kintoneのレコード編集のやり方｜非ライセンスユーザーが編集する方法も紹介
kintoneを利用している際に「ライセンスユーザー以外でもレコード編集ができたら便利なのに……」と感じたことがある方は多いのではないでしょうか。
今回は、社内や取引先だけでなく、一般ユーザーもレコードが編集できるようになる仕組みを紹介します。kintoneライセンスがなくてもレコード編集ができるようになれば、もし間違ってフォームを送信してしまっても、送信者自身が簡単に修正できるようになります。
フォームブリッジやkViewerの機能について知りたい方や、実際にどのようなシーンで役立つのか把握したい人はぜひ参考にしてみてください。
目次
kintoneの基本機能を使ったレコード編集
kintoneのフォームから送信されたデータを1つにまとめたページのことを「レコード」と呼びます。レコードには1件ずつに番号が割り振られており、自動的に若い番号から順に設定される仕組みです。
1レコードとは1件の情報のことで、kintoneのアプリ内にはフォームと同じ数のレコードがあることになります。作成されたレコードの内容を手動で変更したい場合に役立つのが「レコードの編集機能」です。
基本機能を使ったレコード編集のやり方
基本機能でレコード編集を行う場合、「レコードの詳細から編集」「レコードの一覧から編集」「ファイルから一括編集」といった方法があります。
レコードの詳細や一覧から編集する場合は、該当するレコードをクリックし編集ボタンを押し、編集して保存という流れです。
ファイルから一括編集とは、既存のExcelファイルやCSVファイルを用いて、kintoneに登録済みのデータを一括で編集することを指します。Excelの利用が中心の業務環境で、kintoneへ移行する場合は、この方法が便利です。
基本機能のレコード編集ではできないこと
kintoneの基本機能では、kintoneのライセンスを持っていないユーザーはレコード編集ができません。
企業の中には、コスト削減のためkintoneのライセンス数を必要最小限のみ、取得する場合があるでしょう。こうしたケースだと、社内や協力会社のライセンスのないユーザーは、データ入力や更新ができなくなってしまいます。
非ライセンスユーザーがレコード編集をするには、kintone連携サービスを利用することで可能となります。
連携サービスを活用したkintoneのレコード編集
非ライセンスユーザーがkintoneのレコード編集をするための連携サービスとして、「FormBridge(フォームブリッジ)」と「kViewer」があります。それらを取り上げます。
使用するkintone連携サービス
FormBridgeは、Webフォームを作成できる連携サービスです。フォームからの回答は、kintoneアプリ内で管理できます。
一方、kViewerはkintone内のレコードの情報やグラフなどを外部に公開できる連携サービスです。
これら2つを利用することで、非ライセンスユーザーもレコード編集ができるようになります。
連携サービスを活用したレコード編集のやり方
非ライセンスユーザーにもレコード編集してもらうためには、kintoneアプリ、FormBridge、kViewerを連携させましょう。
そして、kViewerでkintoneアプリ内の編集したいレコードを表示させます。そして、kViewerの編集ボタンを押すと、フォームブリッジで編集が可能となります。
連携サービスを活用したレコード編集の活用場面
実際にどのようなシーンでレコードの編集が役立つのか、2つの活用例をみてきましょう。
活用例①：セミナー申し込み
FormBridgeとkViewerの2つを連携することで、使いやすいセミナーの申し込みページが作成可能です。
まずは、FormBridgeで申し込みフォームを作成します。フォームの項目は自由に設定できるので、例えばセミナーの参加希望日・参加人数・交通手段など、主催側が事前に確認しておきたい内容を入れておきます。
一般的なメールフォーム機能の場合、送信後に内容を変更したい場合は個別にメール連絡をしたり、問い合わせをしたりしなければなりません。しかし、FormBridgeとkViewerがあれば、送信後でも指定の「Myページ」から自分（送信者側）で情報を更新できます。
セミナーの申し込み者にとっては変更手続きが簡単で、主催側にとっても都度、最新情報をデータ化できるため非常に便利です。
活用例②：外注先とのやり取り
トヨクモのさまざまなサービスを利用することで、外注先とのやり取りもスムーズに行えます。「自社のブログ記事作成を外注ライターに執筆してもらう」場合を例にあげて、便利なシステムを紹介します。
| 利用アプリ・作成するシステム | 使用者 | 作業の流れ |
| kintoneアプリ | 発注者 | 外注管理アプリに依頼記事リストを登録 |
| kViewerのリストビュー | ライター | 記事一覧のリストビューにアクセスする |
| フォームブリッジ仮編集用のフォーム | ライター | 仮編集フォームから執筆登録する（フォーム送信） |
| kViewerのMyページビュー | ライター | Googleドキュメントで作成した記事をMyページビューに添付する |
| フォームブリッジMyページ編集用フォーム | ライター | Myページ編集用フォームから執筆完了したことを知らせる |
| kMailerの自動送信メール | 発注者 | kMailerの自動返信機能で、記事を確認したことをライターに通知できる |
項目が多いように感じるかもしれませんが、構築時に一度設定してしまえばずっと同じ形式で利用可能です。チャットやメールで何度もやり取りをしたり、原稿が複数のフォルダに散らばってしまったりすることも防げるため、管理の手間が軽減できます。
＞関連記事：外注ライターとやりとりできるシステムをkintoneと連携サービスで作成してみた
レコードが編集できれば業務効率化に繋がる
フォームブリッジとkViewerを組み合わせて利用することで、自由にレコードの編集ができるようになります。レコードへのアクセスURLは個別に発行できるため、権限を付与された人だけが修正したい箇所をピンポイントで変更できます。
セミナーの申し込みや物販の予約フォームなど、さまざまなシーンで利用できるでしょう。
kintoneを最大限に活用したいと考えている方は、トヨクモのkintone連携サービスの併用がおすすめです。悩み事を解決できるさまざまなサービスを用意しているので、自社に合う内容を知りたい方はお気軽にお問い合わせください。
