予実管理とは?目的や苦労する点に加えて効率化の方法も徹底解説

みなさんは会社の業績をどのように管理していますか。年間の目標を定めたものの最終的に確認するのは年度末となり、目標が形骸化しているケースはないでしょうか。

しかし、企業を継続して成長させていくためには、目標に対して継続して改善をしていくことが重要です。

本記事では、企業が継続して業績を管理していく予実管理の必要性やポイントを解説します。

予実管理とは?

予実管理とは、企業が利用した予算と実績の管理を行うことを指します。この予算・実績とは、企業全体の場合や部署単位、製造部門などの部門単位での管理をすることもあります。

企業全体で管理する場合も部署単位など小さい単位で管理する場合も、予算と実績を適切に把握することは重要です。

企業が予実管理を行う理由は、現状の業績を定量的に把握すること。さらに状況に合わせて、予算と実績を柔軟に対応していき方針を変更していくためです。

企業が予算に対して実績を把握することで、現状の達成率や達成できていない要因、課題などの原因分析が可能となります。

しかし、年度末に目標と実績を比較するだけでは期間が長く、原因分析・実績を調整するための対応方針の変更にも時間がかかります。

予実管理を行う場合は、週単位や月単位など短い期間で予算と実績の突合せをすることが理想でしょう。

企業が予実管理をすることで、達成率の把握や原因分析・対応方針の検討を実施し、柔軟に経営方針を見直すことが可能です。

予実管理の手順

予実管理を手順に沿って行うことで、事業を進めていく上で将来の予測情報を修正することも可能になります。

企業が予実管理を行うための手順は、次の5つが挙げられます。

1.最終目標を設定する

毎年企業ごとに売り上げなどの目標を設定していますが、予実管理でもまず目標を設定することから始まります。

経理部門であれば目標とするのは営業利益になるので、営業利益の最終目標を設定します。他にも企業が成長していく上で重要な経営戦略におけるKPI(重要業績評価指標)KGI(重要目標達成指標)の設定も行い、予実管理と沿う設定を目標にしましょう。

2.週次・月次など管理したい粒度での目標を設定する

次に最終目標から逆算して管理したい粒度(週次・月次)で目標を設定します。目標を決めるにあたって、繁忙期や閑散期などによって業績が変わることもあります。

その場合、1年間を12分割するのではなく、過去の実績を参考にして決めるようにしましょう。しかし、過去の実績がない場合は、繁忙期と閑散期の予実管理を行うことが難しいため日次週次で予実管理を進めていくことをおすすめします。

3.最終目標を達成するために必要な項目に関しても目標を設定する

予実管理を行うための最終目標を設定した後は、他の必要な項目に関しても目標を設定しましょう。

例えば営業利益を管理したいのであれば、売上、売上原価(仕入原価、製造原価)、販売管理費などの項目に関しても決めていきましょう。詳細の項目について目標を設定することで、細かい粒度での予実管理ができます。

4.周囲の部署と話し合う

目標に関して必要な管理項目を整理できたら、関連部署と実現可否を相談しましょう。

その際は、実現可能な案であるか専門家を介入させたり、予実管理をしたことがある人を交えたりすることをおすすめします。

5.管理粒度で実績を集計し、差分の原因分析を行う

4までできたら、いよいよ実際に管理するフェーズになります。実績を決めたタイミングで収集し、目標との差異を明確にしましょう。

差異が大きい場合には、なぜ差が発生しているのか原因分析を行います。そして、必要であれば目標を修正する、原因に対して対応策を実施するなどの改善をしていきましょう。

予実管理で苦労する点

予算管理を実施しようとすると、意外と労力がかかることが分かります。

以下のような点で運営が捗らないことがあるので、事前に確認しておきましょう。

最新のバージョンや更新履歴が分からなくなってしまう

予算管理では、予算や実績など継続的に修正・改善をしていかなければなりません。

様々な部署がデータを更新してしまうと、最新のファイルや更新した箇所が不明瞭になる可能性があります。そのため、変更履歴や変更する人を絞り運営するなどの対策が必要です。

集計時に漏れが発生する

Excelなどのファイルを用いて予算管理を行うと、業務部門の担当者はテンプレートを変更して予算や実績を提出することがあります。

また、経理部の担当者は多くの部署から実績が提出され、それらを取りまとめなければならず、集計作業が煩雑となり、集計ミスや漏れが発生する場合があります。

このようなヒューマンエラーを起こす要因箇所は、自動化ツールを導入して管理しましょう。

反映するのに時間がかかる

各部署から実績が提出されるため、反映するのに時間がかかってしまいます。

そのため、予算と実績の差の分析まで対応が追いつけず、結局予算管理が形骸化してしまうこともあります。

予実管理をカンタンにしてくれるデータコレクト

予実管理はExcelなどでも実施できますが、情報反映の難しさやバージョン管理などの問題が発生し、予算管理で苦労することもあるでしょう。

これらの問題を解決し、効率的な予算管理を行えるサービスとして「データコレクト」をおすすめします。

データコレクトとはサイボウズが提供している業務管理アプリ「kintone」と連動し、実績の収集や計算、Excelに似た形式でデータ管理ができるサービスです。

kintoneでは販売実績や仕入実績以外にも、勤怠管理や在庫実績など多様なアプリを提供しています。

そのため、必要なアプリを利用することで予実管理だけでなく、在庫管理や勤怠管理などもできる便利なサービスです。

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データコレクトでできること①:Excelと同じ感覚でデータ収集・計算が可能

データコレクトはExcelと同じような感覚で、複数のデータを照合し集計を行うことができます。

また、データを閲覧するときもExcelと同様にフィルター条件などを設定し、対象となるデータのみを抽出して確認することが可能です。

さらにデータコレクトでは、kintone内の他アプリとの連携ができます。連携することで他アプリのフィールド・実績情報も利用でき、様々なデータの一元管理が容易に行えます。

また、更新履歴を管理する機能もあるため、誰が更新したかなどの情報が分かり、最新のバージョンが分からなくなる苦労からも解放されるでしょう。さらに、データの一元管理ができることで、担当者が変わってもスムーズに対応できます。

データコレクトでできること②:スケジュール設定により予実管理の定期実行が可能

データコレクトは複数のkintoneアプリと連動して集計できるため、適切にロジックや関数を設定することで、自動的に予算管理の実績が集計できます。

活用方法として、まず売上管理アプリで売上や製造原価、仕入原価などの実績を各部署に入力してもらいます。経理部の担当者はデータコレクトのスケジュール設定機能を利用し、定期実行できるように設定するだけで、定期的に実績の取得ができ、予実管理アプリへの反映ができます。

この機能により、予算管理を迅速かつ効率的に実施できるだけでなく、経理部の担当者は他の業務や実績の分析業務に注力でき、企業のコスト削減にも寄与します。

データコレクトでできること③:予実管理のリアルタイム実行で現在の状況が分かる

データコレクトでは、スケジュール管理での実績反映以外にも、リアルタイム実行もできます。

また、アプリケーション(kintone)の実行状況を外部サービス(データコレクト)に伝える仕組みであるWebhookを利用することで、kintoneでの更新情報を検知し、データコレクト側で実績反映ができます。

この機能により、データコレクトでは常に最新の実績を確認でき、経営方針や改善策の早期立案に寄与します。Excelのみでの管理だと提出した情報のとりまとめや実績の反映など、どうしても時間がかかります。

リアルタイムで予実を確認できるのはデータコレクトならではと言えるでしょう。

実際に、kintoneとデータコレクトで予実管理を行う方法は、以下の記事で解説しています。

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まとめ

データコレクトは、Excelの便利な機能である関数やフィルターなどを保持しています。

さらに追加の機能として、kintoneの複数アプリと連携して自動で実績を集計する機能や、スケジュール機能、リアルタイム実行の機能を備えています。

Excelと比較して、より効率的かつ迅速に予実管理が実施でき、企業の経営戦略の立案や実績の改善策の早期立案に寄与するでしょう。データコレクトは現在30日間無料で利用ができるため、検討している方はこの機会に無料お試しを利用しましょう。

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