kintone（キントーン）を利用する上で、「マスターアプリの一部にテーブルを利用しているものの、ルックアップでコピーできない」と不便さを感じたことはありませんか。
kintoneの標準機能では、ルックアップ機能でテーブル内のフィールドからはデータを取得することができません。しかし、プラグインや外部サービス連携を活用すれば、自動で取得・更新ができるようになります。
本記事では、ルックアップ機能の基本や活用例、ルックアップでテーブルを自動取得・更新する方法、便利な外部サービスを活用した事例などについて紹介します。
kintoneのルックアップ機能とは
kintoneのルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照し、データを取得（コピー）できる機能のことです。
たとえば、顧客情報を何度も手入力するのは手間に感じるでしょう。情報の入力に時間がかかったり、担当者によって書き方にばらつきが出てしまったりすることもあります。
別アプリで顧客情報や商品情報などを管理していれば、データをコピーして情報を入力できます。
関連情報をまとめてコピーできるため、入力がよりスピーディーになり、業務効率化や生産性向上につながるでしょう。また、手入力による抜け漏れや入力ミスをなくし、入力名を統一することができます。
kintoneのルックアップの活用例
kintoneのルックアップを「注文管理アプリ」と「商品管理アプリ」で導入した場合の活用例を見ていきましょう。
商品名や単価などをすべて注文管理アプリに手作業で入力する場合、商品情報の入力に手間がかかったり、商品名の書き方にバラつきが出てしまうことがあります。
そこで、あらかじめ商品管理アプリに商品名や単価などを登録しておき、ルックアップでコピーして登録することで、入力をよりスピーディーにできます。
▲画像出典：kintone 便利に使おうガイドブック Vol.4
このように、ルックアップを設定することで、他のアプリから必要なデータをコピーして取得できるようになるのがメリットです。ルックアップによって、データの二重入力の手間を省き、入力ミスの防止にもつながります。
ルックアップで取得した情報には、ルックアップ元のアプリのリンクが自動でつくようになっているので、ルックアップ元のアプリに1クリックでアクセスできます。
kintoneのルックアップの設定方法
kintoneでルックアップを設定する方法は以下のとおりです。
- 画面左側のパーツ一覧から「ルックアップ」を選択して右側にドラッグ
- ルックアップフィールドを配置
- ルックアップフィールドの設定を開く
- フィールド名を設定
- 関連付けるアプリを選択
- 「コピー元のフィールド」を選択
- 「ほかのフィールドのコピー」を選択
- 「コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド」を選択
- ソートの初期設定を選択・保存
- アプリの公開または更新
kintoneのルックアップでテーブルを自動取得する方法
kintoneのルックアップ機能で参照できるのは一つの情報だけではありません。ルックアップフィールドにある「ほかのフィールドのコピー」で取得したい情報を選択すると、簡単にデータを自動取得できます。
しかし、kintoneの標準機能では、ルックアップでコピーする項目にテーブルデータを指定できません。
別のアプリに登録されたテーブルデータをルックアップで自動取得したい場合は、プラグイン・連携サービスを活用することで解決できます。
ここでは、kintoneのルックアップでテーブルを自動取得するためのプラグイン・連携サービスを紹介します。
- トヨクモのDataCollectを利用する
- サブテーブルルックアッププラグインを活用する
- ルックアップ自動取得プラグインを活用する
それぞれ順に見ていきましょう。
トヨクモのDataCollectを利用する
DataCollectは、kintoneに登録されたデータを、アプリをまたいで収集・計算・加工できるkintone連携サービスです。
DataCollectには「テーブル展開」という機能があり、テーブルのデータをフィールド式の入力元の値として利用することができます。
テーブル展開の設定を行うことで、テーブルの1行内のフィールドに、テーブル外のフィールドを合わせて1レコードとして扱います。
たとえば以下のように、kintoneアプリ上では1レコードのものは、DataCollect上では3件の扱いになるということです。
▲画像出典：テーブル展開とは｜kintone連携サービス 操作ガイド
DataCollectの詳しい設定方法は、「テーブル展開を設定する」を確認してください。
DataCollectを利用することで、関数を利用した計算やアプリ間の集計を可能にし、kintoneが苦手な予実管理や在庫引き当てを実現できます。
kintone内の複数アプリ間で情報の収集・計算・加工ができるため、さまざまなアプリに散らばっている情報を一元管理することが可能です。まずは、30日間の無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
サブテーブルルックアッププラグインを活用する
テーブルデータをルックアップするには、合同会社ぱんだ商会が提供するルックアップ内サブテーブルコピープラグインを利用することもおすすめです。
対象のルックアップフィールドを選択し、ルックアップ元のアプリ内にあるテーブルから、ルックアップ先のテーブルにデータを自動取得させることができます。
なお、ルックアップしたテーブルのデータを更新するには、ルックアップ元アプリの情報をテーブルで更新し、再度ルックアップによる取得を行う必要があります。
この場合、条件分岐処理プラグインを利用すれば、ルックアップ元の情報が更新された際に、ルックアップ先のテーブルデータも自動更新されるように設定可能です。
ルックアップ自動取得プラグインを活用する
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「ルックアップ自動取得プラグイン」を導入することで、テーブル内のデータを自動取得できます。
ルックアップ項目を設定・編集する際は、取得ボタンのクリックが不要となり、スムーズにデータを登録・更新することが可能です。
プラグインを導入後、ルックアップフィールドを利用しているアプリに設定し、対象のルックアップフィールド名を選択するだけで設定できます。
kintoneのルックアップにDataCollectを活用した事例
ここからは、kintoneのルックアップ機能にDataCollectを活用した事例を紹介します。
さくら製作所株式会社
さくら製作所株式会社様では、kintoneとトヨクモのkintone連携サービス全製品を活用し、社内の基幹システムを構築しました。
導入前はアナログだった電話対応を、問い合わせから業者依頼まで自動化を実現できるように。Webフォームから問い合わせ、自動返信メール機能、kintoneへの自動登録、修理業者へ見積書の共有を、kintone×トヨクモ製品で実現しました。
別アプリからの情報を集約・集計する際は、DataCollectを活用することで、受注業務の単価や納品先を自動取得したり、受注台数の集計も可能に。
商品を納品する際は、DataCollectで納品先の情報をマスタアプリから引用し、売上金額などを集計することがスムーズにできるようになったようです。
kintone連携サービス活用事例 さくら製作所株式会社 様 : 社内の基幹システムをkintone x トヨクモ全製品…
株式会社Aoie
株式会社Aoie様では、kintoneとDataCollectを活用した営業分析によって、契約数が2.3倍にまで伸長しました。
導入前は登録された日報を一つひとつ確認していたものの、一日単位で見ると全体を通してのイメージが掴みにくい状況にありました。そこで、Datacolletを活用してリアルタイムに数字を集計することで、必要なタイミングで対策を打てるようになりました。
また、以前までは顧客管理アプリと審査アプリの情報を確認するために二度手間がかかっており、社内ではkintoneをやめたいと声が上がるほどでした。
DataCollectによってそれぞれにリンクを表示して直接行き来できるようになったことで、社員のストレスが低減し、無駄な手間を省くことに成功したようです。
kintone連携サービス活用事例 株式会社Aoie様 : データコレクトを活用しリアルタイムに営業施策を立案、2.3倍…
株式会社ミエデン
株式会社ミエデン様では、kintoneとトヨクモ製品を活用して業務改善に取り組み、年間6,000時間の削減に成功しました。
当初から営業部門の予実管理や在庫管理といった業務アプリの展開を検討しており、アプリ間の情報集計に役立つDataCollectを導入することに。
従来紙の台帳で管理していた切手や収入印紙の在庫状況を管理したり、顧客に配布するノベルティに関する在庫管理に用いられております。
在庫情報が記録されているアプリと切手などの入出庫を記録するアプリの数字を集計することによって、正確な在庫管理を実現しています。
kintone連携サービス活用事例 株式会社ミエデン様 : 会社の文化を変える力を持つkintone＋トヨクモで成し遂げ…
まとめ
kintoneのルックアップ機能は、kintoneの他アプリから必要なデータをコピーして取得する際に便利です。プラグインを活用すれば、ルックアップの利便性をより高められるでしょう。
kintoneを導入してデータを管理する際は、トヨクモのkintone連携サービス「DataCollect」を活用すれば、データ管理の業務を自動化・効率化できます。
kintoneを契約中またはご利用を検討している方は、ぜひDataCollectを含む「Toyokumo kintoneApp」を併用してはいかがでしょうか。
kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」を併用すれば、kintoneの利便性や業務の生産性をより向上させることができます。契約数は1万件を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、無料30日間お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
