 適格請求書発行事業者確認プラグインを導入する

それぞれについて説明します。

kintoneと国税庁のシステムをAPI連携する

kintoneと国税庁が提供する「適格請求書発行事業者公表システムWeb-API機能」を連携することで、取引先の適格請求書発行事業者 status を効率的に確認・管理できます。

申請自体は無料であり、社内にプログラミング知識のある人がいれば構築費用もかかりません。ただし、kintoneのスタンダードコース以上の契約が必要です。

API連携の流れは以下のとおりです。

  1. 国税庁Web-APIのWebページから利用規約を確認し、同意する
  2. 入力フォームに必要事項を記入する
  3. アプリケーションID発行申請書をメールまたは郵送で提出する
  4. 国税庁からアプリケーションIDが発行される(1ヶ月〜1ヶ月半程度かかる)
  5. JavaScriptを使ってアプリケーションIDをkintoneアプリに読み込む

kintoneと国税庁のシステムをAPI連携することにより、販売管理・受発注アプリ、調達先管理アプリなどから、取引先が適格請求書発行事業者であるかどうかを直接確認できるようになります。

さらに、登録番号(最大10件)、取得期間(最大50日)、日付を指定して情報を抽出することも可能です。

ただし注意点は、アプリケーションIDの発行には1ヶ月〜1ヶ月半程度かかることです。また、アプリケーションID発行申請書には、法人番号やシステムの概要などを記入する必要があるため、事前に用意しておきましょう。

適格請求書発行事業者確認プラグインを導入する

適格請求書発行事業者確認プラグイン(インボイス対応)は、調達・会計部門が直面する適格請求書発行事業者の管理を自動化できるプラグインです。

必要なフィールドはプラグインの機能で自動生成でき、法人番号や登録番号など編集したくないフィールドは非アクティブにできます。

また、取引当時の登録状況も取得・確認が可能で、帳票ごとに仕入税額控除の適用可否を効率的に確認できるのが特徴です。

従来のAPI連携では、社内にプログラミングに精通した人材が必要でしたが、プラグインは専門知識がなくても簡単に導入できます。

初期設定にかかる作業負担を減らし、スムーズにインボイス対応を進めたい企業におすすめの方法です。

まとめ:kintoneでインボイス制度対応の業務を効率化しよう

インボイス制度の施行により、企業は取引先情報の管理や請求書発行など、これまで以上に煩雑な業務に直面しています。

kintoneは、関連データを一元的に管理し、必要な情報に迅速にアクセスできるプラットフォームとして、インボイス対応の業務効率化に最適なツールです。

そして、トヨクモが提供するPrintCreator(プリントクリエイター)は、kintone内に登録された情報を自動的に読み込み、インボイス対応の請求書を簡単に作成できる連携サービスです。

操作はとても簡単で、PDFの請求書フォーマットをPrintCreatorにアップロードするだけで、業務プロセスの自動化を実現できます。kintoneとPrintCreatorを組み合わせて、業務効率化を加速させましょう。

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