マスタを使ってkintoneを整理整頓！「ルックアップ」と「関連レコード」で情報を引用する方法
kintone内の情報の連携はうまくいっていますか。簡単にアプリ構築ができるからこそ、同じようなアプリがたくさんできてしまったり、基本的な情報を毎回手入力させるようになっていて手間が多かったり…そんな事例をよく耳にします。
今回はそのようなkintone内の情報を整理し、二度手間が起こらないようにするために、マスタを活用する方法を紹介していきます。
マスタを整えたあと、「マスタの変更をほかのアプリにも反映したい」「複数アプリの情報をまとめて集計したい」と感じている方は、kintone連携サービス「DataCollect（データコレクト）」を活用できます。
DataCollectでは、マスタアプリなど別アプリの情報を参照してフィールドへ反映したり、複数アプリを横断して集計したりできます。30日間の無料お試しで、実際のkintone環境に合わせて試せます。
目次
kintoneにおける「マスタ」とは
一般的に「マスタ」や「マスター」と呼ばれていますが、すべての参照元となるデータのことを指しています。日本語でいうところの「原本」や「元データ」と考えるとわかりやすいでしょう。
kintoneでは、「ルックアップ」や「関連レコード一覧」といった機能を使うと、他のアプリからデータを引用できます。しかし、それぞれが異なるアプリから同じようなデータを参照していると、どの情報が最新で正しいのかわからなくなり、混乱のもとになります。
そこで、共通して使うことの多いデータ（顧客リスト、製品リスト、社員名簿など）は、「マスタアプリ」として作成しておくのがおすすめです。
こうすることで、最新の情報が必要な時に「このマスタアプリを見れば正しい情報がある」という共通認識を持てるようになり、データの信頼性を保つことができます。
kintoneのマスタアプリを作成するメリット
kintoneのマスタアプリを作成することのメリットを挙げていきます。
アプリの数が減りkintoneが整理される
アプリの作成ルールを決めておらず、同じような情報を含んだアプリが乱立してしまったという経験がある方も多いはず。
そうなると、必要な情報や入力したい情報があった時に、どのアプリを参照したらいいのか判断に時間がかかったり、アプリを複数開いて行き来しながら作業したり、無駄な労力がかかってしまいます。マスタアプリを作れば、全員が必要な情報が一つに集まり、アプリの数も減ってkintone全体が整理されます。
「ルックアップ」「関連レコード一覧」を使う際に便利
同じ情報を何度も手入力していると、工数もかかりミスも増えてしまいます。その際に便利なのが「ルックアップ」と「関連レコード一覧」の機能。
ルックアップは、別のアプリから情報を参照し、データをコピーする機能です。たとえば「発注管理アプリ」に、今日発注をかけた製品を登録しようとする時、「製品名」「単価」などの基本的に変わらない情報は、「製品マスタ」からルックアップで取得すると便利です。
該当の製品番号を入力して、「取得」ボタンを押せば、自動で「製品名」と「単価」の情報を入力することもできます。手入力した「個数」と共に自動計算され、「小計」にも数字が入ります。
ちなみに製品番号は覚えていなくても、取得ボタンを押せば任意の情報から検索が可能です。
関連記事：【kintoneルックアップ】基本の設定から自動取得の方法まで！
関連レコード一覧は、条件に一致した複数のレコード情報を一覧で表示させる機能です。たとえば、「発注先リスト」のアプリにおいて、該当の発注先に発注をかけた履歴のデータを、先ほどの「発注管理アプリ」から探し出し、一覧で表示できます。
「発注先リスト」を確認していて、「この発注先に最近いつ発注したっけ？」と思った時に、「発注管理アプリ」を開いて検索をかけて・・という手間が省けます。関連レコードには、左端にファイルマークがついており、該当のレコードにワンクリックで飛べるようになっています。
関連記事：kintoneの関連レコード一覧とは？自動集計などさらに便利な使い方5選
マスタアプリの作り方
マスタアプリの作成手順を見ていきましょう。
作成方法を決める
kintoneのアプリにはテンプレートが多く存在しているので、その中から「マスタ」で検索すると出てくる、下記のようなアプリテンプレートが活用できます。
また、「マスタ」という名称にはなっていませんが、下記のようなアプリテンプレートもマスタとして運用することができるでしょう。
テンプレートを自社向けに編集しても良いですし、似たようなものが見つからない場合には一から作ったり、既存のExcelのテンプレートなどがあればそれを取り込んで作成したりしても良いでしょう。
マスタに必要な情報を項目設定する
必要な項目を設定していきましょう。基本的には「参照元」の情報になるので、手入力の項目を設定することになります。
マスタアプリを作成している際に陥りやすい失敗例として、逆にマスタアプリに情報を集めすぎてしまうということがあります。
たとえば、社員名簿のマスタアプリで、1社員につき1レコードを割り当てるとして、その中にその社員の個人情報、連絡先、営業実績、社内活動……などいろいろな情報を盛り込んでいくと非常に長いレコードになります。
必要な情報を見つけるのにかえって時間がかかってしまうということにもなりかねません。また、各情報に対する権限の振り分けも難しくなります。
マスタに含める情報は頻繁に引用する、基本的に変わらない情報に留め、営業実績は「営業管理アプリ」に、社内活動は「社内活動アプリ」に記録するなど、活動の種類ごとにアプリを分けましょう。
アプリが増えすぎても管理が難しくなってしまうので、全体的なバランスを見ることと、情報に重複がないかを定期的に見直すことが必要です。
また、取引先や協力会社など社外の人からマスタに必要な情報を集める場合、紙やWordで集めた回答をkintoneへ転記しなくても済む、効率的な方法もあります。
FormBridge（フォームブリッジ）なら、kintoneライセンスがないユーザーも回答できるWebフォームを作成でき、フォームで入力された内容をkintoneへ直接保存できるため、外部から情報を受け付ける窓口として利用できます。
▼マスタ作成例
実際に別アプリでマスタから情報を引用する
マスタができたら、先ほど紹介したルックアップや関連レコードの機能を使って、別アプリで情報を引用できるよう設計しましょう。手入力するのは新しい情報のみで、既存の情報はすべてマスタやその他のアプリから引っ張ってこられるのが理想の状態です。
注意点として、マスタの情報を更新した場合、kintoneの標準機能ではルックアップ先の情報は自動で更新されません。そのため、ルックアップした情報を最新にするためには、編集画面で再度「取得」ボタンを押す必要があります。
ルックアップした情報をもとに帳票を作成したり、取引先に連絡を取ったりする場合は、最新情報がないか更新をしてみてから行うのが良いでしょう。マスタの変更が頻繁に発生し、そのたびに複数レコードで「取得」し直すのが負担になっている場合は、DataCollectを使った更新方法も検討できます。
DataCollectでは、XLOOKUPなどの関数を使い、マスタアプリの値を別アプリのフィールドへ引用できます。
さらに、時間を指定した更新や、kintoneのレコード操作をきっかけにした自動実行にも対応しています。時間指定での自動実行はスタンダードコース以上、レコードの追加や編集などをきっかけとしたリアルタイム自動実行はプレミアムコース以上で利用可能です。
なお、DataCollectからkintoneのルックアップフィールド自体へ直接値をセットするわけではありません。ルックアップのコピー先とは別に、DataCollectで取得した値を保存するフィールドを用意して設定します。
関連記事：【kintoneルックアップ】基本の設定から自動取得の方法まで！
kintoneの標準機能でできないことは「DataCollect」で解決
kintone標準機能のルックアップでは、マスタ側の情報を変更しても、すでに取得済みのルックアップ先レコードへ変更内容が自動反映されるわけではありません。また、複数のkintoneアプリをまたいだ情報の引用や集計を、運用に合わせて自動化したいケースもあります。
こうした場合に活用できるのが、kintone連携サービス「DataCollect（データコレクト）」です。DataCollectでは、複数のkintoneアプリを横断してデータを参照・集計し、結果をkintoneのフィールドへ反映できます。
集計にはSUMやIF、XLOOKUPなどの関数を利用でき、関数や式を設定する際はAIによる入力支援も利用できます。複雑な式を一から考える負担を減らしながら、kintoneのマスタや複数アプリを使ったデータ連携を設計できます。
ワインセラーや日本酒セラーを販売するさくら製作所株式会社では、kintoneの別アプリからの情報を集約・集計する際にDataCollectを活用しています。
kintone単体では、複数のアプリにまたがる集計が困難でした。とくに、販売店ごとに納品先や単価が異なる場合、別のアプリからデータを引用するのに手間がかかっていました。
そこでDataCollectを導入し、販売店ごとに異なる納品先や単価の情報をマスタアプリから引用する運用を始めました。受注台数や売上金額の集計にもDataCollectを活用しています。マスタを参照元として持ちながら、別アプリで必要なデータを利用する実例として参考になります。
事例記事：社内の基幹システムをkintone x トヨクモ全製品で構築、業務改善と顧客満足度の向上を同時に実現した
マスタの活用をさらに広げるには
マスタを作成して情報を一元化できても、運用が広がると「ほかのアプリへ最新情報を反映したい」「社外の人から情報を集めたい」「社外の人にもマスタ情報を見せたい」といった課題が出てきます。
このような場合は、目的に合わせてkintone連携サービスを使い分けると、マスタを中心とした情報連携の範囲を広げられます。
| 課題 | 利用するサービス | できること |
| マスタの情報をほかのアプリで参照・集計したい | DataCollect | 複数のkintoneアプリを横断して情報を参照・集計し、結果を別アプリへ反映する |
| 社外の人やkintoneを利用していない人から情報を受け付けたい | FormBridge | Webフォームから入力された情報をkintoneへ登録する |
| マスタに保存した情報を社外の人にも見せたい | kViewer | kintone内の情報を外部向けWebページとして公開する |
DataCollectは、マスタを「参照元」として複数アプリで使い続けたい場合に向いています。たとえば社員マスタの所属情報を日報アプリへ引用したり、商品マスタを参照しながら売上情報を集計したりする運用が可能です。
FormBridgeは、社外の人やkintoneを利用していない人から情報を集めたい場合に利用できます。公開したWebフォームへの回答がkintoneへ保存されるため、メールやExcelで受け取った内容を担当者が転記する運用を減らせます。
kViewerは、kintoneのライセンスを持っていない人にも、kintone内の情報を見せたい場合に利用できます。たとえば商品マスタの一部をカタログとして取引先へ公開するなど、kintoneへログインさせずに必要な情報を共有したいケースに向いています。
また、kViewerではレコード詳細画面のデザインをAIに作成してもらう機能も利用できます。公開する情報を用途に合わせて見やすく整えたい場合にも活用できます。
なお、FormBridgeとkViewerはそれぞれユーザー管理機能でアクセス制限をかけることが可能です。協力会社や顧客など、限られた関係者だけに情報入力の依頼や情報共有を行いたい場合にも安心です。
関連記事：【FormBridge×kViewer】ルックアップ・編集機能 虎の巻！
共有のマスタを作って他アプリではそこから情報を引用しよう！
マスタを整えた後、ルックアップ先の自動更新や、kintoneライセンスを持たない人からの入力・情報共有まで効率化したい場合は、DataCollect・FormBridge・kViewerの無料お試しをご活用ください。
→ トヨクモのkintone連携サービスを30日間無料で試す
今回はkintoneで便利なマスタアプリを作成するメリットと作成方法について紹介しました。kintoneの使用開始時から作成して運用していけると良いですが、すでに情報が乱立してしまったという状況でも遅くはありません。
情報を整理し、運用するまで手数がかかるかもしれませんが、その後の業務効率はそれを上回るくらいスムーズになることでしょう。
ルックアップと関連レコード一覧機能を合わせて活用して、マスタアプリの真価を発揮しましょう。必要な情報を何度も入力したり、別アプリを開いて検索をかけたりといったことがなくなり、一目で確認ができるようになります。
kintone連携サービス「DataCollect」は何度でも、30日間の無料お試しを利用できます。
kintoneのアプリ間の集計を効率化したい方は、ぜひお試しください。
とくに、マスタの変更内容をほかのアプリでも利用したい場合や、複数アプリをまたいだ引用・集計を手作業で行っている場合は、DataCollectを実際のkintone環境で試してみると、自社の運用に合うか確認しやすくなります。
無料お試しでは全コースの機能を30日間利用でき、期間終了後に自動で課金されることはありません。
集計から、業務システムまで。
"ビジネスに役立つデータ"を
かんたんに作れる
