近年、CMやSNS等でも、kintoneの名前をよく聞くようになり、自社の業務システム改善に用いることができないか検討している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、1ユーザー単位で料金が発生することから、全社員分の導入はまだ難しいとお悩みの企業もいるかと思います。
本記事では、情報通信業界でのkintoneの活用例、また、トヨクモが提供する、kintone連携サービスを紹介いたします。
情報通信業が抱える業務上の課題・悩み
情報通信業を営む企業が抱える業務上の悩み・課題をピックアップして紹介します。
情報管理をエクセルで行っている
情報の管理をエクセルで行っている企業も多いと思います。
しかし、エクセルでの管理は、入力フォーマットが各々で異なる、共同作業ができず待ち時間が発生する、保存場所がバラバラで引き継ぎの際にデータが見つからない、などの懸念点があります。
また、そもそもエクセル以外のツールを使う人もいる等、情報管理方法がバラバラで、データの集計が行えないという声も多く聞かれます。データの集計は、業務を効率化する上で、必須となる作業です。
顧客対応が属人化している
顧客対応の情報が、担当者の中のみで閉じてしまっていませんか？
各顧客への対応履歴が分からないと、担当者が離職・休職した際に引き継ぎの手間が増える、また最悪の場合、顧客への再ヒアリングが必要になるなど、業務効率の低下に留まらず、顧客満足度の低下にもつながります。
また、営業の進捗が分からないと、見込み顧客に対してどのようにアプローチすべきか、組織として戦略を考えられなかったり、管理職が営業担当者に直接進捗を聞く必要があるため、工数が嵩んだりといった不利益につながります。
資料・情報の所在が分かりにくい
膨大な顧客情報や契約書などの書類を、誰がいつどこに保存したのかが分からず、必要な資料を探すことに時間を取られて本来の仕事ができないことはありませんか？
誰かが、既に作っている資料の存在に気づかず、同じような資料を新規で作ってしまう二度手間の発生の原因にもなります。
情報通信業の業務効率化・生産性向上を実現する『kintone』
上記のような悩み・課題は、kintoneを導入することで解消できます。
kintoneとは、柔軟性の高い業務アプリを、簡単かつスピーディーに作成することが可能な、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。
ノーコード・ローコードツールのため、プログラミングの知識のない方でも、簡単に業務アプリが作成できます。
導入社数は、2024年1月時点で、32,000社に上り、業種は、製造業や、卸売業、医療から情報通信業まで、あらゆる業種で使われています。また、導入規模も、数人規模から、8000人規模の大規模なシステムまで、幅広く対応が可能です。
kintone内で全ての情報の管理・編集が可能
散在するエクセルをkintoneにまとめると、複数人での管理・編集が可能となります。また、アプリの作成も、現在運用しているエクセルファイルを読み込むだけで簡単にできます。kintoneは、コミュニケーション機能も備えているため、一つひとつのデータに対して、指示やアドバイス等を書き込むことも可能です。情報を分散させず、kintoneでまとめることで、生産性の向上が図れます。
顧客対応履歴もkintone内で一元管理でき組織単位の営業活動が可能
属人化していた顧客対応をkintoneで一元管理することで、情報の見える化が行えます。情報が共有化されることで、二重管理や対応漏れも防げます。顧客とのやりとりも、kintoneに履歴として残すことで、経緯が終えるようになり、担当引き継ぎの際の手間も削減できます。また、進捗や各担当者の工数の見える化も行えるため、管理職にも、リソース管理の最適化に活用できます。
必要な機能を自社で作成・カスタマイズができる
kintoneには、サンプルアプリが存在し、その中には、情報通信業に特化したアプリも存在します。kintoneの契約後、すぐにそれらのアプリを利用することが可能です。
これらのアプリをそのまま利用することや、必要な項目を追加・削除し利用することも可能ですが、他に欲しい機能があれば自社で簡単にアプリを作成できます。効率化したい業務に併せて自社でカスタマイズが簡単にできるのもkintoneの魅力の一つです。
kintoneのアプリストアには、100種類を超えるサンプルアプリがあります。そのまま使えたり、自社の業務や好みに合わせて設定やデザインを変更したりと、自由な仕様が特徴です。多くの企業が業務効率化に役立てています。 一方、その数の多さ[…]
情報通信業におけるkintoneの活用事例
実際にkintoneを活用して業務効率化・生産性向上に貢献している情報通信会社の実例を紹介します。
kintoneでペーパレスを実現
ケーブルテレビ事業を提供するA社は、工事の管理や、受注等の営業管理の中で、不備があると何度もやりとりが発生してしまい、客先での事務処理に時間がかかっていることや、それにより、外部委託業者や、顧客の負担も増えてしまっていました。また。紙での管理を行っており、作業・管理ともに煩雑になっているという問題を抱えていました。
以前は、お客様の前で事務的な処理に時間がかかってしまい、気まずい時間が生まれてしまっていました。その後、kintoneを導入することで、事前にヒアリングを行い、一部の情報入力を先行することで、事務処理の時間が半減し、提案時間を増やすことにも繋がったといいます。
また、紙を使った運用から脱却でき、それにより、帳票システムのメンテナンスにかかっていた、年間100万円超のメンテナンス費をゼロにできたそうです。
業務で紙文書でのやり取りが多い場合、必要な情報を探したり、膨大なデータを整理・管理したりするのに手間がかかってしまいます。 特に、数字を扱う場面では入力・転記作業が煩雑で、用紙代やプリンター代などのコストも免れません。サステナブル社会[…]
kintoneで各種社内申請業務の抜け漏れを防ぐ
フリマサービスを提供するB社は、顧客からの申請手段を、電話やメール、Googleフォーム、Slackなど様々な方法で受け付けており、申請情報の一元管理が行えず、業務効率が低下や、処理の抜け漏れが発生していました。
kintoneに、申請手段を統一することで、情報が、kintoneに集約され、また、各部署のやることがプロセスごとのタスクとして明示されており、タスク完了時にチェックを行うことで、次のフローが動くため、各部署の作業が可視化され、抜け漏れを防ぎ、対応状況が見える化されました。
営業フローをkintoneで一元管理
クラウドサービスを提供するC社は、開通フェーズで、顧客とやりとりされる情報がエクセルによる申込書ベースとなっており、社内展開しているWebサイトを通じて行う営業とエンジニアでのやりとりも、エクセルベースになっていました。また、開通通知書も手作業で作成され、開通手続きに多くの時間と手間がかかってしまっていました。それにより、従来の処理方法では、1日に対応できる案件数を増やすことができないという課題を抱えていました。
現在は、トヨクモのFormBridgeを用いて申請が行われることで、kintone上に情報が自動登録され、その情報をもとに、エンジニアが開通作業を進めています。また、開通手続きが完了すると、プリントクリエイターを用いて、開通通知書を作成し、顧客に送付する流れとなっています。
従来は、1日5件で精一杯だった処理が、今は、10件程度まで負担なく行えているそうです。
こんにちは！まさに梅雨というようなじめじめした毎日ですが、皆様いかがお過ごしでしょうか。このようなときこそ辛いものを食べると元気がつくかなと、最近キムチや冷麺にハマっています、嶋田です。 さて、今回はkintone（キントーン）アプリ[…]
kintoneをさらに便利に使えるトヨクモの連携サービス
kintoneは基本的にkintoneライセンスを持つ方しか使えませんが、kintoneは1ユーザー単位で料金が発生します。kintoneは使いたいけれど、社員全員にライセンスを付与するのは現実的ではないと考える企業も多いはず。
そこで、トヨクモの連携サービスを使うと、kintoneライセンスを持たない社員や顧客との情報共有が可能になったり、kintoneレコードの閲覧・編集ができたりします。
最後に、トヨクモの連携サービスを使った具体的な活用例を紹介します。
FormBridgeで案件管理
コストの関係で、社員の中にkintoneのアカウントを発行している人と、発行していない人が混在している場合もあるかと思います。
しかし、kintoneアカウントを取得していない人も、案件の状況を登録したいこともあるでしょう。その時に使えるのが、トヨクモのFormBridgeです。
FormBridgeとは、kintoneのライセンスを持たない人でも、kintoneにデータを登録するためのサービスです。FormBridgeの登録の画面も、kintoneと同様、ドラッグアンドドロップでの操作で、ノンプログラミングで設定が可能です。
FormBridgeで作成したフォームならkintoneに直接データが保存されます。アンケートフォームや社内申請用フォームも定額で作り放題。
PrintCreatorで見積書・請求書を簡単出力
PrintCreatorは、kintone内の情報を引用して帳票出力ができるサービスです。
kintone内で管理している顧客情報を用いて、簡単に見積書・請求書をボタン一つで作成可能となります。
見積もり・請求データはkintoneで管理しているため、エクセルに入力したものを別途会計ソフトなどの管理ツールに手入力する必要がなくなります。また、プリントクリエイターで出力した見積書や請求書は、kintone内に自動保存することもできます。
PrintCreatorならワンクリックで帳票出力が可能！見積書や請求書、ハガキなど自社フォーマットに合わせた帳票を定額で作り放題。
kViewerで取引先との情報共有
kintoneのみで取引先に案件の進捗状況を共有しようとすると、取引先にも、kintoneのライセンスを取得してもらうか、kintoneから情報を抽出し、メール等で送付する必要があります。
情報を抽出し、メールで送付するには時間やコストがかかり、情報にリアルタイム性もありません。そこで使えるのが、kViewerです。
kViewerは、kintoneのライセンスを持たない人でも、kintoneのデータの確認が行えるサービスです。
取引先から受注している案件の進捗状況について、kViewerでkintone内で管理している情報を開示し共有することで、データを取引先に渡す手間はゼロです。さらに、kintoneで管理している情報を編集した際、kViewerにもリアルタイム、情報が更新されるため取引先は常に最新の情報を確認できます。
kViewerで作成したビューならkintoneの情報がリアルタイムで外部に共有されます。シフト表やFAQページ、社内マニュアルなども定額で作り放題。
kintone×トヨクモで情報通信業界の業務改善を
情報通信業界は、比較的IT化・デジタル化の進んでいる業界ではありますが、システムは使い続けると、業務内容の拡大・変更により、利便性が低下していきます。現在使っているシステムだと業務効率の低下が浮き彫りになっている箇所もあるのではないでしょうか。
今回紹介した業務以外でも、さまざまな業務でkintoneやトヨクモ製品の活用が可能です。
kintone、トヨクモ製品ともに30日の無料お試しがあるので、少しでも業務を効率化したいと考えている方は、まずはお試し期間で使い勝手を試してみてください。
