業務効率化のためにkintoneを導入したにもかかわらず、「うまく使えない」や「期待した効果が得られない」といった声を耳にすることがあります。
kintoneは、業務のシステム化や柔軟性の高いアプリが作れるクラウドサービスですが、なぜこのような評価があるのでしょうか？
本記事では、kintoneの導入効果を最大限に引き出すために、そのメリットとデメリットを整理し、よくある失敗パターンや具体的な活用事例を紹介します。
kintoneの導入を迷っている方や、すでに運用していて効果を感じられない方は、ぜひ参考にしてください。
kintone（キントーン）は、ノーコードで簡単にオリジナルのビジネスアプリを作成できるクラウドサービスです。サイボウズOfficeやGaroonで知られるサイボウズ株式会社が運営・提供しています。 業務で生じる多量なデータやそれに伴[…]
kintoneが「使えない」と感じてしまう理由とは？
kintoneは、サイボウズが提供する業務改善プラットフォームです。自社の業務に合わせたアプリをノーコード／ローコードで作成できます。
2022年3月時点で東証プライム上場企業の3社に1社が導入しており、ITの専門知識がない方でも簡単に操作できるのが特徴です。実際に導入企業の9割は、IT部門以外の方が担当しています。
そのような便利で導入実績も多いkintoneですが、「使えない」と感じてしまうケースもあるようです。
ここでは、kintoneが使えないと感じられる理由について、以下の2つの観点から詳しく解説します。
- システム／ツールの問題
- 社内の問題
（参考：kintone「キントーンとは」）
1.システム／ツールの問題
kintoneが使えない、または期待した効果が得られないと感じる原因として、製品の特性による制限が考えられます。
- ユーザーあたりのストレージ容量が少ない
- カスタマイズの制約
- インターフェースの使い勝手
以下で詳しく解説します。
ユーザーあたりのストレージ容量が少ない
kintoneでは、いずれのコースでもユーザーあたりのストレージ容量が5GBに制限されています。
大量のデータを保存する必要がある場合、コースやユーザー数によってはすぐに容量が不足してしまう可能性があります。
カスタマイズの制約
kintoneは多機能で柔軟性の高いプラットフォームですが、高度なカスタマイズにはいくつかの制約があります。
たとえば、複雑なデータ分析や専門的な統計解析を実施する場合、kintone単体では対応できないため、外部ツールやプラグイン連携が必要です。
また、複数の部門をまたぐ承認フローや、条件分岐の多い複雑なフローを自動化するには、JavaScriptやAPI連携などのプログラミング知識が求められる場合があります。
これらの高度なカスタマイズは、とくに専門的な知識が不足しているユーザーにとっては大きな障壁となるでしょう。
インターフェースの使い勝手
kintoneのインターフェースは直感的で使いやすいとされていますが、必ずしもすべてのユーザーにとって使いやすいとは限りません。
フォームのカスタマイズやプラグインの導入、レポートやグラフの作成などは、ITリテラシーが低いユーザーにとっては難しいと感じる場合があります。
kintoneを社内で円滑に運用するには、丁寧なサポートやトレーニングが必要です。
2.社内の問題
社内におけるkintoneの活用方法によっては、kintoneが「使えない」と感じられる場合があります。
- 導入目的が不明瞭のまま運用している
- 現場の声を反映したアプリ設計になっていない
- 1つのアプリに複数の業務が混在している
導入目的が不明瞭のまま運用している
kintoneの導入を成功に導くには、具体的な目標設定と、活用方法の共有が不可欠です。
kintoneは自由度の高いツールであるため、目的が不明瞭なまま導入すると、せっかく作成したアプリも社内に浸透せず、期待した効果を実感できない可能性があります。これは、新しいシステムやツールを導入する際に共通して起こり得ることです。
そこで、「〇〇業務の効率を改善し、年間△△時間を削減する」といった具体的な目的を設定し、メンバー間で共有することが大切です。kintoneの活用方法が明確になり、効果的なアプリ開発につながります。
また、最初からすべての業務フローをアプリ化するのではなく、使う機能を絞り込んでスモールスタートをすることで、スムーズな導入と運用が可能になります。
現場の声を反映したアプリ設計になっていない
kintoneは現場の声を反映し、社内での使いやすさを追求することで真価を発揮します。しかし、設計者と現場の認識にずれがあると、実際にアプリを運用する現場ではkintone本来の「使いやすさ」を実感できません。
現場で働く人たちは、日々の業務で直面する課題を誰よりも深く理解しています。彼らの声を無視して作られたアプリは、「使えない」と評価されてしまうでしょう。
kintoneが現場に定着するように、活用方法を学ぶ勉強会などを開催し、「こんなアプリが欲しい」「こんなデータが見たい」といった声が自然とあがる環境を作ることが大切です。
1つのアプリに複数の業務が混在している
kintoneを最大限に活用するには、「1つのアプリに1つの業務」が原則です。1つのアプリに複数の業務を詰め込むと、情報管理が煩雑になり、業務効率が低下する恐れがあります。
たとえば、顧客管理アプリに「請求書管理」「案件別の原価管理」「顧客からの問い合わせ対応」といった複数の業務が混在している場合、それぞれを独立したアプリとして作成し、顧客情報で連携させる方法が効果的です。
同じ業務を担当するメンバーが使う情報を1つのアプリにまとめることで、業務効率が向上します。
kintoneの弱点を理解しよう！苦手な領域とその対策
kintoneは多くの業務アプリを作れる非常に便利なツールですが、万能ではありません。複雑な関数式や会計機能、大容量データの取り扱いなど、苦手とする領域も存在します。
ここでは、kintoneの弱点とその対策について詳しく解説します。
Excelの複雑な関数式はkintone連携サービスで対応可能
kintoneは基本機能で一般的なデータ管理や分析ができますが、Excelのような複雑な関数には対応していません。
しかし、四則演算やSUM、グラフ集計機能は備わっており、Excelからのデータ移行も簡単に行えます。無料お試し期間を利用して、kintoneを実際に操作すれば、その使い勝手の良さが分かるでしょう。
また、トヨクモが提供する「DataCollect（データコレクト）」を導入することで、kintoneでバラバラに管理しているデータを一つにまとめて、データの収集、計算、加工処理を効率化できます。
たとえば、案件情報アプリから必要なデータだけを自動で抽出して、実績管理アプリに転記するといったことも可能です。これにより、予算達成状況などの分析が簡単にできるようになります。
データコレクトとは、複数アプリの情報をカンタンに収集・計算・加工できるkintone連携サービスです。 ほとんどエクセルを使ってこなかった相澤が、かなり噛み砕いて説明します！「データコレクトって難しそうだけど何が出来るの？」「設定って[…]
財務会計機能の不足は機能連携やプラグインで補える
kintoneは業務改善プラットフォームであり、財務会計に特化した機能は標準装備されていません。しかし、kintoneアプリと既存の会計システムを連携させることで、営業管理から会計処理までを一気通貫で行うことができます。
また、OCRプラグインを活用すれば、電子帳簿保存法への対応やレシート読み取り機能の補完が可能です。さらに、トヨクモが提供する「DataCollect（データコレクト）」を活用すれば、kintoneの基本機能だけでは難しい予実管理や在庫引当を実現できます。
同じくトヨクモが提供する「PrintCreator（プリントクリエイター）」を活用すれば、kintoneアプリからワンクリックで帳票の作成／出力が可能です。
kintoneなら、営業部門とバックオフィス部門それぞれにとって使いやすい画面を自由に設計できるため、他システムでは実現しにくい柔軟な帳票運用が実現します。
「DataCollect（データコレクト）」の無料お試しはこちら
「PrintCreator（プリントクリエイター）」の無料お試しはこちら
膨大なデータの管理はオプションや連携サービスを活用
kintoneのディスク容量は、料金コースにかかわらず1ユーザー当たり5GBです。また、添付ファイルの上限も1ファイルあたり1GBのため、大容量データの取り扱いには向いていません。
しかし、オプションのディスク増設で、1ユーザー当たり10GBまで対応可能です。他にも、オンラインストレージやファイル転送サービスを利用することで、これらの問題は解決できます。
さらに、kintone内のデータを外部に複製保管できる連携サービス「kBackup（ケイバックアップ）」を利用すれば、従来のバックアップ機能では難しかったアプリの構造情報（テーブル情報）や添付ファイルの復元も可能です。
これにより、万が一のデータ消失時の復旧だけでなく、過去のデータ分析や業務改善にも役立てられます。
「kBackup（ケイバックアップ）」の無料お試しはこちら
アプリの設計ミスはカスタマーサポートやパートナー企業の活用も検討
kintoneは、プログラミング知識がなくても、誰でも簡単にアプリを作成できるという特長があります。
しかし、アプリ間連携やプラグイン導入時の設定ミスなどにより、アプリが正常に動作しなくなる可能性もゼロではありません。そのため、トラブル発生時の対応策を事前に検討しておくことが重要です。
kintoneには専門のサポート部門があり、業務用アプリの開発や導入支援を行うパートナー企業も存在します。
これらのサービスを利用したり、社内にIT部門がある場合は、ヘルプデスクとしての役割をお願いしたりすることで、安心してkintoneを活用できます。
kintoneの強みとは？他ツールにはない魅力
次に、kintoneならではの強みについて解説します。
ノーコードで開発できるから、スピーディーかつ低コストで業務改善
kintoneは、プログラミングの知識がなくても、業務のシステム化や効率化を実現できるアプリを作れるクラウドサービスです。
Excelで顧客情報を管理していると、データを探すのに手間取ったり、複数人で同時に編集するのが難しかったりすることがあります。しかし、kintoneなら情報を一覧で見やすく整理し、チームで簡単に共有／編集できます。
また、専門のシステムを導入するとなると、費用も時間もかかりますが、kintoneであれば手軽に始められ、自分たちの業務に合わせて自由にカスタマイズが可能です。
kintoneは、Excelのような使い慣れたツールよりも便利で、専門システムのように高機能でありながら、手軽に導入できるという、いいとこ取りのサービスです。
部署や業種別に100種類以上のサンプルアプリが用意されている
kintoneには、さまざまな部署や業種で使えるアプリのテンプレートが多数用意されています。営業日報や顧客管理、在庫管理など、100種類以上のアプリが揃っており、自社に役立つサンプルアプリが豊富です。
また、サンプルアプリやテンプレートを使うだけでなく、自分だけのオリジナルアプリも作れます。難しいプログラミングの知識は不要で、必要な項目をドラッグ＆ドロップで追加するだけなので操作は非常に簡単です。
まるでブロックを組み立てるように、直感的にアプリを作れるので、誰でも気軽に挑戦できます。
改善サイクルを素早く回せるから、変化に柔軟に対応できる
kintoneは自分たちで業務アプリを作成できるため、素早く改善サイクルを回せます。そのため、事業のスピードや状況の変化にも柔軟に対応できるのが特長です。
大規模システムと異なり、kintoneはフローの再構築が容易です。実務でのトライ＆エラーを通して、部門全体で業務改善・効率化を推進できます。
kintoneの機能を拡張するプラグインや連携サービスが豊富
▲出典：kintone「拡張機能」
kintoneは、プラグインや連携サービスを活用することで、基本機能をはるかに超えるさまざまな機能を実現できます。200種類以上の拡張機能が利用可能で、業務効率化やデータ連携など、幅広いニーズに対応可能です。
トヨクモでは、以下のようなkintoneをさらに便利に活用するための連携サービスを多数提供しています。
| FormBridge（フォームブリッジ） | kintoneに直接データ保存できるWebフォーム作成ツール |
| kMailer（ケイメーラー） | kintone内に保存されたデータを、簡単にメール送信／一斉配信できる連携サービス |
「FormBridge（フォームブリッジ）」の無料お試しはこちら
「kMailer（ケイメーラー）」の無料お試しはこちら
社内外のコミュニケーションをシンプルにして業務効率アップ
▲出典：kintoneヘルプ「レコードにコメントを書き込む」
kintoneを活用することで、業務に関連するメンバーや情報を一元管理できるため、社内外のコミュニケーションが円滑になります。
kintone内では、あらゆる場所からメッセージのやり取りが可能です。たとえば、FAQアプリを参照しながら担当者に質問したり、商談管理アプリ内で進捗状況を共有したりと、状況に応じたコミュニケーションが行えます。
アプリ操作とコミュニケーションがシームレスに行えるため、業務効率が向上し、スムーズな連携を実現します。
kintone導入が向いている企業・向いていない企業
kintoneは柔軟性の高いツールですが、導入に適した企業とそうでない企業があります。
kintone導入が向いている企業
kintoneの導入が向いている企業の特徴は以下のとおりです。
- 自社に合わせたアプリで業務効率化したい企業
- 円滑な社内コミュニケーションを促進したい企業
- 複数の業務を少ない人数で担当している企業
- コストをかけずに手軽にシステムを導入したい企業
kintoneは高いカスタマイズ性を持ち、独自のアプリを開発できます。さらにランニングコストも低いため、手軽に導入できるのが魅力です。これにより、自社の業務に最適なアプリを作成し、業務効率化を図ることが可能です。
また、kintoneのコメント機能や社内SNS機能を活用することで、円滑な社内コミュニケーションを促進できます。
さらに、営業、人事、総務、経理など、さまざまな部署の業務を一元管理できるため、とくに中小企業やベンチャー企業に向いています。
kintone導入が向いていない企業
一方で、以下に当てはまる場合、kintoneの導入が適していない企業と言えます。
- 特定の業務に特化したシステムのみが必要な企業
- プラグイン導入費用を捻出できない企業
kintoneは汎用的なプラットフォームであるため、特定業務に特化した機能を求める場合は、専用システムの方が適している場合があります。
ただし、kintoneは連携サービスやプラグインを活用することで、特定業務に必要な機能を補完できる可能性が高いです。
また、kintoneプラグインは有料のものが多いため、予算によっては導入が難しいでしょう。その場合は、kintoneの基本機能でどこまで対応できるか、あるいは代替手段がないかなどを検討する必要があります。
kintone導入を成功させる4つのステップ
kintoneが「使えない」とならないために、kintone導入を成功させる4つのステップを紹介します。
- チームで取り組む体制を整える
- 現状の課題を明確にする
- 業務フローを整理する
- アプリを実装し、改善を繰り返す
1.チームで取り組む体制を整える
kintone導入は、単独ではなく複数のメンバーで取り組む体制を整えることが重要です。
その際、リーダーを中心に、現場の意見を反映できるメンバーや、ITに詳しいメンバーなど、多様な視点を持つチームを編成するのがポイントです。そうすることで、責任が分散され、円滑な導入と社内への浸透が期待できます。
また、定期的な進捗確認や情報共有の場を設けると、チーム全体のモチベーションが維持しやすくなり、より効果的な導入につながるでしょう。
2.現状の問題を明確にする
kintone導入の目的を明確にし、解決したい問題を具体的に洗い出すことが重要です。
「業務効率化」「情報共有の改善」「コミュニケーションの活性化」など、目指すゴールを明確にすることで、必要な機能やアプリが明確になり、導入後の効果測定もしやすくなります。
また、現場の声をヒアリングし、解決したい問題の優先順位をつけることで、より効果的なkintone活用につながります。
3.業務フローを整理する
業務フローを見直すことで、より効率的なプロセスを構築できます。kintoneで解決したい課題を踏まえ、必要なアプリをリストアップし、既存の業務プロセスを可視化しましょう。
無駄な作業やボトルネックを特定することで、kintoneで自動化できる部分や改善ポイントが見えてきます。
4.アプリを実装し、改善を繰り返す
問題や業務フローを整理したら、kintoneの機能や特徴を理解した上で、自社に適したアプリを設計し、実装します。
なお、kintone導入は最初から完璧を目指さず、まずは小規模で始めることが重要です。
シンプルなアプリから導入し、実際に運用しながら改善点を見つけ、徐々に機能を追加することで、現場のニーズに合ったシステムを構築できます。
また、定期的な振り返りや意見交換を行い、kintoneの活用方法を改善すると、より効果的な業務改善を実現できます。
kintoneの活用事例
ここでは、kintoneを使いこなすために参考にしたい活用事例を2つ紹介します。
さくら製作所社の事例
ワインセラーや日本酒セラーを販売するさくら製作所社は、従来のアナログ業務における課題を解決するため、kintoneとトヨクモの連携サービスを導入しました。
kintoneを活用してアフターサービスの顧客情報管理をスタートし、kintoneと連携可能なWebフォーム作成ツール「FormBridge（フォームブリッジ）」を導入。
顧客に入力してもらったデータをそのままkintoneに反映させ、転記ミスをなくし、業務効率の大幅な向上を実現しました。
さらに、kintoneのデータを帳票として出力できる「PrintCreator（プリントクリエイター）」も導入。見積書や修理依頼書の作成が簡単かつ正確になり、業務の効率化に貢献しています。
これらの施策の結果、見積作成時間を20分から1分に短縮し、問い合わせの入力時間をゼロにするなど、業務効率が大幅に向上しました。顧客からのクレームも減少し、従業員満足度の向上にもつながっています。
同社は今後、顧客のMyページ構築や海外展開を視野に入れ、さらなる成長を目指しています。
kintone連携サービス活用事例 さくら製作所株式会社 様 : 社内の基幹システムをkintone x トヨクモ全製品…
ウィルビー社の事例
人材業界向けサービスを提供するウィルビー社は、2017年にプロシーズ社から分社独立したIT企業です。同社は以前、海外製のSFAツールを導入していましたが、コスト面や使い勝手に課題があったため、kintoneに乗り換えました。
kintoneを使って営業や顧客管理のデータを一元化することで、業務効率が向上。以前は受注と失注のリスト管理が主でしたが、kintone導入後は活動履歴の管理や営業の受注分析が可能になり、kintoneを見れば正確な情報が一目で分かるようになりました。
さらに、kintoneアプリ間のデータを集計／計算自動化する「DataCollect（データコレクト）」を活用することで、月に4時間かかっていた集計作業がワンクリックで完了するようになり、予実管理業務も大幅に改善しました。
kintoneとトヨクモ製品を駆使して業務効率化を進めた結果、従業員の満足度と顧客満足度の向上を実現しています。
kintone連携サービス活用事例 株式会社ウィルビー様 : 転記作業が発生するスプレッドシートから脱却！kintone…
まとめ：強み／弱みを理解してkintoneを使いこなそう
kintoneは柔軟性の高いツールであり、正しく活用すれば業務効率化やコスト削減につながります。「使えない」と感じる原因の多くは、導入前の準備不足や活用方法の誤りです。
また、kintone連携サービスを導入することで、kintoneの苦手領域も克服できます。今回紹介したDataCollectやPrintCreatorなどの連携サービスは、30日間の無料お試しが可能です。顧客管理の効率化や最適化を目指す企業は、ぜひお試しください。
