匿名アンケートはkintoneでカンタンに!アカウントを持たない人を対象に行う方法も紹介

kintone(キントーン)を活用すれば、アンケートの作成から情報の収集、分析まで簡単に行えることをご存知でしょうか。

「アンケートを匿名で実施したい」「kintoneのライセンスを持っていない人も対象にしたい」などの要望も、kintoneアプリの設定を工夫したり、連携サービスを使ったりすることで叶えられます。

本記事では、kintoneを活用してアンケートを行う方法から、ライセンスを持たない人から情報を集める具体的な方法まで解説します。
使っているkintoneを活用してアンケートを実施したいと考えている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

kintoneを活用してアンケートを行うメリット

kintoneを利用してアンケートを実施するメリットについてご紹介します。
社内のkintoneユーザーや、kintoneアカウントを持っている社外関係者を対象に実施するアンケートを想定します。

  • すべてのアンケート結果情報をkintone内に集約できる
  • アンケートを集約するアプリを簡単に作成できる
  • 回答の閲覧権限を自由に設定できる

それぞれ解説します。

すべてのアンケート結果情報をkintone内に集約できる

kintoneを使ってアンケートの回答を収集すれば、得られた情報をそのまま他のユーザーに共有したり、全レコードを集計して分析したりすることが可能です。別の手段で集めた情報をkintoneに転記する必要がないので、紙やExcelファイルで収集する場合に比べて大幅に工数を削減できます。

また、アンケート結果に基づいた何らかの対応が必要な場合も、該当のレコードに担当者や対応状況を追記する形で現状を常に可視化できます。コメントやメンション機能を使えば、すべてのコミュニケーションをkintone内で完結させられる点も、kintoneを活用する大きなメリットです。

アンケートを集約するアプリを簡単に作成できる

アプリを構築するのも簡単です。kintoneにはじめから備わっているアンケートのテンプレートアプリを利用して、内容を自社向けに編集して作れます。プログラミング知識がなくても、マウスのドラッグ&ドロップでほとんど設定できるので、初めてkintoneでアプリを作るという人でも時間をかけずに作成可能です。

チェックボックスやラジオボタンを使えば選択式の回答を、文字列(複数行)やリッチエディタなどのテキストフィールドを用いれば、自由記述式の回答を分かりやすく設定できます。

回答の閲覧権限を自由に設定できる

アプリ全体、レコードごと、フィールドごとに閲覧権限を設定できるのも嬉しいポイントです。匿名での意見収集やセンシティブな内容の収集にも適しています。

たとえば、配属や給与のことなど、デリケートな内容を扱う人事に関するアンケートは、回答内容を回答者と人事部だけが見られるようにして、他の社員には見られないようにできます。記名で入力するのがはばかれる内容であれば、レコード作成者の自動入力を省き、レコードの変更履歴を表示されないように設定しておくことが可能です。

kintoneユーザーでない人に対しても匿名アンケートを行う方法

続いて、kintoneユーザーではない社内の人や、不特定多数の人からアンケートを取りたい場合、どのようにkintoneを活用できるかを解説します。kintoneの基本機能では、アカウントを持っていない人が情報を登録することはできないため、プラグインや連携サービスを利用する必要があります。そのなかでも、トヨクモのFormBridge(フォームブリッジ)の活用が便利です。

今回は、目安箱のアプリを作成し、FormBridgeと連携してkintoneアカウントを持っていない人も含む全社からアンケートを収集する方法を紹介します。

kintoneで情報を集めたいアプリを作成する

まずはkintoneで回答項目を登録するアプリを設定します。今回はkintoneが提供している「目安箱」のアプリテンプレートをそのまま使用しますが、一から作ったり、既存のテンプレートを編集したりして、自社向けに作り替えても良いでしょう。

Formbridgeではkintone同様、ドロップダウン、チェックボックス、ラジオボタンなどの形式にも対応しているので、回答者が答えやすいように設定し、配置しましょう。

FormBridgeで回答フォームを作成する

FormBridgeは、kintoneアプリの項目に対して、誰でも入力できるWebフォームを作れます。公開範囲を限定することも可能です。

FormBridgeにはあらかじめ、無記名アンケートフォームと記名アンケートフォームのテンプレートが用意されています。アンケートに付随する通知メールも紐づいているので、順序通り編集していくだけで一通りの対応ができるようになっています。

目安箱のアンケートは無記名のアンケートとして作りたいので、左側のフォームを選択します。

目安箱アプリのURLと、設定画面から生成できるAPIトークンをコピーして貼り付けます。

ほとんどkintoneと同じような配置でフィールドが表示されますが、位置を入れ替えたり、名称を変えたりすることができます。上記の項目では、「対応ステータス」「担当部署」「担当者」は、アンケートに回答してもらったあとにkintone内で使用する項目になるため、フォーム上からは削除しておきます。

完了画面の文言に修正の必要があれば、修正します。

フォームに表示されるタイトルやロゴなどを設定します。設定が完了したら公開か非公開フォームとして保存しましょう。ここまででおおまかな設定ができますが、保存したあと何回でも項目を修正・追加できます。

基本設定・詳しい設定は上記のとおりです。モバイルで表示する際のフィールド設定や回答内容によって質問を分岐していく「条件分岐」設定などもできます。kintone同様、専門的な知識は不要で、マウス操作中心で設定が完了します。

フォームのURLを共有して回答してもらう

フォームが完成したら、URLを回答してもらいたい全社員に社内報やメールで共有します。インターネットに接続されている状態であれば、PC、スマホ、タブレットなどのあらゆる端末から回答ができます。

回答された内容は、自動的にkintoneに登録されるので、すぐに関係者への共有や対応状況の更新が可能です。kintoneのアプリ設定で、レコード追加時に通知を受け取るようにできるため、確認漏れも防げます。

また、トヨクモの連携サービスであるkViewer(ケイビューワー)とも連携すれば、kintoneに集まったアンケート結果を、kintoneアカウントを持っていない社員に閲覧してもらうこともできます。同じくトヨクモの連携サービスであるkMailer(ケイメーラー)と連携すれば、アンケートフォームを一括で全社員にメールで送ることも可能です。

kintone×FormBridgeの活用事例

ここまでは、「アンケート」に絞って紹介していきましたが、応用例としてさまざまな情報の収集にも活用できます

セミナーの申込みフォームを作成

たとえば、Webサイトやメールマガジンでセミナーの参加募集をする際、FormBridgeで作成した申し込みフォームをサイトに埋め込んだり、メールでリンクを送付したりすれば、簡単に参加希望者を募ることができます。入力された内容はkintoneに自動で登録され、担当者はすぐに参加希望の有無や参加希望人数を把握できます。

 

kintoneライセンスを持たない従業員の経費申請

経費申請をする従業員の全員がkintoneのライセンスを持っているとは限りません。Excelファイルに入力してもらい、kintoneユーザーがkintoneに転記して……としていると時間もかかり、転記ミスの発生も起こりやすくなります。FormBridgeでフォームを作れば、すべての従業員が登録した内容がそのままkintone内に登録されるため、誤った情報が入力されてしまうことを防げます。

医療機関の問診票に

FormBridgeの活用は民間企業に限りません。医療機関では、診断内容について患者、医師、看護師と複数間で共有する必要が出てくるでしょう。従来は、手書きしたものやPCで入力したものをコピーするといった方法がとられていましたが、時間がかかるほか、大量の紙の管理は場所を占領するだけでなく時間も労力も要します。そのようなときこそkintoneと連携サービスが活躍します。

FormBridgeで作成したフォームに患者さんから入力してもらった内容を、kintoneアカウントを持っていない職員にも共有する必要があれば、先述した連携サービスのkViewerを用います。

アンケート実施はkintoneにお任せ!FormBridgeと連携すればkintoneライセンスを持たない人からも収集可能

アンケート収集は、日頃からたくさんのデータを管理しているkintoneの得意分野です。社内のちょっとした意見収集から、顧客への詳細なヒアリングまでさまざまなレベルでの情報収集に対応できます。

アプリ、レコード、フィールドのアクセス権をうまく設定すれば、匿名性やセキュリティを担保した状態で意見を取りまとめられます。トヨクモのFormBridgeを活用すれば、kintoneアカウントを持っていない人に対しても、簡単に情報記入を促し、その情報を自動でkintoneに反映が可能です。

アンケートは回答を収集することが目的ではなく、得られた回答をどう活かすかが肝となります。

kintoneと連携サービスを用いて情報収集にかかる工数を最大限削減し、その後の対応に使える時間を確保しましょう。
本記事で紹介したFormBridgeとkViewerはいずれも30日間の無料お試し期間を設けています。まずは使い勝手を試してみて、導入を検討してみてください。


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