【トヨクモ製品✕社労士】kintoneとトヨクモ製品で効率良く働ける環境を整える

トヨクモ製品で初めて出会ったのは、PrintCreatorでした。2021年より以前に、kintone内のデータをそのまま帳票出力できるプラグインを社内の担当者と一緒に探していたんです。帳票出力プラグインを探し始めたのは、業務で発生する紙の資料作成を簡略化したいと思ったのがきっかけでした。我々、社会保険労務士（以下：社労士）は、お客様である企業や企業が抱える従業員の数が増えるほど、資料作りも増える仕事です。例えば、社員が入社した際に必要になる労働契約書や誓約書、住所や氏名変更に伴う身上異動届など、多種多様な資料が発生します。それらを1つひとつ作成するのはかなり大変な作業なんです。それでkintone内の情報をそのまま帳票出力できるプラグインを、インターネットで探し始めました。

PrintCreatorと出会ったときは、「これがやりたかった！」と思いましたね。トヨクモさんのホームページに、PrintCreatorの活用方法が掲載されていたんですが、なんとなく考えていた理想が形になっていて。やりたいこととマッチしていたのをよく覚えています。

トヨクモ製品の導入前、お客様からいただくお問い合わせがあまりにも多く、その対応に追われた社員は疲弊してしまっていました。お客様とのやりとりはチャットツールを用いていましたが、日々やり取りをしていると一度送付した資料が流れていってしまうため、行方が分からなくなったお客様から「もう一度送ってほしい」というご要望をいただくことが多かったんです。当社ではこのようなサービス名が存在しない業務を「名もなき業務」と呼んでいます。

お客様からの問い合わせは四六時中来ていたので、家にいても心が休まらないっていう状態でしたね。そういった状況を打開したいと思ったのが、トヨクモ製品と出会ったきっかけです。

PrintCreatorを導入して、トヨクモさんの製品をチェックするようになりました。ホームページでkViewer・FormBridge・kMailerの存在を知って、なんとなく「自分のやりたいイメージとマッチするな」と思っていたんです。とはいえ、具体的にどう形作ったらいいのかが分かりませんでした。
ちょうど同じ時期にトヨクモkintoneフェスに参加したんです。そこで日本経営労務さんの活用事例を拝見しました。はっきりと「やりたいことはこれだ！」と思いましたね。そこから日本経営労務さんの活用事例を何度もWebで見るようになって。「Myページを作れば、お問い合わせ対応の負担を軽減できるな」と感じ、kViewer・FormBridge・kMailerの導入を決意しました。

導入したいという思いは強かったのですが、毎月の固定費が上がることにかなり躊躇しました。プラグインを一気に3つ導入するとなると、それぞれに利用料がかかりますし、通信費も上がります。費用に対してどれほどの利益を回収できるのかすごく考えましたね。

でも固定費がかかるという懸念よりも、費用対効果が高いというメリットの方が大きいと思えたんです。社員の作業効率が上がって人件費が減るだろうなと。労働契約書を1つ作るにしても、kintoneで作ってそのままkMailerで送れますし、送った労働契約書はkViewerでビューとしてお客様に見せられる。「名もなき業務」が減ることで、労働環境改善の相談対応などの業務に費やす時間が増え、必然的に売り上げも上がるだろうと想像できました。

今回、少しでも導入にかかる費用を抑えるため「働き方改革推進支援助成金」を活用しました。助成金は要件が揃えば基本的に採択されるものなので、申請しない手はないだろうと。社労士という職業柄、助成金を申請するのは自然と思いつきました。

固定費が気になっていたこともあり、最初はkViewerとFormBridgeだけを申請しました。でも「助成金を活用するならkMailerも一緒に導入しよう」という話に社内でなって。ほぼ同時期に3つのプラグインを導入することになりました。

トヨクモ製品を導入したことで、一番改善できたのはやはりお問い合わせ対応ですね。当社には経営者や人事担当者、従業員などさまざまな人からお問い合わせが来ます。トヨクモ製品を導入するまでは、お問い合わせに1つひとつ対応していましたが、Myページを作ってからはお客様が自己完結できるようになりました。今までやっていた1つひとつのお問い合わせ対応っていうものが目に見えて少なくなりましたね。社内の人間からも「導入して良かった」という声が上がっています。

Myページはお客さまからも「ありがたい」と言われることが多いですね。例えば、新入社員が入社されたお客様に対して、社員情報の登録や社会保険などの手続きをする必要があるのですが、当社では手続きを終えた必要な書類をkMailerで送っています。送った書類はMyページでいつでも見られるようになっているので、「お問い合わせをしなくても必要な情報を取れて助かる」とおっしゃっていただけました。トヨクモ製品の導入は、当社とお客様の双方にメリットをもたらしているなと感じます。

当社ではkintoneを中心としたDX担当者が2名います。トヨクモ製品の導入後は、ツールの使い方を学ぶため、担当者を中心に実践ベースの勉強会を行いました。

例えば、給与計算で活用できるツール作成ですね。当社の業務には、お客様の給与計算があり、お客様の従業員が支払った立替経費を管理し、給料で精算します。そこで、立替経費の管理アプリを勉強会で作ってみました。実際に作ってみると、操作方法が分からないところがいろいろ出てきましたが、みんなで話し合いながら解決しました。座学ではなく、実際に手を動かしながら学ぶことで自然と使い方も定着しますし、最終的に業務で活用できるツールが完成するので、良い影響があるものだと手応えを感じています。

現在は、業務での必要に応じて勉強会を開催していますね。業務で必要になるツールが出てきたら都度勉強会を開催して、その場で作るような感じです。kintoneを活用した業務改善は当社の中核を担う事業なので、勉強会は基本的に全員参加しています。

当社のスタッフは社労士業務も事務も未経験のスタッフが大多数で、特別パソコンに詳しいわけではありません。ですが、既存のワークフローを変えることへの反対や不安の声は上がりませんでした。新しいことに前向きというか「楽になるならむしろやりたい」って思う人が多いみたいで。社内浸透は比較的スムーズにできたのではないかと思っています。

導入当初、お客様にはMyページの使い方が浸透しませんでした。正直、あまり周知をしていなかったんです。「Myページを使えます」とメールでお知らせはしていましたが、存在に気づいたからといって使えるようになるわけではありません。お客様が自分でMyページを使えるようになるには、使い方を知ってもらう必要がありました。

今は使い方を知ってもらう方法として、メルマガやYouTubeでの発信をしています。発信するだけでは浸透しないので、打ち合わせの際も直接Myページの案内をしていますね。お客様に対しては今もまだ周知の途中なので、粘り強く継続したいと思っています。

今後はお客様に提供するものを作りたいですね。これまでトヨクモ製品を活用して、社内の業務生産性はかなり高められました。これからは高まった業務生産性を活かして、よりお客様の労務支援、労働環境改善につながるような取り組みに時間を割き、最終的に売り上げを向上させていけたら良いですね。

具体的には他社のソフトで行っている業務を、kintone内で完結できる体制を構築したいと考えています。現在は給与計算や勤怠管理、有給管理などの売り上げに直接関わる業務は、顧客が導入しているソフトを使用しています。既存のソフトではカスタマイズ性が低く、やりたいことを実現できていない状況です。kintoneとトヨクモ製品はカスタマイズ性に優れているので、この目標を達成できるのではないかと期待しています。とはいってもなかなか現実的に難しい部分もあるので、今期はそこに向けた行動をとっていきたいですね。

まだ、検討段階ではありますが、今後DataCollectを導入する可能性はあります。有給管理をする際に有給休暇を従業員ごとに管理するのですが、既に導入しているプラグインだけでは難しいんです。付与された有給、使用済みの有給、時効で消えてしまった有給をそれぞれ管理するとなると、どうしてもアプリ間で計算しなければいけない状況が生まれます。DataCollectを導入すればその問題が解決するので、やりたいことが実現できそうだなと感じています。

長時間労働に悩む企業やDX化が進んでいない企業には、ぜひ取り入れていただきたいです。日々お客様と接するなかでも感じますが、まだまだDX化が進んでいない企業はたくさんあるんですよね。kintoneやトヨクモ製品を使うことで、無駄な業務がなくなっていくのを、私自身実感しています。業務の生産性を上げて企業がどんどん利益を出せば社会も好転しますし、働く人も短い時間で成果を出せますよね。業務生産性を上げることは、みんなが幸せになることに直結するんじゃないかなって思っています。

やっぱり1番の魅力は「とにかく簡単」ってことですね。「kintoneって難しいんですか？」「プラグイン入れたらどうなんですか？」とよく聞かれるんですけど、本当に簡単なんです。見たまま操作できるので、パソコンに詳しくない人や業務改善ツールを触ったことがない人でも使えます。「使えるかどうか」ではなく「やるかやらないか」だと思うほど簡単なので、そこはおすすめできますね。