kintoneのデータ連携とは？アプリ間の連携方法や役立つプラグインも紹介

kintone（キントーン）では、アプリ同士のデータを連携したり、外部サービスとのデータ連携を行ったりすることで、手入力の手間やミスを減らすことができます。

kintoneを利用する上で「他の業務システムとデータを連携させたい」「アプリ間のデータを連携する方法は？」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、kintoneのデータ連携の内容や連携方法、データ連携に役立つプラグインについて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneのデータ連携とは？

kintoneのデータ連携は、kintoneのアプリ間のデータ連携や、外部システムやサービスとデータをやり取りするための仕組みのことです。

外部システムを導入することで、プログラミングの知識がなくても簡単にワークフローを構築することが可能です。

たとえば、外部システムとのAPI連携やWebhook、プラグイン・連携サービス、CSVの入出力など、多様な方法があります。

データ連携を行うことで、kintone内のアプリや外部サービスとの間で、それぞれの情報を参照しながら業務を行えるようになるため、業務効率を向上させることができるでしょう。

kintoneのアプリ間でデータ連携する方法

kintoneのアプリ間でデータ連携する方法には、以下が挙げられます。

• ルックアップ機能
• アプリアクション機能
• 関連レコード一覧機能
• 独自開発でカスタマイズする
• プラグインを利用する

ここでは、それぞれのデータ連携方法について順に解説します。

ルックアップ機能

▲出典:ルックアップとは｜kintoneヘルプ

ルックアップ機能は、kintoneのアプリ間でデータを連携するための機能です。ルックアップ機能を使うと、別のアプリのデータを参照して、関連する情報を自動的に取得できます。

たとえば、顧客管理アプリから顧客情報を取得して、請求書アプリに反映させるような活用が可能です。

従来のExcelや紙での管理では、別のExcelや紙資料から手入力で転記するという処理が必要でした。一方、ルックアップ機能では、手動で同じ情報を何度もデータを入力する手間が省けるほか、手入力することによる入力ミス、入力漏れを防ぐことができます。

また、設定は入力フィールドを配置し、アプリの紐づけや項目の連携を決めるだけで完了するので、システムに慣れていない方でも直感的な操作ができる点も大きなメリットです。

アプリアクション機能

▲出典:アプリアクションでできること｜kintoneヘルプ

アプリアクション機能は、元のアプリから特定のアプリに一部のデータを連携した状態で、新規レコード作成画面を開く機能です。

たとえば、顧客管理の情報をもとに営業アプリに登録したり、営業アプリの情報をもとにスケジュールや日報を登録したりと、さまざまな方法で活用できます。

コピー先のアプリとコピーする項目を紐付けることで、レコード上部にボタンが表示されます。必要な情報が入った状態で、新規レコード作成画面を開けるので、入力の手間やミスを削減が可能です。

関連レコード一覧機能

▲出典:関連レコード一覧とは｜kintoneヘルプ

関連レコード一覧機能は、レコード詳細画面に、条件に一致した他アプリや同アプリのレコードを一覧表示できる機能です。

該当するレコードと合わせて確認したい情報を集約できるので、商品管理アプリで商品に関連するデータを一覧表示できるといったデータ連携が行えます。

条件と表示したい項目を指定するだけで設定できるので、複数のアプリを行き来する手間が省け、一目で関連情報を確認できるようになるでしょう。

独自開発でカスタマイズする

▲出典:カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintone

kintoneのデータ連携は、独自開発でカスタマイズして設定することも可能です。JavaScriptやAPIを利用して、特定のビジネスニーズに合わせたデータ連携を実現できます。

開発にはプログラミングの知識が必要ですが、カスタマイズの幅が広がり、より柔軟に業務を改善できるアプリを構築できるでしょう。

ただし、自社にプログラミング知識がある人材を確保したり、外部に依頼したりする必要があります。

プラグインを利用する

▲出典:カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintone

kintoneのプラグインは、基本機能では実現できない機能を拡張できるシステムです。

アプリ間のデータ連携だけでなく、入力補助や表示のカスタマイズ、など、多くの便利なプラグインが用意されています。

プラグインは、インストールするだけで特定の機能を追加できるものや、パッケージ化されており設定が簡単なものが多いです。そのため、プログラミングの知識がなくてもデータ連携が行えます。

kintoneのデータ連携に役立つプラグイン

ここからは、kintoneのデータ連携に役立つプラグインについて紹介します。

クラウド連携プラグイン for Box

▲出典:クラウド連携プラグイン for Box｜Smart at

クラウド連携プラグイン for Boxは、kintone上で大容量ファイル管理が可能となるプラグインです。

kintone上からBoxのファイルを操作できるので、両システムに重複ログインすることなく、kintone上でレコードに紐づけて大容量ファイルを管理できます。

社内・社外問わず、担当者間の情報共有を円滑に進められます。

■料金

※原則1ドメイン1契約で、複数のドメインで利用する場合は別途契約が必要

Smart at message for kintone

▲出典:Smart at message for kintone｜Smart at

Smart at message for kintoneは、kintoneからのメール通知やチャット通知をもっと便利に利用できるプラグインです。

細かい条件設定やカスタマイズされた件名、本文でのメール通知、チャット通知が簡単にでき、kintoneアカウントを持たないユーザーへの通知も行えます。

kintoneのメール通知が埋もれて気づきにくい場合や、何が更新されたかわからないという問題を解消できます。

メール通知やチャット通知などのデータと連携したい場合におすすめです。

■料金

※原則1ドメイン1契約で、複数のドメインで利用する場合は別途契約が必要
※IDはkintone登録ユーザー数

kintoneの拡張機能の種類

kintoneでは、API連携やJavaScript/CSSを用いたプラグインで機能を拡張できます。

kintoneの拡張機能には、以下の種類があります。

• kintone専用拡張機能サービス
• 外部サービス連携
• 業種業務アプリパッケージ

kintone専用拡張機能サービスは、帳票出力やカレンダー、Webフォーム作成など、kintoneと一緒に使うと便利な拡張サービスです。

外部サービス連携では、電子契約サービスやファイル管理サービスなど、さまざまなクラウドサービスと連携して効率的な利用が行えます。たとえば、Microsoftやfreee、クラウドサインなどの大手サービスと連携可能です。

業種業務アプリパッケージは、さまざまな業種業務に特化した専用アプリがパッケージ化されており、1から作り込まなくてもすぐに使い始められます。

kintoneでのデータ連携事例

認定特定非営利活動法人グリーンバレー様では、kintoneとトヨクモ製品を活用し、膨大な視察問い合わせの窓口を一箇所に集約、一目でデータの収集・連携・分析が可能になりました。

導入前は、視察希望者からSNSや電話、メール等からバラバラに視察の申し込みが入ってきており、視察の申し込みをメモしながら全て手動でGoogleカレンダーに登録していました。

そこでkintoneとFormBridgeを導入することで、視察の受け入れ窓口を一箇所に集約できるように。申し込み内容は、FormBridgeを導入することでkintoneへ自動登録されます。

視察状況を聞かれた場合は、kintoneを確認するだけで一目で回答が可能になり、一元管理の実現に成功しました。

＞事例記事：膨大な視察問い合わせの窓口をkintoneに集約、一目でデータの収集、連携、分析が可能に！

kintoneのデータ連携をプラグインで行う際の注意点

kintoneとデータ連携をプラグインで行う際は、自社のワークフローとセキュリティに注意する必要があります。

kintoneには数多くの連携サービスや拡張機能が用意されていますが、便利だからといってやみくもに導入すると思うように活用できないケースがあります。

まずは、自社のワークフローを把握したうえで、自社の業務改善に役立つデータ連携を実施するのが大切です。

また、kintoneで扱うデータは、顧客情報や案件情報など、セキュリティ対策を徹底しなければならない情報が多いので、本運用の前に必ず対策を実施しましょう。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、kintoneとのデータ連携を通じて、アプリ間のデータを自動取得したり、データを参照してメールを送付したりとさまざまな活用が可能です。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。