近年、教育現場にもデジタル技術の導入が進んでいます。
デジタルツールを校内に取り入れることで、教員だけでなく生徒と保護者の負担が減り、セキュリティも強化されます。
そこで本記事では、学校と保護者間の連絡をデジタル化するkintoneアプリ「デジタル連絡帳」の機能やメリット、kViewer連携による情報共有などについて解説します。
業務の効率化を目指す学校関係者の方、kintoneアプリやkViewerに興味をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneの『デジタル連絡帳』アプリで教員・保護者間の連絡が簡単に
kintoneにはダウンロードするだけですぐに使えるサンプルアプリが存在します。
中でも、特別支援学校で活用されている、保護者と先生との「連絡帳」がアプリとなりました。
子どもの成長・発達に貢献すべく、保護者・教師・学校が子どもの情報を共有し、支援連携できます。
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保護者・教師・学校間のコミュニケーションが円滑
保護者・教師・学校がアプリを通じてリアルタイムに情報を共有できるため、意思疎通が円滑になります。また、校内の学習教材として活用すれば、生徒のコミュニケーション力や主体性を育めます。
用途に応じた表やグラフの作成が可能など高い実用性
「下校時お迎え表」や「健康状況一覧」、「就寝・起床時刻の推移グラフ」など、用途に応じて高い実用性を発揮します。学級通信や家庭通信の入力はスマホから簡単に行え、写真も添付できます。
セキュリティ・プライバシーへの配慮もあり安心・安全
ログイン時の情報入力やアクセス権の制限など、セキュリティやプライバシーに配慮した柔軟な設定が可能です。
子どもの個人情報が多く含まれる連絡も、安心・安全に行えます。
kViewerとの連携でkintoneライセンスを持たない家族にも情報共有が可能に
kintoneの標準機能で情報共有を行う場合、保護者側もkintoneアカウントを持つ必要があります。しかし、保護者一世帯ずつにkintone料金を負担してもらう、もしくは学校側が全世帯分の料金を負担するのは容易ではありません。
そこで、kintone連携サービス「kViewer」を使うことで、保護者側にkintoneのライセンスがなくても共有したい情報を開示できます。
kintone内のデータを移し替えることなく、見せたい情報だけを外部の人にも公開可能です。
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「デジタル連絡帳」では、保護者・学校側がそれぞれ児童・生徒の様子を記入し、情報共有をすることで一人ひとりの状態を正確に把握できます。
kViewerとの連携方法は以下のとおりです。
kViewerにログインし、「ビューの作成」に進みます。
使用したいビューのタイプを選択します。
ポップアップ上の「ビューの管理名」と「kintoneアプリのURL」を入力。
kintoneアプリのURLとは、アプリのトップ画面に表示される、
https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/の形式のURLです。
その後に、画面下部の「APIトークンはこちらのURLから生成できます」をクリック
kintoneアプリのAPIトークン生成画面が表示されるため、「生成する」を選択。
なお、APIトークンは「レコード閲覧」のアクセス権が必要です。
APIトークンをコピーし、最後に「保存」した後にアプリの更新まで行います。
「コンテンツ配置」でビューのレイアウトを編集し、「メインコンテンツ」で外部に公開するフィールドを選択します。
ここで、kintoneライセンスを持たない外部ユーザーに公開する情報の範囲を選択できます。
今回は上記の通り、「生徒・児童名」「就寝時間」「学校からの連絡」「家庭の様子」を表示するよう選択しました。
プレビューでビューの表示のされ方を確認し、問題なければ最後にビューを公開して完了です。
用途に適したビューを設定できる視認性の高さ
kViewerでは、リストビュー、カードビュー、セグメントビュー、グラフビュー、高度なグラフビュー、カレンダービュー、ダッシュボードビュー、Myページビューといった8種類のビューを作成可能です。
用途に適したビューを設定し、高い視認性を追求できます。
例えば、「お迎え表」や「健康状況一覧」であれば、テーブル形式でレコード一覧を表示するリストビュー、「起床・就寝レポート」であれば時間の推移を表すグラフビューなど、共有したい情報に最も適した見せ方を設定できます。
リストビューで子どもの情報をセキュアに確認できる
kViewerでは、メールアドレスと紐づけたログイン認証を行う「Toyokumo kintoneApp認証」を利用できます。1つのビューに対して最大10,00件まで認証情報の設定が可能です。
デジタル連絡帳のリストビューを作成し、Toyokumo kintoneApp認証を設定することで、保護者に自身の子どもの情報のみを開示できます。
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検索フォームで見たい情報をすぐに表示できる
kViewerで作成するビューには、ビュー内を検索するためのフォームを設置可能です。
ヘッダーコンテンツ・サイドコンテンツ・フッターコンテンツのいずれかに設置できます。
- kintoneのように、閲覧者側で検索対象となるフィールドを選ぶ「kintone風フォーム」
- 管理者側で検索対象フィールドを決める「固定フォーム」
- 複数のフィールドを横断してフリーワードで検索できる「まとめて検索」
- カテゴリーごとのリンクを作成し、クリックするとカテゴリーの一覧が表示される「リンクリスト」
上記4種類の検索フォームがあります。
学校（教員）・保護者間の連絡デジタル化するメリット
教育現場に導入が進むデジタル技術の例として、コミュニケーションツールが注目を集めています。学校と保護者間の連絡をデジタル化するメリットは何でしょうか。
電話・メールによる連絡の負担が減る
従来、学校と保護者間の連絡は、電話やメールによって行われるのが一般的でした。
欠席の連絡をする際、朝の忙しい時間に電話をすることは、学校・保護者どちらにとっても大きな負担になります。また、メールでの連絡は情報伝達が滞る可能性も考えられます。
そこで、連絡アプリやシステムを導入することで、時間や場所にとらわれず、スピーディに連絡が可能です。教員もリアルタイムで情報を把握しやすくなり、情報共有がスムーズになります。
やり取りの内容を可視化できる
個別の教師と保護者間では、やり取りの内容が可視化されず、引き継ぎや情報共有が困難です。また、学校から保護者への連絡は、日常的なものから重要なものまで多岐に渡るため、連絡漏れや情報伝達ミスが発生する可能性もあります。
しかし、デジタルツールを導入すれば、誰がいつ、どのような対応をしたのかが履歴に残るため、やり取りの内容を把握しやすいです。通知機能により、情報の見逃しも防げます。
紙での情報共有が減り業務が効率化される
従来、保護者への連絡手段として、紙のプリントが多く使われていました。
「子どもに紙を配布し、それを保護者に見せてもらう」というプロセスの中で、情報が伝達されなかったり、大量の紙の処分に困ったりするケースも考えられます。
しかし、連絡手段がデジタル化されれば、システムを通じて直接保護者に連絡が可能です。保護者は外出先や仕事の合間にも連絡内容を確認できます。
プリントを出力・配布する必要がなくなるため、情報共有が効率化されるだけでなく、ゴミの削減にも繋がります。
kViewerでkintone非ユーザーにもデジタル連絡帳を共有
今回は学校と保護者間の連絡をデジタル化するkintoneアプリ「デジタル連絡帳」の機能やメリット、kViewer連携による情報共有などについて解説しました。
kViewerの利用で、kintoneライセンスのない家庭にも子どもの様子を共有できます。
認証機能によりセキュリティ面でも安心して、柔軟な連絡機能を使えます。
kViewerは、30日間の無料お試しを何度でもご利用可能です。ぜひお気軽にお申し込みください。
