【テンプレ無料配布】kintoneで製品の新機能・バージョンアップ情報を共有する方法を解説!

kintone運用担当者の中には「製品のアップデート情報を社内共有したい」「リリース予定日やファイルも合わせて管理したい」とお悩みの方もいると思います。

そこで本記事では、kintone連携サービスを提供するトヨクモで実際に利用している新機能・バージョンアップ内容共有アプリをご紹介します。

記事の後半では新機能・バージョンアップ内容共有アプリを用いて解決するお悩み事や具体的な活用方法などについても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。

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製品のバージョンアップ情報を共有するメリット

製品の新機能・バージョンアップ情報を社内共有することで、会社全体で業務を円滑に進められるようになります。

製品のバージョンアップ情報は仕事に必要な知識であり、営業やカスタマーサポートをはじめとして、いずれの部署でも把握しておくべき内容です。

情報共有によって会社全体で自社製品についての知識を常に最新のものに更新しておけば、部署間での連携の取りやすさや問題が生じた際の解決スピードも上がることでしょう。

逆に、バージョンアップ情報が共有されていないと、顧客から質問が来た際に誤った情報を伝えてしまったり、他部署へ確認を挟んで時間がかかったりと弊害が生じます。

また、特定の人しか知らない状況が続いていると業務が属人化してしまい、スペシャリスト的な立ち位置の社員が退職した際に業務を継続できなくなる可能性もあります。

会社全体の業務を円滑に進めるためにも、製品の新機能・バージョンアップ情報を社内共有する仕組みは整えておきましょう。

製品のバージョンアップ情報を共有する際の問題点

製品の新機能・バージョンアップ情報を共有することで、社内メンバー全体で最新の製品情報をいち早く把握し、業務を効率的に進めることができます。

しかしながら、製品情報の共有には、共有に適したツールや社員に負担をかけない運用方法が求められるため、場合によっては難しいと感じるかもしれません。

ここでは、製品の新機能・バージョンアップ情報を共有する際に直面しがちな2つの問題点について解説していきます。

共有する仕組みが整えられない

製品のバージョンアップ情報を社内に共有するには、情報共有に適したツールや仕組み作りが必要になります。

製品のバージョンアップ情報を文字情報だけで伝えるのは難しいため、添付ファイルや関連リンク、リリース予定日などを同時に管理・共有できるシステムが理想的です。

しかし、製品バージョンアップ情報の社内共有のためだけに新規でツールを導入したり、システム開発を依頼したりするのはコスト的に厳しいケースが多いと思います。

仕組みを整えたいけどコスト的に難しい、そこまで労力をかけられないなどの理由から、共有する仕組みを整えられず断念するのは、ありがちな問題点と言えるでしょう。

共有しても社員に気付かれない

製品の新機能・バージョンアップ情報を共有しても社員に気付かれないというケースは珍しくありません。

考えられる理由はさまざまですが、よくあるのは通知設定が原因となっているパターンです。

「通知が来なくて気付けない」、「余計な通知が多すぎて確認しなくなった」など、通知設定1つが仇となって気付いてもらえなくなる可能性は大いにあります。

製品の新機能・バージョンアップ情報を共有する際は、通知設定の頻度や対象にも気をつけるようにしましょう。

製品のバージョンアップ情報を共有するならkintoneがおすすめ

製品の新機能・バージョンアップ情報を共有するならkintoneの利用がおすすめです。

kintoneで製品バージョンアップ情報を共有するメリットは主に以下の3点が挙げられます。

  • 必要な情報を1画面にまとめて管理できる
  • 製品やカテゴリーごとに分けて登録できる
  • 通知の対象や内容を細かく設定できる

実際に、弊社トヨクモでもkintoneを利用して新機能・バージョンアップ情報を共有しています。

トヨクモで新機能・バージョンアップ情報の共有に利用しているアプリの構成や特徴などについては、次項から詳しく解説していくので、ぜひご参照ください。

【テンプレ配布】kintoneで製品バージョンアップ情報を共有する方法

ここからは、実際にトヨクモが使用している新機能・バージョンアップ内容共有アプリをご紹介します。

新機能・バージョンアップ内容共有アプリは、以下のような取り組みをしたい方におすすめです。

  • kintone上でバージョンアップ情報の共有を完結させたい
  • 文字だけでなく、日付やファイルなども合わせて管理したい
  • 通知が送られる対象を細かく設定したい

kintoneアプリテンプレートは、以下よりダウンロード可能です。

それでは、新機能・バージョンアップ内容共有アプリの中身について解説していきます。

新機能・バージョンアップ内容共有アプリ

※アプリテンプレートはこちらからダウンロードできます。

アプリテンプレートをkintoneに読み込む手順は、以下の記事をご参照ください。

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新機能・バージョンアップ内容共有アプリは、製品の新機能・バージョンアップに関わる情報を1つのレコードにまとめて社内共有に使用するアプリです。

レコード一覧画面では、新機能・バージョンアップの概要に加えて、対応状況やリリース予定日、製品名を横並びで確認できるようにしています。

製品ごとに分けてレコード一覧を表示したり、特定のキーワードをアプリ内検索して関連するレコードだけを確認したりと検索性にも優れています。

レコード詳細画面を開くと、レコードのバージョンアップに関連する情報を1画面でまとめて確認できるよう、さまざまなフィールドを設けています。

アップデートの詳細が記載されている関連リンクや添付ファイル、さらには連絡が必要な顧客情報など、直接業務に結び付くフィールドがあるのもポイントです。

新機能・バージョンアップ内容共有アプリを使ってできることは、主に以下の4点です。

  • バージョンアップに関連する内容をまとめて管理
  • 影響度に応じて通知設定を変更
  • 関連リンクから詳細記載があるページに飛ばす
  • リリース完了までのタスクをステータスで管理

基本は、製品の新機能・バージョンアップ内容の管理および共有に使用できるアプリです。

影響度に応じた通知を設定可能で、トヨクモではCSチームだけの通知やCSチーム+パートナーセールスに行く通知など、必要性に応じた通知が行くように工夫しています。

通知を受け取ったメンバーはクリック1つだけの簡単作業でアップデート内容を確認できるので、自らレコードを探しに行く手間と時間もかかりません。

また、社内共有までのフローをステータスで管理したり、ヘルプ・操作ガイドの変更が必要か否かの項目を設けたりすることでCSチームのタスク管理にも役立っています。

なお、トヨクモではあくまで社内共有に利用していますが、kintone連携サービス『kViewer』を使用して外部にアップデート情報の公開ページを作成することも可能です。

社外での製品バージョンアップ共有にご興味ある方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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他社のkintone活用事例を知りたい方は、2024年7月3日〜5日に開催される年に一度のビッグイベント「トヨクモ kintone フェス」への参加がおすすめです。

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トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。

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