近年、CMやSNS等でも、kintoneの名前をよく聞くようになり、自社の業務システム改善に用いることができないか検討している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、1ユーザー単位で料金が発生することから、全社員分の導入はまだ難しいとお悩みの企業もいるかと思います。
本記事では、情報通信業界でのkintone（キントーン）の活用例、トヨクモが提供するkintone連携サービス、活用事例をご紹介します。
情報通信業が抱える業務上の課題・悩み
情報通信業を営む企業が抱える業務上の悩み・課題をピックアップして紹介します。
情報管理をExcelで行っている
情報の管理をExcelで行っている企業も多いと思います。
しかし、Excelでの管理は、入力フォーマットが各々で異なる、共同作業ができず待ち時間が発生する、保存場所がバラバラで引き継ぎの際にデータが見つからない、などの懸念点があります。
また、そもそもExcel以外のツールを使う人もいる等、情報管理方法がバラバラで、データの集計が行えないという声も多く聞かれます。データの集計は、業務を効率化する上で、必須となる作業です。
顧客対応が属人化している
顧客対応の情報が、担当者の中のみで閉じてしまっていませんか？
各顧客への対応履歴が分からないと、担当者が離職・休職した際に引き継ぎの手間が増える、また最悪の場合、顧客への再ヒアリングが必要になるなど、業務効率の低下に留まらず、顧客満足度の低下にもつながります。
また、営業の進捗が分からないと、見込み顧客に対してどのようにアプローチすべきか、組織として戦略を考えられなかったり、管理職が営業担当者に直接進捗を聞く必要があるため、工数が嵩んだりといった不利益につながります。
資料・情報の所在が分かりにくい
膨大な顧客情報や契約書などの書類を、誰がいつどこに保存したのかが分からず、必要な資料を探すことに時間を取られて本来の仕事ができないことはありませんか？
誰かが、既に作っている資料の存在に気づかず、同じような資料を新規で作ってしまう二度手間の発生の原因にもなります。
情報通信業の業務効率化・生産性向上を実現する『kintone』
上記のような悩み・課題は、kintoneを導入することで解消できます。
kintone（キントーン）とは、柔軟性の高い業務アプリを、簡単かつスピーディーに作成することが可能な、サイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。
ノーコード・ローコードツールのため、プログラミングの知識のない方でも、簡単に業務アプリが作成できます。
導入社数は、2024年5月時点で、35,000社に上り、業種は、製造業や、卸売業、医療から情報通信業まで、あらゆる業種で使われています。また、導入規模も、数人規模から、8,000人規模の大規模なシステムまで、幅広く対応が可能です。
kintone内で全ての情報の管理・編集が可能
散在するExcelをkintoneにまとめると、複数人での管理・編集が可能となります。
また、アプリの作成も、現在運用しているExcelファイルを読み込むだけで簡単にできます。
kintoneは、コミュニケーション機能も備えているため、一つひとつのデータに対して、指示やアドバイス等を書き込むことも可能です。情報を分散させず、kintoneでまとめることで、生産性の向上が図れます。
顧客対応履歴もkintone内で一元管理でき組織単位の営業活動が可能
属人化していた顧客対応をkintoneで一元管理することで、情報の見える化が行えます。
情報が共有化されることで、二重管理や対応漏れも防げます。顧客とのやりとりも、kintoneに履歴として残すことで、経緯が終えるようになり、担当引き継ぎの際の手間も削減できます。また、進捗や各担当者の工数の見える化も行えるため、管理職にも、リソース管理の最適化に活用できます。
必要な機能を自社で作成・カスタマイズができる
kintoneには、サンプルアプリが存在し、その中には、情報通信業に特化したアプリも存在します。kintoneの契約後、すぐにそれらのアプリを利用することが可能です。
これらのアプリをそのまま利用することや、必要な項目を追加・削除し利用することも可能ですが、他に欲しい機能があれば自社で簡単にアプリを作成できます。効率化したい業務に併せて自社でカスタマイズが簡単にできるのもkintoneの魅力の一つです。
kintoneのアプリストアには、100種類を超えるサンプルアプリがあります。そのまま使えたり、自社の業務や好みに合わせて設定やデザインを変更したりと、自由な仕様が特徴です。多くの企業が業務効率化に役立てています。 一方、その数の多さ[…]
kintoneをさらに便利に使えるトヨクモの連携サービス
kintoneは基本的にkintoneライセンスを持つ方しか使えませんが、kintoneは1ユーザー単位で料金が発生します。kintonを使いたいが、社員全員にライセンスを付与するのは現実的ではないケースもあるでしょう。
トヨクモの連携サービスは、kintoneライセンスを持たない社員や顧客との情報共有が可能で、ライセンスがなくてもkintoneレコードの追加・閲覧・編集ができます。
ここからは、トヨクモkintone連携サービスを3つご紹介します。
FormBridge（フォームブリッジ）
FormBridge（フォームブリッジ）とは、kintoneのライセンスを持たない人でも、kintoneにデータを登録するためのサービスです。FormBridgeの登録の画面も、kintoneと同様、ドラッグアンドドロップでの操作で、ノンプログラミングで設定が可能です。
kintoneでWebフォームを作るなら
PrintCreator（プリントクリエイター）
PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintone内の情報を引用して帳票出力ができるサービスです。
kintone内で管理している顧客情報を用いて、簡単に見積書・請求書をボタン一つで作成可能となります。
見積もり・請求データはkintoneで管理しているため、Excelに入力したものを別途会計ソフトなどの管理ツールに手入力する必要がなくなります。また、PrintCreatorで出力した見積書や請求書は、kintone内に自動保存することもできます。
kintoneで帳票作成したいなら
kViewer（ケイビューワー）
kViewer（ケイビューワー）は、kintoneのライセンスを持たない人でも、kintoneのデータの確認が行えるサービスです。
取引先から受注している案件の進捗状況について、kViewerでkintone内で管理している情報を開示し共有することで、データを取引先に渡す手間はゼロです。さらに、kintoneで管理している情報を編集した際、kViewerにもリアルタイム、情報が更新されるため取引先は常に最新の情報を確認できます。
【情報通信業】kintone×トヨクモ連携サービスの活用事例
実際にkintoneを活用して業務効率化・生産性向上を実現している情報通信業の会社様の活用事例を紹介します。
NECキャピタルソリューション株式会社様
NECキャピタルソリューションは1978年に創業した、NECグループのメーカー系リース会社です。IT機器や事務機器、産業用の設備などのリース事業やファクタリング、融資などを手掛け、近年では観光や再生可能エネルギーなどの事業も行っています。
NECキャピタルソリューション株式会社では外部委託先との情報共有において、都度メールで送付される情報をExcelに手入力、集計を行っていました。
そこでFormBridgeを活用し、200社以上の申請情報をkintoneに自動登録することでExcelへの転記及び集計作業を削減することに成功しました。
また、導入前はセミナー時のアンケートを紙で実施していたため、資料を作成するのにコストがかかりすぎていたところ、FormBridge導入でアンケートをデジタル化することで手動の集計作業が不要となり、資料作成の工数の削減を可能にしました。
kintone連携サービス活用事例 NECキャピタルソリューション株式会社様 : 10年以上kintoneを利用するへビ…
株式会社ミエデン様
株式会社ミエデンではトヨクモ製品導入以前は情報システム部門が独立しておらず、多くの業務の情報共有が紙ベースで行われていました。
そこで当時盛んにCMが流れていたkintoneに白羽の矢が立ったといいます。
またkintoneを使った予実管理や在庫管理といった業務アプリの展開を経営幹部がイメージしていたことから、アプリ間の情報収集などに役立つプラグインとして選ばれたのがトヨクモのkintone連携サービスでした。
導入後は予実管理や在庫管理などのアプリをkintoneで構築し、DataCollectやkViewerで数値をリアルタイムに共有することが可能になりました。
また、お客様に送付する請求書が紙ベースで行われていたところ、kMailerを活用し毎月100件前後の請求書を一括送信、紙での郵送が必要な場合はPrintCreatorを使い出力を行うなどの改善を実現しました。
kintone連携サービス活用事例 株式会社ミエデン様 : 会社の文化を変える力を持つkintone＋トヨクモで成し遂げ…
アントベアクリエイツ合同会社様
クラウドサービスやSaaSを用いたシステム構築支援を行うアントベアクリエイツ社の事例です。
同社は、オープンソースの顧客管理システムを使用していましたが、自社に合わせたカスタマイズが困難であり、使い勝手が悪いという課題を抱えていました。
そこで、顧客管理のデータベースを構築するためkintoneを導入。
Excelで行っていた複雑な作業がなくなり運用が楽になったものの、kintoneからExcelへデータを転記し転記ミスがないか確認するという作業が発生していました。
そのため、連携サービスである「PrintCreator」の導入を決意。これにより転記ミスの不安がなくなり、3日間かかっていた作業が1日半で済むようになったりと、ミス防止・工数削減を実現しました。
kintone連携サービス活用事例 アントベアクリエイツ合同会社様 : トヨクモ製品で、安心・安全の品質で のシステム提…
kintoneとkintone連携サービスを用いた情報通信業でのその他の活用事例
kintone×トヨクモで情報通信業界の業務改善を
情報通信業界は、比較的IT化・デジタル化の進んでいる業界ではありますが、システムは使い続けると、業務内容の拡大・変更により、利便性が低下していきます。現在使っているシステムだと業務効率の低下が浮き彫りになっている箇所もあるのではないでしょうか。
今回紹介した業務以外でも、さまざまな業務でkintoneやトヨクモ製品の活用が可能です。
kintone、トヨクモ製品ともに30日の無料お試しがあるので、少しでも業務を効率化したいと考えている方は、まずはお試し期間で使い勝手を試してみてください。
