「上長が不在でなかなか物品購入の承認がおりない」「過去の物品購入履歴が分からない」など、物品購入申請に関するあらゆるお悩みを解決するのが、kintoneの「物品購入申請」アプリです。
フォームブリッジとkViewerを連携して使うことで、kintoneアカウントの有無に関わらず、誰でも簡単に物品購入申請ができるようになります。
そこで本記事では、「物品購入申請」アプリの機能や特徴を紹介し、フォームブリッジとkViewerを連携させて、kViewerのルックアップ機能を設定する手順を解説します。
物品購入申請業務を効率化させたい方、kViewerのルックアップ機能について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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kintoneアプリ「物品購入申請」で申請業務がスムーズに
kintoneにはダウンロードするだけですぐに使えるサンプルアプリが100種類以上存在します。中でも、物品購入が必要となった際に事前に申請できるアプリが「物品購入申請」アプリです。
社外からのアクセスで決済業務がスピーディーに
物品購入申請アプリは、社外からでもアクセスが可能です。
いつでもどこでも確認・処理が行えるため、申請から決裁までのスピードが上がります。
外出が多い方や承認件数が多い際などに効果的です。
過去の申請内容を網羅的に閲覧できる
物品購入申請アプリ上では、自分の申請履歴が一覧で表示され、一目で確認できます。
過去の申請内容が蓄積されていくため、月間や年間での購入量もすぐに把握しやすいです。
申請・承認ミスやトラブルが起きた際も迅速に対応でき、月末の締め日間近でも焦らずに作業できます。
フォームブリッジとkViewerの連携で誰でも物品購入申請が可能に
「物品購入申請」アプリを含め、kintoneの標準機能は原則、kintoneユーザーしか利用できません。
しかし、トヨクモのkintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」を一緒に導入することで、誰でも物品購入申請が可能になります。
また、kViewerのルックアップ機能を用いれば、入力の手間も大きく省けます。
フォームブリッジとは
フォームブリッジとは、kintoneに連携したWebフォームを作れるツールです。
プログラミングの知識なしでも、マウス＆キーボード操作のみで、お問い合わせフォームやお申し込みフォーム、アンケートやWeb試験フォームなど、高度なWebフォームを作成できます。
フォームブリッジで作ったWebフォームへの回答内容は、自動でkintoneに保存されます。顧客やユーザーが入力した内容を移し替える必要がなく、作業効率がアップします。
また、フォームブリッジを利用すれば、kintone非ユーザーでも、直接kintoneにデータを登録できるようになります。
フォームブリッジで物品購入申請フォームを作ることで、誰でも簡単に購入申請が可能です。
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kViewerとは
kViewerとはkintone内の情報を外部へ公開できるツールです。
通常、kintone内の情報はkintoneユーザーしか閲覧できません。
しかし、kViewerでビューを作成すれば、kintone非ユーザーでもkintone内の情報を見られるようになります。
kViewerではグラフビューやカレンダービュー、カードビューなど、目的や内容にあった形式を選んで、数値やデータを効果的に見せられます。
kintone内の情報を外部に開示する際に、毎回データを移し替える手間もかかりません。
物品購入を申請するにあたり、物品に関する情報が必要となります。
kintone内に物品情報を登録している場合、kViewerを通して誰でも物品情報を参照できます。
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フォームブリッジとkViewerを連携して簡単物品購入申請
kViewerはフォームブリッジと連携させることで、ルックアップ機能と呼ばれる設定を行えるようになります。
ルックアップ機能とは、フォームブリッジのフォーム上に、kintone内のデータを参照・引用できる機能です。例えば、フォーム内で製品名を検索すると、kintoneの製品マスタアプリから製品名や価格を取得できます。
ルックアップ機能を設定すれば、kintone内の情報をそのままコピーできるため、入力ミスや手間が減ります。
フォームブリッジとkViewerを連携させ、kViewerのルックアップ機能を使うことで、一覧の中から必要な物品を入力可能です。
以下で、フォームブリッジで物品購入申請フォームを作り、kViewerと連携させて、ルックアップ機能を設定する手順を紹介します。
まずは、データの参照元となるマスタアプリを用意します。
kViewerにログインし、+マークから「ビューの作成」に進みます。
外部公開APIのビューの「作成」を押します。
ビューの管理名と参照するマスタアプリのURLを入力します。
kintoneアプリのURLとは、アプリのトップ画面に表示されるhttps://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/の形式のURLです。
アプリURLを入力すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます。」という表示が出てくるため、クリックします。
kintoneアプリのAPIトークン生成画面に移るため、「生成する」を押します。
アクセス権の「レコード閲覧」にチェックが入っていることを確認したら、APIトークンをコピーし、「保存」してアプリの更新まで行います。
再びkViewerに戻り、先ほどコピーしたAPIトークンを貼り付けたら、「作成」を押します。
「公開情報」に進みます。
「kintoneフィールド」のプルダウンから、kViewerルックアップで検索した時に参照するフィールドを選択します。
「1リクエストでの取得数」とは、kViewerルックアップで検索した時に、1ページあたりに表示するマスタのレコード数です。
設定が終わったら「保存」し、「編集中の設定をビューに反映」させます。
「公開する」を押して、外部公開APIのビューの作成は完了です。
次に、物品購入申請アプリの申請フォームを作ります。
フォームブリッジにログインし、+マークから「フォームの作成」に進みます。
「はじめから作成」をクリックします。
kintoneアプリのURL欄に、物品購入申請アプリのURLを入力します。
kViewerでのビューの作成と同様、APIトークンも生成し、入力したら「保存」します。
「詳しい設定」タブ内の「kViewer」をクリックします。
「保存」します。
フィールド設定に進みます。
「kViewerルックアップ」をドラッグ＆ドロップすれば、フォーム上に設置できます。
今回は商品を検索することが目的であるため、テーブルの中にkViewerルックアップを設置します。
テーブル上に表示される「設定」を押します。
「テーブル内にフィールドを追加」から、プルダウンで「kViewerルックアップ」を選びます。+マークを押して追加します。
kViewerルックアップの設定を行います。
まず、選択肢となるレコードのAPIビューに、先ほど作った外部公開APIビュー（商品マスタ）を選びます。
次に、ルックアップから検索した時に参照するkViewerのフィールドをプルダウンから選びます。
検索対象となるフィールドを選びます。
なお、デフォルトでは部分一致で検索結果を返しますが、「完全一致したレコードのみを検索する」にチェックを入れれば、完全一致の情報のみを返すことも可能です。
最後に、フォームブリッジのどのフィールドにどの情報を入力するか紐付けを行います。
+マークを押します。
左がフォームブリッジのフィールド、右がkViewerのフィールドです。
それぞれ対応するフィールドをプルダウンから選びます。
最後に「小計」フィールドを確認し、計算式の項目の下に紫色のボタンが表示されているかを確認します。
×印キャプチャのように、ボタンが表示されていない場合は「単価」「数量」フィールドのフィールドコードを変更する必要があります。
「単価」タブをクリックして、フィールドコードを半角英字で表せるコードに変更します。
「数量」タブでも同様にコードの変更を行います。
この際、kintoneのフィールドコードとフォームブリッジのフィールドコードを一致させる必要があります。
kintoneの「物品購入申請」のアプリを開いて、フォームの設定画面を開きます。
「単価」フィールドの横に表示されている設定マークからフィールドの設定画面を開きます。
「フィールドコード」に、フォームブリッジで設定したコードと同じコードを記入して保存します。
「数値」フィールドでも同様にコードを一致させます。変更の保存と更新を忘れずに行います。
フォームブリッジの設定に戻り「フィールドの設定」を閉じます。
kViewerルックアップがテーブル内に追加されました。
「保存」してから、「編集中の設定をフォームに反映」します。
プレビューよりフォームの仕上がりを確認可能です。
検索アイコンをクリックすると、商品マスタデータが全件表示されます。
また、キーワードを入力し検索すると、該当する商品マスタのみ表示されます。
最後に「公開する」をクリックすれば、物品購入申請フォームの完成です。
kintone「物品購入申請」アプリ×連携サービスでいつでもどこでもラクラク申請・承認
今回は「物品購入申請」アプリの機能を紹介し、kViewerとフォームブリッジを連携させて、kViewerのルックアップ機能を設定する方法を解説しました。
kintoneのサンプルアプリを利用することで、誰でも簡単に業務効率化システムを構築可能です。
また、フォームブリッジとkViewerのルックアップ機能を活用すれば、kintone非ユーザーもkintoneに直接データを登録できるほか、入力の手間も省けます。
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