【無料あり】おすすめ経費精算アプリ4選！メリットや選び方を解説

経費精算は、項目の多い申請書を作成したり、承認されるまでやり取りをしたりと負担の大きい作業です。しかし、経費精算アプリを導入すれば、社外からも気軽に経費の申請・承認が行えるようになり、業務効率化や管理体制の強化につながります。

「経費精算アプリでは何ができるの？」「スマホやタブレットから使えるおすすめの経費精算アプリを知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、経費精算アプリを導入するメリットや、無料・有料のおすすめ経費精算アプリ4選、アプリの選び方について解説するので、ぜひ参考にしてください。

経費精算アプリとは

経費精算アプリとは、スマホやタブレットなどを利用して、手軽に経費精算を行えるアプリのことを指します。交通費や旅費、交際費などの精算入力をはじめ、申請・承認までの一連業務を効率化できるのが特徴です。

経費精算アプリでできること

• スマホからの経費申請・承認
• OCR機能
• 交通系ICカード読み取り
• 会計ソフト連携
• 入力規定・不備チェック

経費の申請や承認作業におけるフローを効率化できるので、申請者と承認者の双方にかかる労力を大幅に削減できるのがメリットです。

アプリによっては、会計ソフトと連携したり、各種法律に対応した機能を搭載したアプリもあるので、帳票管理の効率化や精度向上にもつながります。

経費精算アプリを導入するメリット

経費精算アプリを導入するメリットは、以下が挙げられます。

• どこでも気軽に経費精算ができる
• 承認作業がスムーズになる
• 経費を自動集計できる

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

どこでも気軽に経費精算ができる

通常、経費精算を行う際は経費書類に印鑑を捺印して提出する必要があります。オフィスで作成した書類の提出が必要になるので、手間がかかってしまいます。

経費精算アプリを利用すれば、経費精算にかかる手間を大幅に減らせます。アプリによっては、領収書の自動読み取り機能やICカードの連携機能など、あらゆる便利な機能が備わっています。

持ち歩いているスマホやタブレットから経費申請できるので、時と場所を選ばないこともメリットです。わざわざオフィスに戻る必要もなく、自宅や出先など社外からでも気軽に経費申請を行えます。

承認作業がスムーズになる

経費精算アプリは従業員だけでなく、管理者の承認作業がスムーズに行えるというメリットもあります。

あらかじめ経費精算アプリに必要な申請要件を設定しておくことで、ルールを満たさない経費や不備があるものは自動で指し戻すことも可能です。

不備のある申請のチェックや差し戻しの負担がなくなり、不正な経費申請やコンプライアンス違反の抑制にも役立つでしょう。

経費は正確な仕分けが必要とはいえ、目視でのチェックには限界があるうえに管理者の負担は大きいものです。アプリの導入によって、管理者の負担軽減や承認漏れを防ぎ、管理体制の強化にもつながります。

経費を自動集計できる

経費精算アプリによっては、スマートフォンで撮影した領収書の画像データを解析し、アプリに自動入力される「OCR機能」を搭載しているものもあります。

また、交通系ICカードの乗車履歴を読み取って自動集計を行えるアプリもあるので、社員の交通費の計算は不要です。最近では、モバイルSuicaのようなモバイルICに対応した経費精算アプリも登場しています。

このように、経費の自動集計を行えるという点も経費精算アプリのメリットです。

おすすめの経費精算アプリ4選

ここからは、おすすめの経費精算アプリを4つ紹介します。

kintone

▲画像出典：kintone

kintone（キントーン）は、ノーコードで自社の業務を効率化・自動化を実現するアプリを開発できるサイボウズ社のツールです。プログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップの操作でアプリを作成・カスタマイズできます。

経費精算用のアプリを自社に最適な形で開発したり、既存のテンプレートアプリを使って経費の申請・承認作業を行ったりすることが可能です。

既にkintoneを使っている場合は、他の会計ソフトを使うことなくkintone内で経費精算を行ったり、会計ソフトと連携させたりすることもできます。

なお、kintoneの基本機能ではライセンスを持つ人しか使用できないため、全社的に活用する場合は「Formbridge」や「kViewer」などの連携サービスを導入すると便利です。

FormbridgeとkViewerの特徴や活用方法については、後の見出しで詳しく解説しています。

ビズトラ

▲画像出典：ビズトラ

ビズトラは、利用ユーザー数無制限・無料で使える経費精算システムです。多機能ではないものの、申請から承認までスムーズに進められるシンプルな設計が特徴です。

出張予約サービスも提供しており、航空券や宿泊先の代行手配と同時に経費精算の連携までを行うこともできます。

ジョブカン経費精算

▲画像出典：ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、経費精算の申請・承認・経理業務をクラウド上で管理できる経費精算システムです。

ICカードの読み取りや定期券区間の自動控除、電子帳簿保存法やインボイス制度などにも対応しています。

ジンジャー経費

▲画像出典：ジンジャー経費

ジンジャー経費は、スマホ・パソコンからの操作で各種申請・承認業務が完結する経費精算アプリです。自動仕分けやデータ出力が可能で、入力工数やミスを削減できます。

電子帳簿保存法やOCR機能に対応しており、無料トライアルで自社フローに合った運用ができるかどうかを事前に把握することが可能です。

経費精算アプリの選び方

経費精算アプリを選ぶ際は、以下のポイントを意識しましょう。

• 目的に合った機能が備わっているか
• カスタマイズ性が高いか
• 既存システムと連携できるか
• 無料トライアルはあるか

ここでは、それぞれの選び方について順に解説します。

目的に合った機能が備わっているか

経費精算アプリを導入する際は、自社の目的に合った機能が搭載されているかをチェックしましょう。無料で使える経費精算アプリもありますが、機能が少なく実用的でないケースもあります。

企業で使用する場合は、アプリで経費精算を手軽に行えるものや、交通系ICカード・クレジットカードなどの幅広い連携サービスに対応したものがおすすめです。

自社で活用するにあたって、最低限どのような機能が必要かを明確にした上で、必要な機能が備わっているものを選びましょう。

カスタマイズ性が高いか

経費精算アプリには、機能の拡張性やカスタマイズ性が低いものもあります。

導入後に、自社に合わせて機能をカスタマイズしたい、充実させたいとお考えの場合は、経費精算アプリの拡張性もポイントのひとつです。

たとえば、企業独自の経費規定がある場合は、申請書の入力項目のカスタマイズが必要になるでしょう。また、プログラミングなしで気軽にカスタマイズできるのか、カスタマイズには追加費用がかかるのかを合わせて確認しておくと安心です。

既存システムと連携できるか

経費精算アプリと既存システムを連携できれば、アプリに入力した情報を移行・転記することなく、そのままシステムに反映できます。

とくに、会計システムと連携できるかどうかは確認しておきましょう。

経費精算の承認後、経理部門が経費の処理を行う際に、アプリと会計システムが連携していれば自動で仕分けされるので、経費業務の効率化につながります。

無料トライアルはあるか

経費精算アプリの中には、無料トライアルが可能なものもあります。無料トライアルで実際の使用感を試すことで、自社で活用できるかどうかを検討しやすいでしょう。

実際に現場の従業員に利用してもらい、問題点が見えてくることもあります。導入前に確認すればツール選びの失敗を防げるので利用することをおすすめします。

kintone連携サービスならライセンスなしで経費精算が可能

すでにkintoneを利用している方や、これから経費精算アプリとしてkintoneを導入したいとお考えの方もいるのではないでしょうか。

kintoneの基本機能では、kintoneライセンスがない社員がkintoneの情報を閲覧したり、共有したりすることができません。

そのため、トヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の「FormBridge」と「kViewer」を活用すれば、従業員全員分のライセンスを用意しなくても、kintone上で経費精算が可能になります。

ここからは、FormBridgeとkViewerの特徴について詳しく解説します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneへ自動でデータが登録されるWebフォームを作成できるサービスです。

ユーザーが入力した情報はkintoneに自動で登録されるため、逐一転記する必要もなく、経費精算や承認などの作業効率をアップさせられます。

kintoneライセンスを持たない社員にも、直接kintoneに情報を登録してほしいという場合に役立ちます。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報やデータを外部に公開できるサービスです。

kintone内の情報はライセンスを持つ人しか閲覧できませんが、kViewerで作ったビューを通してkintone内の情報を見られるようになります。

FormBridgeとkViewerを連携させて、ビューに編集ボタンを設置すれば、編集ボタンから経費精算フォームに遷移し、申請内容を編集することも可能です。

まとめ

経費精算アプリの導入をお考えの方は、kintoneおよびトヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。