kintoneと連携できるメールワイズとは？できることや連携方法、費用などを解説

メールワイズは単体でも豊富に機能を搭載していますが、kintoneとの連携でさらに多くの機能を利用できるようになります。メール管理の効率化や情報共有の強化、顧客対応の質向上などを目指す場合は、kintoneとメールワイズの連携を検討しましょう。

本記事では、メールワイズの機能やkintoneとの連携により使えるようになる機能、メリット、料金などについて詳しく解説します。

メールワイズとは

▲出典：メールワイズ

メールワイズは、企業のメール管理を効率化し、チーム間のコミュニケーションを強化するためのツールです。メールワイズはkintoneと連携することでさらに多くの機能を利用できるようになります。

メールワイズのコース

メールワイズには、スタンダードコースとプレミアムコースの2つのコースがあります。

スタンダードコースは登録可能なメールアドレスが10個以下のため、少人数のチームに適しています。

一方、プレミアムコースは11個以上のメールアドレスを登録可能で、メールアドレスごとにアプリケーションやアクセス権を設定可能。そのため、カスタマーサポート部門のような大量のメール対応を行うチームや、メール対応の品質向上、効率化を目指す企業におすすめです。

メールワイズの費用

メールワイズは、スタンダードコース、プレミアムコースのいずれも、初期費用やバージョンアップ費用はかかりません。価格は以下の表の通りです。

年額契約にすると、契約時に1年分を払う形となります。そのため、業務に繁忙期と閑散期があり、ユーザー数を増減させたいという場合は、月額料金での契約とすることがおすすめです。

メールワイズの機能

メールワイズ単体で使える機能と、kintoneと連携することで使える機能があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

メールワイズ単体で使える機能

kintoneとの連携で使える機能

メールワイズを利用するメリット

メールワイズ単体での利用、およびkintoneと連携することによって得られるメリットについて詳しく見ていきましょう。

効率的なメール管理

メールワイズを利用することで、メールの送受信を一元的に管理できます。たとえば、営業部門で多数の問い合わせメールを処理する際、個別のメールアプリケーションを使うことなく一元管理が可能です。メールの確認漏れや対応漏れを防ぎ、業務の効率化が図れます。

また、ステータス機能により各メールの担当者や処理状況を簡単に把握できるため、チーム全体のメール管理がスムーズに行えます。

チーム間の情報共有とコラボレーションの強化

コメント機能や対応履歴機能を活用することで、チームメンバー間での情報共有が容易になります。たとえば、営業チームが顧客訪問の履歴や電話対応の記録を共有することで、次のアクションを迅速に決定でき、顧客対応の質を向上させられます。

また、フォルダ機能を使ってメールをプロジェクトごとに整理することで、関連情報にすぐにアクセスできるようになり、より効率的なプロジェクト管理が可能になるでしょう。

テンプレート機能による効率的なメール作成

kintoneと連携することで、メールワイズの機能をさらに強化できます。たとえば、顧客管理アプリから直接メールを送信したり、テンプレートを使って効率的にメールを作成することで、業務の流れに合わせた柔軟な対応が可能です。

これにより、業務プロセス全体の効率化が実現し、結果として業務全体のパフォーマンスが向上します。

メールワイズを利用するデメリット

便利なメールワイズですが、デメリットもあります。注意が必要な2点を見ていきましょう。

メール共有オプションとの併用ができない

kintoneには、メールアドレスをチームで共有することによりメールのやり取りを一元管理できる「メール共有オプション」という機能があります。

しかし、同じドメインでメール共有オプションとメールワイズを併用することはできません。また、試用期間を含めメールワイズの利用終了から30日以内はメール共有オプションの利用ができません。

添付ファイルにパスワードを設定できない

メールワイズを通して送信するメールは、添付ファイルにパスワードを設定できません。

添付ファイルにパスワードを設定したい場合は、メールワイズに登録していないメールアドレスから送信するか、kintone連携サービスである「kMailer」を利用しましょう。

kintoneとメールワイズがおすすめの企業

メールワイズおよびkintoneとの連携は、次のような企業に適しています。

効率的なメール管理が求められる

限られたリソースで効率的に業務を遂行することが求められる企業におすすめです。メールワイズは、メールの送受信やステータス管理、対応履歴の一元管理が可能です。したがって、メールの見落としや対応漏れを防ぎ、業務の効率化を実現できます。

10人の営業チームが日々100件以上の問い合わせメールを処理するケースを例に挙げます。この場合はメールワイズを使うことで、誰がどのメールに対応したのかを一目で把握でき、スムーズな業務進行が可能です。

IT部門が小規模

IT部門が小規模な企業では、システムの運用／管理が負担となることがあります。メールワイズは簡単な設定で運用を開始できるため、専門的な知識がなくても導入／運用が容易です。

またkintoneとの連携により、顧客管理やプロジェクト管理といった、他の業務システムとの統合もスムーズに行えます。

メールワイズの料金

メールワイズを利用するには、kintoneのプラグインが利用できるコースへの加入が必要です。さらに、別途メールワイズの利用料金がかかります。

なお、月額サービスは2024年11月利用料金から、年額サービスは2024年10月発注分から料金が変わるため、改訂前と改訂後の両方の料金を紹介します。

【kintoneの料金コース】

※表示価格はすべて税別価格です。

【メールワイズの料金コース】

※表示価格はすべて税別価格です。

メールワイズの利用方法

メールワイズとkintoneを連携するためには、以下の流れで設定する必要があります。

1. cybozu.com共通管理にアクセス
2. ログインURLとセキュリティ設定
3. 組織の追加
4. ユーザーの追加
5. 組織メンバーの設定
6. cybozu.com共通管理者の設定
7. メールサーバーとメールアカウントの設定
8. メールワイズのシステム設定画面にアクセス
9. 使用するユーザーやアプリケーションの設定
10. ユーザーに利用開始を通知

上記のように、kintoneとメールワイズ、メールアプリの3つで設定が必要です。kintoneとメールワイズの連携を決めた場合は、Cybozuの公式マニュアル「試用または購入直後にシステム管理者が行うこと」にしたがって設定しましょう。

メールワイズ以外のメール送信連携サービス

kintoneのデータと連携してメールを送信できるサービスには、ほかに「kMailer」があります。

kMailerは、請求書などの書類をkintoneのデータと連携させて送信ができ、また視覚的効果の高いHTMLメールの送信が可能です。さらにメールを配信した結果の分析ができ、今後のメールマーケティングの改善につなげることができます。

kMailer、さらにメールワイズとkMailerはどのような違いがあるかは、次の記事をご覧ください。

関連記事：【kintoneと連携】メールワイズとkMailerを徹底比較！

まとめ：メールワイズとの連携でkintoneの利便性を高めよう

多機能なメールワイズは、単体でも十分な機能を備えていますが、kintoneとの連携により効果が高まります。とくに個別送信や一斉送信、メール履歴の表示、テンプレートの活用といった機能は、業務の効率化と精度の向上に大いに役立つでしょう。

トヨクモでは、メール送信業務の効率化と自動化を実現するkintone連携サービス「kMailer（ケイメーラー）」を提供しているので、メールワイズの導入時にはこちらもあわせて検討してください。