社員名簿とは、従業員の氏名や住所などの情報を記載した書類のことです。
- 紙で管理すると、管理が煩雑になる
- 社員名簿に記載された情報をすぐに参照できるようにしたい
- 社員名簿をデータベース化したい
社員名簿について、上記のような悩みをお持ちの方も多くいらっしゃるでしょう。
そこで、今回は社員名簿をデータベース化する方法について解説します。
社員名簿とは
社員名簿は、会社が作成・保存しなければならない書類の一つとして労働基準法で定められています。
会社組織の構成とともに、どのような人員が所属しているかを明示するために作成し、情報が変更されるたびに改定していかなければなりません。
法律で作成が定められている
前述の通り、労働基準法第107条において、社員名簿は作成・整備・保管の義務がある帳簿です。
上場企業や中小企業をはじめ、個人事業主においても、従業員を雇用している組織すべてに作成の義務があります。
人事管理や労務管理においても重要なデータになるため、常に最新の状態に更新する必要があります。
法定三帳簿とは
労働基準法は、法定三帳簿の作成・保管および更新を義務付けています。法定三帳簿とは「労働者名簿・賃金台帳・出勤簿」のことです。
労働者の勤務時間や最低賃金について国が保証し、税収に透明性をもたらすための制度と言えます。
参考：主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）｜厚生労働省
パートタイマーやアルバイトも含まれる
従業員名簿への記載対象者は、組織と雇用関係を結び、雇用保険を支払っている従業員全員です。
企業や組織が雇用保険や給与を支払っていれば、その労働者は記載対象として扱われます。
一方で、代表者や会社経営に携わる役員、日雇い労働者、派遣労働者は作成の必要がありません。
社員名簿に必要な項目
社員名簿には従業員の個人情報が記載されています。必要に応じて追加・変更・削除を行いましょう。いつどのようなタイミングでも
正しく処理が行われるような工夫が重要です。
ここからは社員名簿に必要な項目について解説します。
従業員の基本情報
労働者氏名・生年月日・性別・住所・連絡先などを従業員の基本情報として管理する必要があります。
とくに、苗字や住所の変更などはすぐ反映させるよう義務付けれています。
また、生年月日の記載方法について、西暦や元号の指定はありません。
業務の履歴、種類
会社内での業務履歴や従事する業務の種類について記載します。主に異動や昇進の履歴を残すケースが多いです。
その他、従業員が主に担当する業務内容が記載されます。
雇用や退職の日時
雇入年月日、退職年月日を記載します。従業員が在職中に死亡した場合、その日付と理由を記載します。
これは、死亡の原因が労働災害に当てはまるか判断するためです。
退職事由は自主退職と解雇の2種類があります。解雇の場合は、理由についても記載が必要です。
社員名簿の保存と管理
社員名簿の流出は避けるべき事態です。
ここでは、適切な保存方法について解説します。
紙媒体と電子媒体
一般には、印刷後の書類をまとめる紙ベースの保管方法と、データで管理する保管方法の2種類があります。更新が行いやすいこともあり、データのみでの保管に切り替える会社が増えています。
紙ベースで保管をする場合は、情報更新をした際、変更箇所に二重線と訂正印を入れましょう。
保管期間と保管方法
労働基準法109条によって、従業員の退職・解雇・死亡いずれかの日を起算日として、データを3年間にわたって保管することを義務付けられています。
データの紛失や削除または廃棄した場合は、30万円以下の罰金対象です。
これは、労災認定などのトラブル時に「組織が証拠を隠滅した」と見なされる可能性があることに起因します。
データの紛失は社会的な信用を失う可能性があります。データは、必要な人員以外の手に触れられないよう、管理体制を整えておくことが大切です。
いつでも紙で提出できる状態にしておく
労働基準監督署による立ち入り調査で、社員に関する情報の提出や閲覧を求められる場合があります。
本社のみならず、事業所単位でも従業員名簿を提出できる環境の整備をしましょう。
社員名簿をデータベース化する
社員名簿をデータベース化することで、データが一元管理されます。人の出入りが激しい組織や、部署メンバーの入れ替えを頻繁に行う組織においては、データベース化することで業務を円滑に進められます。
組織図をデータベース化
組織図のファイルを作るためには、組織マスターシート・組織データベースシート・現在の組織（出力用）シートの3種類のファイルを作成します。
組織マスターシートとは、組織における部署構成や従業員氏名など頻繁に変わることのない、基本となるオリジナルの情報（一次情報）が記載されたシートです。
組織データベースシートには、マスター情報に付帯する情報（部署名に基づく社員番号など）が記載された二次情報を記載します。オリジナル情報を検索して個々を判別できる情報が記載されたシートです。
これらを組み合わせて、出力用として、現状の組織情報データに反映します。
従業員名簿マスターを作成
社員から聞き取りをした氏名や生年月日などの情報を記載したシートを作成します。
異動に伴う従業員名簿変更の際は、組織マスターシートへ異動に関連する項目を反映しましょう。
自動入力や参照
マスターデータから情報を参照し自動入力されるように設定しましょう。すべてのファイルを手作業で更新しなくてもいいため、入力ミスや転記ミスを防げます。
ただし、参照を何重にも重ねると、ファイルの動作が遅くなる可能性もあります。解消するためには、データ抽出に必要な一次情報を吟味しましょう。
VLOOKUP関数で自動入力を設定
データベースの自動更新にはExcelのVLOOKUP関数が有効です。
以下の通りに関数を書けば、シートだけでなくファイルをまたいだ検索と自動入力が可能です。
=VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, 検索の型）
社員基本情報シートと組織図ファイルから自動入力されるよう、検索範囲を設定しておくと便利でしょう。
DB化した従業員名簿の活用
従業員名簿をデータベース化すれば、以下のようにさまざまなメリットがあります。
- 編集のしやすさの向上：組織改編時に一括変換できるなど
- 参照データとして活用：労務や給与支払いの元データとしての利用など
- 印刷や保管コストの削減：印刷にかかるコストや保管するスペースを削減できる
ただし、個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策は抜かりないようにしましょう。
kintoneによる社員名簿のデータベース化について
業務改善のアプリをプログミング知識なしで簡単に作成できるkintone（キントーン）を利用すれば、社員名簿のデータベース化を容易に行えます。
Excelファイルを読み込んでデータベースを作成する方法と「社員名簿」というサンプルアプリを導入する方法の2種類があります。どちらもマウス操作のみで簡単にデータベースの作成が可能です。
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kintoneには、他のアプリに登録されているデータを参照して取得する、ルックアップ機能があります。
データの参照や生成の時間を短縮できるため、業務効率の向上につながります。
kintoneのルックアップとは、他のアプリを参照し、データを取得できる機能です。 今回は、ルックアップの基本や設定方法、自動取得、一括更新の方法を解説します。 kintoneのルックアップ機能について詳しく理解したいという方は[…]
社員名簿の管理を効率化させよう！
紙ベースで管理していた社員名簿を、クラウドやアプリケーション上で管理すると、更新や検索などが簡単に行えるようになります。
社員名簿は頻繁に利用することはないものの、長く保存・更新していく必要のある、組織の基礎となる大切なデータです。データの管理・更新などに付随する業務量の負担を減らすためにも、kintoneなどのプラットフォームを利用してみてはいかがでしょうか。
以下の記事では、社員名簿管理に役立つサンプルアプリをご紹介しています。
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