kintoneで表計算はできる?役立つ連携サービスや事例も紹介

kintone(キントーン)は業務に役立つアプリを作れるクラウドサービスです。kintoneには、Excelのような表計算ができる便利な機能が備わっています。

「kintoneで表計算はスムーズにできる?」「すでにkintoneを利用しているものの、表計算が使いこなせていない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、表計算ソフトとして使えるkintoneの特徴や、kintoneにおける表計算の使い方、便利なプラグインと活用事例などを解説します。

表計算ソフトより手軽で柔軟な「kintone」とは?

kintoneは、サイボウズ社が提供する業務アプリを構築できるクラウドサービスです。

kintoneでは、IF関数やROUND関数を利用できるため、複数項目の合計値を算出したり、他フィールドの入力値に応じて計算したりと、表計算ソフトのように数値を扱えます。

関数を組み合わせれば、より複雑な計算処理も可能になり、ニーズに合わせて柔軟なアプリを構築できます。また、表計算ソフトを使った業務もスムーズにkintoneへ移行しやすいと言えるでしょう。

脱Excelを検討している方や、散在しているデータを一元管理したいとお考えの方は、kintoneで表計算やデータ集計を行うことがおすすめです。

kintoneの表計算の基本的な使い方

ここからは、kintoneにおける表計算の基本的な使い方について紹介します。

計算フィールドの設定方法

アプリで計算を設定するには、「計算」フィールド、または「文字列(1行)」フィールドで計算式を設定します。

たとえば、単価フィールド×数値フィールドを入力して金額を計算したいときは、「単価*数量」の計算式を以下の流れで設定します。

  1. 「単価」「数量」フィールドを設定する
  2. 「小計」フィールドを配置する
  3. アプリを更新する
  4. 計算結果を確認する

なお、より詳細な設定方法については「kintone便利に使おうガイドブックvol.02 計算」をチェックしてみてください。

テーブルを使った計算方法

テーブル内に計算フィールドを配置して、行ごとに計算を行ったり、テーブル内のフィールドの合計値を算出したりできます。テーブルの行数は自由に増減が可能です。

たとえば、店舗の受注管理アプリにおいて、商品の種類やサイズごとの受注数を記入し、それぞれの単価と数量を入力して計算することができます。

商品ごとに単価が違う場合(例:サイズがS,M,Lとある場合)と、数量が異なる場合は、「単価a*数量a」となり、以下のように設定します。

  1. テーブルを設定する
  2. 「サイズ」フィールドを設定する
  3. 「単価」「数量」フィールドを設定する
  4. 「小計」フィールドを設定する
  5. アプリを更新する
  6. 計算結果を確認する

kintoneで使用できる基本的な関数・演算子

kintoneでは、おもに以下のような関数を使用できます。

関数 内容
SUM フィールド内の数値の足し算を行う関数
IF 指定した条件の真偽によって異なる値を表示する関数
AND 計算式で設定した条件がすべて真のときは真を返し、そうでなければ偽を返す関数
OR 計算式で設定した条件のいずれかが真のときは真を返し、すべての条件式が偽のときは偽を返す関数
NOT 計算式で設定した条件が偽のときは真を返し、条件式が真のときは偽を返す関数
YEN 指定した桁数で計算結果を四捨五入し、3桁ごとの桁区切りの「¥(円)」の形式で表示する関数
ROUND 指定した桁数で数値を四捨五入する関数
ROUNDUP 指定した桁数で数値を切り上げる関数
ROUNDDOWN 指定した桁数で数値を切り捨てる関数
DATE_FORMAT 日時の形式やタイムゾーンを変更する関数
CONTAINS 指定したフィールドの中で、指定した文字列と完全に一致するものがあれば真を返し、そうでない場合は偽を返す関数

※参照:kintone便利に使おうガイドブックvol.02 計算

Excelと同じ感覚で表計算を行えるので、これまでExcelを使ってデータ処理を行っていたという場合でも、違和感なく移行しやすいでしょう。

kintoneの表計算に役立つDataCollectとは?

kintoneの基本機能では、単体のアプリごとしかデータを集計できません。複数アプリからデータを集計するには、kintoneのプラグインを導入する必要があります。

トヨクモが提供する「DataCollect」は、関数を利用した計算やアプリ間のデータ集計を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるプラグインです。

DataCollectを活用することで、kintoneの複数アプリ間で情報の収集・計算・加工が行えるため、「データの登録はkintone、計算はExcel」といった課題を解消できます。

DataCollectの機能や特徴について見ていきましょう。

Excelと同じ感覚で情報を一元管理できる

DataCollectは、Excelの関数や数式と同じ手順で設定が行えるサービスです。IFやSUM、COUNTなど、Excelでお馴染みの関数も使用できます。

複数のアプリや、複数のフィールドを対象に設定できるため、さまざまなアプリに散在する情報を一元管理したい場合に適しています。

また、情報を参照する際は、全データではなく、条件を設定した上で参照可能なので、情報を検索・集計する際の効率化にもつながるでしょう。

定期実行のスケジュールを設定できる

DataCollectでは、定期実行のスケジュール設定が行えます。

たとえば、「毎日○時に実行する」「毎週○曜日に実行する」「毎月○日に実行する」といったように、柔軟な設定が可能です。

毎日データをまとめたり、週末にデータを自動集計したり、月末に請求書データを生成したりといったシーンで役立ちます。

定期的にkintone内の情報を収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新漏れを防げることがメリットです。

集計をリアルタイムに実行できる

DataCollectはリアルタイムに集計を実行可能です。1レコードのみ実行したり、レコード一覧で全件に対して実行したりすることができます。

また、Webhookなどと連携させれば、kintoneアプリの操作をきっかけに自動実行されるという設定も可能です。

毎日○時になれば最新の集計をチェックできるといった状態ではなく、いつでも最新の集計が確認できるようになります。

kintone×DataCollectの表計算の活用事例

ここからは、kintoneとDataCollectを使った表計算の活用事例を紹介します。

株式会社ISS山崎機械

株式会社ISS山崎機械では、製造業のアナログ業務をkintone×トヨクモ製品で改善し、シームレスに使える業務システムを構築しました。

kintoneの標準機能であるルックアップでは対応しきれない集計には「DataCollect」を活用し、より細かなデータ集計・活用を実現しています。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくwebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

また、kintoneアプリを導入するにあたって、アカウントを持たない人と情報を共有する際は、「FormBridge」と「kViewer」を利用することに。

PCを持っていない社員には引き続き紙での提示を行う必要があったため、「PrintCreator」を導入し、自社に合ったフォーマットで印刷できるようにしました。

また、万が一に備えてマスタ系の情報をバックアップするべく、「kBackup」を導入し、導入後にデータが消えるという事態を未然に防いでいるとのことです。

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尼崎市役所

尼崎市役所では、kintoneとトヨクモ製品を活用し、職員3,000人の健康診断予約システムを1日で構築することで、庁内のDX化を推進しています。

以前までExcelで管理していた健康診断の予約申請の運用では、職員から以下のような問い合わせが絶えなかったようです。

  • 自分が予約した日時を忘れていた
  • Excelで上手く登録できない
  • 予約枠が埋まっているのか分かりづらい

そこで、DataCollectを活用し、受診枠の残数を自動集計し、予約者がリアルタイムに情報を確認できるようなシステムを構築したそうです。

また、各種申請業務やイベント申請などはFormBridgeやkViewerを活用して予約を受け付けたり、DataCollectと連携して自動集計を行ったりするような仕組みにしています。

kintone連携サービス活用事例 尼崎市役所 様 : 職員約3,000人の健康診断予約システムを1日で構築、庁内のDX…

株式会社ウィルオブ・ワーク

株式会社ウィルオブ・ワークでは、kintoneとToyokumo kintoneApp認証を活用し、セキュリティの向上と情報の可視化を実現しました。

kintoneを導入する中で、アプリ間の集計に手間がかかっていたため、Excelのように関数を使って管理できるトヨクモのDataCollectを導入することに。

これまでは複数のアプリで円滑に情報共有を行うには、それぞれのID番号を連携させる必要がありました。

以前までは集計ミスも発生していましたが、DataCollectで情報を1ヶ所に集計し、スムーズに集計できるようになったことでミスも一切なくなったそうです。

kintone連携サービス活用事例 株式会社ウィルオブ・ワーク 様 : Toyokumo kintoneApp認証でセキ…

kintoneの表計算を便利にするならToyokumo kintoneApp

kintoneの表計算をもっと便利に使いたいとお考えの方は、kintoneおよびトヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくwebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。

 


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能