kintoneはグループウェアとして使える?活用例やkintoneの機能も

kintone(キントーン)は厳密に言えばグループウェアではありませんが、業務アプリを作成する上でグループウェアとしての機能を持たせることもできます。

「kintoneはグループウェアとして使える?」「kintoneをグループウェア化する際の活用例を知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、kintoneはグループウェアとして利用できるかについてや活用例、kintoneの導入活用事例などを詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

グループウェアとは?

グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのアプリケーションソフトウェアです。

主に、以下のような機能が搭載されています。

  • メール・チャット
  • スケジュール管理
  • タスク管理
  • 掲示板
  • 連絡先一覧

類似したシステムに社内SNSなどが挙げられますが、グループウェアではメールやチャットなどのコミュニケーションをより重視しています。

これらに加えて、業務効率化を図れる機能が搭載されており、スケジュールやワークフローを一元管理できることが特徴です。

kintoneはグループウェアではない

kintoneは、専門知識なしで自社の業務に合わせたアプリを開発できるサイボウズ社のクラウド型サービスです。

そのため、kintone=グループウェアではありません。

サイボウズ社では、グループウェアとして「サイボウズ Office」や「Garoon」などの製品を提供しており、各ツールはkintoneとの連携が可能です。

簡易的なグループウェアとして使える

kintoneはグループウェアではないものの、チーム内で共有して使用したり、メンバー間のコミュニケーションを活性化するSNS機能も備えています。

クラウド型のシステムで、情報をリアルタイムかつ迅速に共有できるため、kintoneで開発したアプリを簡易的なグループウェアとして利用することも可能です。

また、プロセス管理の機能も備わっているので、ワークフローなどを作成することができます。

kintoneをグループウェアとして活用している例

実際に、kintoneを導入してグループウェアとして活用しているケースもあります。

主に、以下のような用途で利用可能です。

  • スケジュール管理
  • 勤怠管理
  • ファイル、文書管理
  • 報告書、議事録
  • 掲示板、ホワイトボード
  • 施設予約
  • 電話メモ

これらのアプリをそれぞれ作成し、ショートカットをポータルに配置することで、便利に利用することができます。

グループウェアとして利用するにはカスタマイズが必要ですが、ほぼすべての機能をkintoneアプリで実現可能です。

kintoneをグループウェアとして活用する際の課題

kintoneアプリは、基本機能のままではグループウェアとして利用するには十分でないおそれがあります。

たとえば、スケジュール管理においては、プラグインの導入やGoogleカレンダーとの連携を行うといったフローが必要です。

また、kintoneにはメール機能がないため、プラグインを導入したり、他のメールサービスを作成して連携する必要もあります。

kintoneを導入する際は、プラグインを利用するコストも見越して予算を検討することが大切です。

kintoneの特徴・できること

ここからは、kintoneでできることや特徴について詳しく見ていきましょう。

  • 業務アプリを作成できる
  • チーム間でのコミュニケーションに役立つ
  • レポート機能でスムーズに分析できる
  • 外部サービスや基幹システムと連携できる
  • モバイルや多言語に対応している

それぞれ順に解説します。

業務アプリを作成できる

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ノーコードで業務のシステム化や効率化を実現できるアプリを作れるクラウドサービスです。

顧客案件管理や受発注、交通費申請、日報など、現場で使う小さなシステムから、事業の核となるシステムまで多様な業務に対応できます。

チーム間でのコミュニケーションに役立つ

kintoneには、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約できる「スペース」という機能が備わっています。

また、アプリに蓄積した一つ一つのデータに対して、指示やアドバイス、コメントを書き込むこともできます。

そのため、グループウェアのように、個人メッセージやメンション、コメント、スレッドなどの機能を活用してコミュニケーションに役立てることが可能です。

レポート機能でスムーズに分析できる

kintoneアプリに蓄積したデータを集計してグラフ化し、分析に役立てられることも特徴です。

リアルタイムにデータが反映されるので、レポートや分析のたびにまとめ直す手間を省けるというメリットがあります。

ただし、kintoneではアプリ間のデータ集計に対応していないため、複数アプリのデータを集計したいという場合には、プラグインを導入するのがおすすめです。

複数のアプリ間での集計など、より実践的な分析を行いたい場合は、トヨクモが提供するkintone連携サービス「DataCollect」を導入することで対応できます。

外部サービスや基幹システムと連携できる

kintoneは、200種類以上のサービスと連携可能です。

API連携やJavaScript/CSSを用いることで、より充実したプラグインを導入することができます。

基本機能のままでも便利ですが、拡張機能を使うことでより範囲が広がり、より効率的に業務を進められるのがメリットです。

モバイルや多言語に対応している

kintoneは、スマホやタブレットなど、モバイルデバイスに対応しており、時間と場所を選ばずに業務ができるという点も特徴です。

日本語・英語・簡体字・繁体字・スペイン語に対応しているので、海外拠点のメンバーとも共通の環境を利用できます。

kintoneの利便性を高めるならトヨクモのkintone連携サービス

グループウェアとしてのkintoneの導入をお考えの方は、kintoneおよびトヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくwebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。

kintone×トヨクモ連携サービスの導入活用事例

ここからは、kintone×トヨクモ連携サービスの導入活用事例を紹介します。

伊丹市役所

伊丹市役所様では、約20年間グループウェアとして「Notes」を活用していましたが、メンテナンスに手間がかかったり、スケジュール機能が使われていないという課題がありました。

また、人事異動や端末の変更、追加などが起きるたびに設定しなければならないのも手間がかかります。

そこで、kintoneおよびトヨクモの連携サービスを導入しました。

市民の意見を集めるためのシステム「市民の声」ではFormbridgeを活用し、市民が気軽に入力できるような構造にしています。そして、「kMailer」を導入し、回答を希望する人のメールアドレスに対して送信できるように。

他にも、複数のトヨクモ製品を組み合わせて活用し、行政業務の効率化に役立てています。

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株式会社ISS山崎機械

 

株式会社ISS山﨑機械様では、製造業のアナログ業務をkintone×トヨクモ製品で改善し、シームレスに使える業務システムを構築しました。

kintoneアカウントのない人と情報共有する際は「Formbridge」「kViewer」を利用したり、「DataCollect」を活用してルックアップ機能では対応できない集計にも対応しました。

PCを持たない社員には引き続き紙での提示も必要でしたが、PrintCreatorを活用し、今までと変わらないフォーマットで印刷できるようになったそうです。

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NECキャピタルソリューション

NECキャピタルソリューション株式会社様では、業務の広い範囲でkintoneとトヨクモ製品を利用し、課題解決や業務効率の改善を実現しました。

たとえば、社内でセミナーを開催する際、Formbidgeでアンケートフォームを作成し、kintone上に直接データが登録されるような仕組みとなっています。

また、PrintCreatorを活用して、異なる部署間での押印業務を大幅に効率化でき、進捗の可視化やワークフローの把握も行えるようになったそうです。

kintone連携サービス活用事例 NECキャピタルソリューション株式会社様 : 10年以上kintoneを利用するへビ…

まとめ

kintoneをグループウェアとして利用したい場合は、さまざまな業務アプリをkintoneで開発する際にグループウェアのアプリを導入するという位置付けがおすすめです。

グループウェアと業務アプリを同じkintone上で管理できるようにすれば、業務効率も改善できるようになるでしょう。

グループウェアの導入を検討している方は、自社の業務をアプリ化したり、業務システムを改善したりすることも含めてkintoneの導入を検討してはいかがでしょうか。

 


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