kintoneにおける「連携」とは？基本機能・他社サービス連携を解説

kintone（キントーン）はプログラミングの知識がなくてもノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリを作成できます。

また、kintoneでは拡張機能や外部連携サービスが豊富なため、それらを組み合わせることで活用幅を広げられます。

本記事ではkintoneの活用範囲を広げ、あらゆる業務をカバーする「連携」についてご紹介します。

kintoneを導入済みで、他社サービス連携でさらに業務効率化をしていきたい方は、ぜひご覧ください。

kintoneにおける「連携」とは

kintoneは、アプリ作成が簡単で、運用状況に応じてアプリ構成を変更できるのが魅力です。

しかし、実際に業務を進める上で、kintoneだけでは実現できない業務フローが出てくることもあるでしょう。

そこで、kintoneに備わっている連携機能や、他社の連携サービスを利用することで、業務を円滑に進めることができます。

kintoneに備わっている連携機能

kintoneでは、以下の機能を使うことでアプリ間のデータ連携が可能です。

1. ルックアップ
2. アプリアクション
3. 関連レコード一覧

①ルックアップ機能

他のアプリに登録されている情報を参照してデータを取得（コピー）できる機能です。

例えば、受注管理アプリで顧客情報を入力する際、顧客管理アプリの情報を取得（コピー）し、受注管理アプリへの登録が可能です。

複数のフィールド情報を一度に取得できるので入力の手間が省け、顧客名などの表記揺れ（全角・半角入力の違い、英字表記・ひらがな表記・カタカナ表記の違い等）を防止できます。

ルックアップ機能の詳細は、以下の記事で解説しています。

②アプリアクション機能

指定したアプリにレコードのデータを転記できる機能です。

例えば、受注管理アプリに顧客情報を入力する際、顧客管理アプリの情報をアプリアクション機能で登録ができます。

③関連レコード一覧機能

kintoneのレコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できる機能です。

他のアプリと同じアプリのどちらのレコードも表示可能です。

例えば、顧客情報と案件情報を別々のアプリで管理している場合、顧客管理アプリに関連レコード一覧フィールドを配置し、案件管理アプリの「顧客名」フィールドと紐づければ、顧客名が一致した案件情報を顧客管理アプリに一覧表示できます。

関連レコード一覧機能は、以下の記事で詳しく解説しています。

他社サービスとkintoneの連携

kintoneの機能を拡張してくれるシステムのことを拡張機能と言います。

拡張機能を使うことで、kintoneの拡張性を更に高め、kintone内外へのデータ連携が可能になります。

トヨクモ製品とkintoneの連携

ここからは、kintoneとトヨクモ製品を連携して実現できることを3つ紹介します。

活用事例①：マーケティングへの活用

データを収集・分析し、顧客獲得のための施策を練るのにkintoneと「FormBridge(フォームブリッジ)」との連携が有効です。

ノンプログラミングで高機能なアンケートフォームや申し込みフォームを簡単に作成できます。

また、入力された情報はkintoneアプリにそのまま登録されるため、後の対応や分析がしやすいのもメリットです。

活用事例②：書類の一括出力

業務アプリを作成する中でkintoneアプリ内のデータを書類出力したくなるケースも出てくるでしょう。

kintoneの基本機能でもアプリ内のデータを出力できますが、一覧からの一括出力はアクセス権を持つユーザーのみ可能なcsv形式での出力に限られます。

また、印刷機能はアプリの画面そのものが出力されるため、デザイン性を考慮できず、出力したくないフィールドを印刷結果から省くこともできません。

「PrintCreator（プリントクリエイター）」を活用すれば自社で用意したフォーマットで書類を出力できます。

マウス操作で必要な項目を配置するだけでkintoneデータを出力する印刷設定が可能です。

また、「PrintCreator」は「FormBridge」との連携で、HP上からお客様自身が必要な情報を入力し、見積書を発行できます。

さらに「kViewer（ケイビューワー）」を使えば、製品情報アプリから製品名や値段などのデータを自動入力させて見積書作成時のミスや入力の手間を減らすことができます。

「kMailer（ケイメーラー）」を使えば、作成した請求書を自動でお客様にメール送信することが可能です。

医療業界でも活躍するトヨクモ製品とkintoneの連携

kintoneはあらゆる業界・職種で導入されていますが、医療業界でも活用されています。

リハビリ治療を中心とした回復期・慢性期病院では、医療情報の電子化への対応や現場で働く医師・看護師の業務効率改善に向け、システム基盤をkintoneにして電子カルテシステムを実現した事例があります。

また、ある医療機関においてはFormBridgeで予約フォームを作成し、kViewerで外部に向けて予約情報を公開することでkintoneライセンスを持たないユーザーでも予約ができます。

患者に問診票の事前入力を促すこともでき、予約内容や患者の状態に関するデータをkintoneで確認可能となり、スムーズな予約受付システムを構築しています。

kintoneの連携機能を使う際の注意点

ここまで連携サービスの利用を含めたkintoneの連携機能について解説してきましたが、連携機能を使う際の注意点についても解説します。

外部サービスを使う場合のコスト

一点目の注意点が「コスト」です。

連携サービスを活用する場合、kintoneのユーザー数に加えて別途月額や年額での利用料金がかかります。

kintone環境のユーザーライセンス契約数で利用料金が決まるパターンや、1つのkintone環境に対して利用料金がかかるパターンなど料金体系はさまざまですが、費用対効果を考慮して導入すべきと言えます。

外部サービスを使いこなすまでの時間

二点目の注意点が「外部サービスを使いこなすまでの時間」です。

各種プラグイン・連携サービスはそのほとんどがサイボウズ社以外の企業にて開発されており、画面の見た目や操作感がkintoneと一部異なる場合があります。

kintoneの場合、アプリ構築を重ねていくうちに慣れてきますが、プラグイン・連携サービスは利用頻度が少ない場合、慣れるまで時間がかかるケースがあります。

プラグイン・連携サービスは無料お試し期間を設けていることが多いです。検証にはある程度の時間がかかることを見越して、満足のいく検証結果が得られるよう、まとまった時間を確保した上でのお試し開始を推奨します。

なおトヨクモのkintone連携サービスは、30日間の無料お試しは何度でも可能です。

情報セキュリティ

三点目の注意点が「情報セキュリティ」です。

kintone内の情報は原則kintoneのライセンスを持つ人しか閲覧できませんが、プラグイン・連携サービスを使うことで一部の情報をライセンスを持たない外部の人に開示できます。情報を開示する際は、どこまでを開示するかを厳密に決めることが重要です。

また、アクセス可能なIPアドレスの制限やID・パスワードでの認証等についても必要に応じて設定を推奨します。

kintoneと連携サービスで可活用の幅を広げよう

本記事では、kintoneの連携について解説しました。

kintone基本機能で解決できない業務は、拡張機能や外部連携サービスを用いることで解決できるケースがあります。

今回紹介したトヨクモ製品は全て30日間のお試し期間を設けています、解決したい課題や実現したい要望等が具体的にある場合には、お気軽にをご活用ください。