トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2024」のリアルイベントで開催されたコンテスト「トヨクモALIVE」のセッションをご紹介します。
今回は、社会保険労務⼠法⼈ほんだ 代表 本多直樹氏にご登壇いただきました。
自己紹介／会社概要
社会保険労務⼠法⼈ほんだの代表、本多と申します。本日は、「kintoneとトヨクモ製品を活用して名もなき業務を撲滅する」というお話をさせていただきます。
当社は、千葉県の我孫子市にある社会保険労務士法人です。私たちの職場では、チームのみんなが子育て世代ということで、子どもがいる環境で働いているため、子連れ勤務という制度を導入しています。
ビジョンとして、安心して働ける豊かな社会を目指しています。
社会保険労務士の仕事について
社会保険労務士の仕事には以下のようなものがあります。
- 企業の給与計算
- 公的保険の手続き
- 就業規則（ルール）の作成
- 助成金の申請
いわば、企業の人事のサポートをしております。
クライアントと関わることになれば、経営者の方や人事担当者だけでなく、時には従業員や従業員の家族なども含めてコミュニケーションを取るようなケースもございます。
クライアントの増加に伴う問題点
ありがたいことではありますが、私たち職員はクライアントが増えれば増えるほど関わる人が増えていきます。
関わる人が増えていくと、それに伴い問い合わせの件数も増えていくため、正直な気持ちを言ってしまうと疲れてしまうんですね。
具体的な問い合わせの内容には、以下のようなものが挙げられます。
- 手続き書類の再送
- 進捗確認
- 法改正に伴う情報収集
- 請求書や見積書の再発行
- 帳票や資料の提供
また、上記以外にも「スタッフとの連携を見える化して欲しい」や「入社・退社のプロセスを教えて欲しい」など、さまざまなことを聞かれます。
当社では、このようなサービスを付けられない業務を「名もなき業務」と命名しています。クライアントが増加し、名もなき業務がどんどん増えていったことで、私たち職員は辛い状況になっていきました。
トヨクモ製品との出会い
名もなき業務が増えて悩んでいたところ、当社のスタッフから「トヨクモUSERフェス!2022」の存在を教えてもらいました。
kintoneを活用した事例があるということで、初めて参加して色々な会社の発表を見たところ、ヒントになる部分がたくさんありました。
そこで、kintoneとトヨクモ製品のkMailer、PrintCreator、FormBridge、kViewerを使えば、私たちが苦しんでいた名もなき業務を減らせるのではないかと考えたんです。
事例紹介.顧客専用ビュー
フェスで得たヒントを基に、私たちは問い合わせに対応するための「顧客専用ビュー」を構築しました。
顧客専用ビューは、ダッシュボードビューを使い、さまざまなビューを散りばめたものになります。ビューの中にたくさんのビューがあるという形式です。
例えば、お客様の書類の保管や人事情報の蓄積、法改正のニュースなど、これまでお客様から頂戴した多くの問い合わせをヒントに、さまざまな情報を載せるようにしました。
その結果、名もなき業務が少しずつ減り、今まで負担になっていた私たちの悩みがどんどん解決していきました。
ここからは、より具体的に顧客専用ビューがどのようなものかご説明していきます。
書類管理・進捗共有
「書類を送って欲しい」「進捗状況が知りたい」といったお客様のために、書類の保管をしたり、対応状況が確認できたりするビューを設置しました。
kintoneに書類を保管（レコードを登録）した際に、kMailerでお客様に通知することで資料の更新に気付いてもらう仕組みになっています。
ニュースの共有
ダッシュボードの左上には、ニュース用のビューを設置しています。
リストビューを置いて、助成金や法改正についての最新ニュース、今回の「トヨクモALIVEに出演します」といったお知らせまで公開しています。
ニュースに関して問い合わせをいただくこともあるため、その際はFormBridgeを通してご質問いただき、kintoneの中に集約してから対応しています。
請求書・見積書関連
「請求書・見積書を発行して欲しい」「決算だからまとめて欲しい」といった要望についても、ダッシュボードビュー内で対応しています。
PrintCreatorで請求書を作成し、レコードに登録してkViewerに表示させます。また、kMailerで通知することでお客様に気付いてもらえるようにしています。
サンプルの共有
お客様から労働契約書や誓約書など、「〇〇の書類はありませんか？」といったお問い合わせをいただくことがよくあります。
そこで、「シーン別書式集」といったアプリに、入社・退社等の社内で利用できるさまざまな帳票を保管して、kViewerからダウンロードできるようにしました。
また、特によく使われる書類に関してはFormBridgeで情報を入力すると、PrintCreatorと連携して自動的に入力済みの書類が出せるといった仕組みも提供しています。
やり取りの見える化
従業員とのやり取りを確認したいという方に向けて、やり取りを見える化するためのビューを作成しました。
お問い合わせごとの対応状況や回答内容などをお客様自身で検索して確認することができます。なお、通知はkMailer、情報の取得にはFormBridgeを使用しています。
入社・退社関連
入社・退社のプロセスを知りたいという方が多く、毎回流れを聞かれていたため、会社用FAQを作成し、プロセスをまとめて公開しています。
さらに、お客様から社員情報をいただくための入力フォームを設置しています。
私たちは情報さえ入ればすぐに手続きができるので、フォームからkintoneに直接情報が入るようになったことで、お客様を待たせずに進められるようになりました。
まとめ
顧客専用ビューを作ったことによって、さまざまなメリットがありました。
まずは、名もなき業務を減らすことができました。このおかげで、本業に注力できるようになり、増収増益という結果も出てきました。
そして、社員エンゲージメントが上がっていきました。これは本当にいいことで、スタッフ一人ひとりの工夫が以前と比べてさらに増えたなと思います。
kintoneとトヨクモ製品があったおかげで、私たちは仕事が楽しくて仕方がありません。ビジョンに「安心して働ける豊かな社会」を掲げていますが、少しずつ目指すところに近づけているのではないかと思っています。
以上です。本日はありがとうございました。
質疑応答
司会：Toyokumo kintoneApp認証を使った顧客専用ビューで名もなき業務に対応されたということで、とても参考になりました。
ビューの中にたくさんのビューがあって非常に作り込まれているように見えるのですが、こちらのビューを作られる際は何を参考にされたのでしょうか？
本多氏：「トヨクモUSERフェス!2022」で社会保険労務士法人の方がお客様専用のホームページといった形で人事に特化したものを作っていたので、そちらを参考にしました。
細かい部分は違いますが、まさに似た形式になっていると思います。
司会：フェスの事例が自分たちの業務に活かされているということですごく嬉しいです。本日はご登壇いただきありがとうございました！
