kintoneとスプレッドシートを連携する方法は？メリットや活用シーンも解説
『kintone（キントーン）』とGoogleスプレッドシートを併用して、顧客の一覧や案件などのデータを管理している方もいるのではないでしょうか。
しかし、kintoneとGoogleスプレッドシートを別々に管理していると、同じ内容を何度も入力する手間が増えたり、ファイル管理が煩雑になったりというデメリットが生まれます。
そこで今回の記事では、kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する方法や連携するメリット、連携時の注意点について解説します。
目次
kintoneとGooogleスプレッドシートを連携する方法
Gooogleスプレッドシートとは、ダウンロードやインストールを必要とせず、インターネットを介して使用する表計算アプリです。
さまざまなデバイスから簡単にデータの作成や閲覧・編集ができます。社内外を問わず共有しやすく、リアルタイムで共同編集できるという点が特徴です。
kintoneとGoogleスプレッドシートを連携させるには、いくつかの方法があります。
GASを使用する
GAS（Google App Script）とは、Google SheetsやDocs、Gmailなど、Google Workspace の各サービスを自動化・操作するための、JavaScriptベースのプログラミング言語です。
kintoneのAPIはJavaScriptに対応しているため、GASを使ってデータの送受信を自動化できます。
GoogleアカウントとJavaScriptに関する知識があれば、特別な開発環境がなくても無料で利用できます。
GoogleスプレッドシートでGASを実行する方法には、「図形を作成してスクリプトを埋め込む」「Googleスプレッドシートのメニューにオリジナルのメニューを追加する」という2つの方法があります。
CSVファイルを取り込む
CSV（comma separated values）ファイルとは、値や項目をカンマ（,）で区切って書いたテキストファイルデータを指します。直訳すると、「カンマで値を分ける」です。
CSVファイルは余計な情報がない分、データ容量は少なめです。
テキストファイルデータであるため、さまざまなソフトで開けます。
例：住所,氏名,生年月日,電話番号
- kintoneのインポート機能でCSVファイルを読み込む方法
kintoneアプリストアの、「あたらしくアプリをつくる」から「CSVを読み込んで作成」を選択し、「作成を開始する」をクリックします。
そのあとチェック項目が表示されるため、表示項目を確認してから次に進みます。
アップロードが終わるとプレビューが表示されるため、データが問題なく反映されていればアプリの作成を開始しましょう。
Googleスプレッドシート出力プラグインを利用する
『Googleスプレッドシート出力プラグイン』をインストールすれば、kintone内のデータをワンクリックで自動出力することが可能です。CSVダウンロードや手動インポートが不要なので、作業の負担を大幅に軽減できます。
kintone上でデータの追加・編集・削除などをすると、瞬時にGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の情報を共有できる点がメリットです。また、指定したフィールド値に応じて、シートを複数に分けて出力することも可能なので、グルーピングや集計用途など、業務に応じた柔軟な活用ができます。
導入コストと年間利用料はかかりますが、専門的な知識がなくても簡単に利用できるのが特徴です。
DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートを読み込む
『DBHUB for kintone & Googleスプレッドシート』は、kintoneとGoogleスプレッドシートのデータを双方向で自動同期できるサービスです。
このサービスを導入することで、Googleスプレッドシートとkintoneの双方が、常に最新の情報をリアルタイムで反映・取得できます。また、ノーコードで直感的に設定できるため、専門的なプログラミングスキルがなくても高度なデータ連携や業務自動化の仕組みを構築することが可能です。
ただし、初期費用はかかりませんが、月額利用料が発生します。
APIを使用する
API（Application Programming Interface）とは、アプリケーション同士を連携させる接点になるもののことです。
現在、APIは多くのWebサービスやアプリに組み込まれています。たとえば「グルメサイトや賃貸サイトで地図アプリと連携して店舗・物件の場所を表示する」「宅配の配送状況がメッセージアプリで届く」というように、私たちの生活でも活用されています。
kintoneでも、APIの利用による外部サービスとの連携が可能です。連携できる外部サービスには、GoogleスプレッドシートのほかにもWebフォーム作成ツール『FormBridge（フォームブリッジ）』や、組織・チーム向けのコミュニケーションツール『LINE WORKS』などがあります。
kintoneとスプレッドシートを連携するメリット５選
ここでは、kintoneとスプレッドシートを連携するメリットを5つ見ていきましょう。どのように業務効率が向上するのかについても解説します。
情報の一元管理が可能
kintoneとスプレッドシートを連携すると、複雑で膨大なデータを集約して一元管理できます。ツールの利用数増加や複雑化する管理体制などから生じる、販売店舗や担当者ごとの認識のズレや記入漏れを防ぎ、業務の効率化につながります。
また、kintoneにはコメントなどのコミュニケーションツールが用意されているため、リアルタイムでの意思疎通が可能です。『FormBridge』や『LINE WORKS』などの外部サービスと連携する際には、どのケースでどのツールを使って連絡をとるのかルールを決めておきましょう。
確認漏れ・ミスを削減できる
kintoneには、基本機能としてプロセス管理機能やリマインド通知機能が搭載されています。これらを活用することで、確認漏れや対応の抜け、入力ミスといったヒューマンエラーを大幅に減らすことが可能です。
Googleスプレッドシートだけで期日管理をしている場合、情報の見落としにより、業務ミスにつながるケースは少なくありません。kintoneと連携すれば、期日や対応状況を色分け表示できるので、いつまでに何を対応しなければならないかが一目で把握できます。また、自動リマインドを設定することで、担当者の確認漏れや対応遅れを未然に防ぐことも可能です。
オリジナルカスタムが可能
kintoneは、開発の知識を持つメンバーやプログラマーがいなくてもカスタマイズが可能です。
100以上用意されているサンプルアプリから業務に合ったものを探すか、画面からパーツを選んで配置するだけで作成が可能です。使い勝手を考えながら作成して、便利なツールにしましょう。ただし、アプリの仕組みを理解せずに作成すると、逆に作業が増えて煩雑になることがあるため、事前に設計を行った上でアプリを作ることをおすすめします。
セキュリティが万全
kintoneには、サーバー側で情報の漏えいやサイバー攻撃に対する対策がされています。そのため、セキュリティの知識がなくても安全に利用可能です。
kintoneはさまざまなデータを複数人で共有するため、情報を守るためのセキュリティ対策はしっかりと講じられています。
認証アプリによる2段階認証などの不正アクセス対策や不正ログインを防止する対策、想定外の接続をシャットアウトする機能があります。
kintoneは、社外からでもセキュリティ性の高い接続をできる環境が整っています。
＞関連記事：kintoneの情報を守る強固なセキュリティ体制7選をご紹介
管理費用が安く済む
kintoneには「ライトコース」「スタンダードコース」「ワイドコース」の3種類のライセンスがあり、最低10ユーザーから契約可能です。
ライトコースはAPIやkintone連携サービスなどが利用できないため、外部サービスとの連携やカスタマイズをする際にはスタンダードコース以上を選びましょう。
スタンダードコースの価格は、「月額1,800円（税別）/1ユーザー」「年額21,600円（税別）/1ユーザー」です。
初期費用は無料で、30日間の無料お試し期間から始められます。また、無料お試し期間終了後に自動的に課金されることはありません。
＞関連記事：kintoneのライトコースとスタンダードコースの違いは？料金・機能・特徴など
kintoneとスプレッドシートを連携するシーン
kintoneとスプレッドシートの連携は、案件管理や社内イントラネットの代用など、さまざまなシーンで活用できます。
ここでは、おすすめのシーンを4つ紹介します。
案件管理
kintoneを利用すると、紙の書類や電子ファイルなど異なる媒体からの依頼を一元管理して可視化できます。なお、管理する項目は用途に合わせて自由に設定可能です。
たとえば、写真や図面などの共有、契約書などの書類管理、営業提案資料の共有などに利用できます。また、変更履歴が残るため、誤って上書き保存をしてしまっても元に戻せます。
社内イントラネットの代用
イントラネット（intranet）とは、直訳すると「内部のネットワーク」の意味で、企業内ネットワークを指します。
社内ネットワークのおもな用途は次のとおりです。
- グループウェア
社内の情報共有を目的としたツール - 社内wiki
Webブラウザを通じて、社内の誰でも編集可能なWebサイト - 社内SNS、ビジネスチャット
コミュニケーションを活性化させるツール
kintoneの社内イントラネットはプログラムを書かなくても利用できます。
事務作業の簡素化
kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すると、事務作業の簡略化ができます。たとえば、クレーム情報や決済、アンケート、顧客情報などの管理です。
また、「自分の担当案件」の絞り込み設定をしておくと、複数人で作業している場合であっても、自分にかかわるレコードを素早く確認できます。
シフト・報酬管理
事務作業に外部サービスを活用するとデータの取得や管理が容易になります。
kintone連携サービスの『FormBridge』はWebフォームを簡単に作成でき、回答内容をkintoneに保存することができるサービスです。
たとえば、自社の採用ページに設置するエントリーフォームの作成や、kintoneライセンスを持っていない従業員の日報提出、タイムカードの作成、シフト提出が可能になります。
なお、シフト管理には『kViewer（ケイビューワー）』の登録も必要です。
＞関連記事：【kintone（キントーン）でシフト管理】フォームブリッジ×kViewer シフトカレンダーから出勤管理ができちゃう！
外部パートナー・取引先との情報共有
kintoneとGoogleスプレッドシートの連携により、社外のパートナーや取引先との情報共有が容易になります。
Googleスプレッドシートは、リンクを共有するだけで外部との同時編集や情報の共有が可能なため、手軽に情報連携を行なう手段として有効なツールです。kintoneとの連携で、最新データを自動でスプレッドシートに反映できるようにしておけば、常にリアルタイムな情報を外部と共有できるようになります。
kintoneをマスターデータやプロセス管理の基盤として活用し、Googleスプレッドシートを進捗確認や成果のアウトプットに利用すれば、社外の関係者との役割分担を明確にしつつ、効率的な情報連携が実現できるでしょう。
Googleスプレッドシートは、ファイルやユーザー単位で「閲覧者」「編集者」などのアクセス権限を柔軟に設定できるため、情報の必要な範囲だけを公開することができ、安全性にも配慮した情報共有が行なえます。
kintoneとスプレッドシートを連携する際の注意点
kintoneとGoogleスプレッドシートの連携には多くのメリットがあります。しかし、スムーズかつ安全に連携するためには、いくつかの注意点を把握しておかなければなりません。
運用開始後のトラブルを防ぎ、効果的なデータ活用を行なうためにも、以下の4つの注意点を押さえておきましょう。
データ同期のタイミングを明確にする
kintoneとGoogleスプレッドシートの連携には、リアルタイムでの自動同期、手動同期などの方法があります。手動で同期する場合は、どの方法で同期を行なうかを事前に共有しておくことで、情報の食い違いや更新漏れなどのトラブルを防ぎ、データの信頼性も高められるでしょう。
データの整合性に気を付ける
データの整合性に気を付けることも、kintoneとGoogleスプレッドシートの連携で欠かせないポイントです。
あらかじめ、どちらを「マスターデータ」にするかを定めておくことで、同じ情報を複数箇所で入力したり、更新が競合したりするリスクを減らせます。また、データの重複登録や誤った上書きを防ぐために、編集権限を適切に管理し、変更履歴を確認できる仕組みを活用しましょう。
なお、連携時はデータの型や項目名が異なることでエラーが発生することもあるので注意が必要です。
権限設定とセキュリティ対策を徹底する
kintoneとGoogleスプレッドシートには、アクセス権限を設定する機能が搭載されています。いずれのアクセス権限も適切に設定していなければ、意図しない情報共有や情報漏えいにつながるため十分な注意が必要です。
また、連携に用いるAPIキーや認証情報は機密性が高く、不正アクセスや外部流出を防ぐためにも、厳重な管理が求められます。さらに、退職者や部署異動者のアクセス権限を定期的に見直すこともセキュリティ維持には欠かせません。
さらに、kintoneでは、認証アプリを利用した2段階認証にも対応しています。これを活用することで、さらなるセキュリティの強化が図れるでしょう。
連携方法ごとの制約やコストを把握する
kintoneには、「ライトコース」「スタンダードコース」「ワイドコース」の3つがありますが、前述のとおり、ライトコースはAPI連携やkintone連携サービスが利用できません。コースを契約する際は、事前に機能制限を確認しておくことが大切です。
また、連携可能なデータ量や項目数、ファイルサイズなどの上限については、連携方法によって異なるため確認が必要です。
なお、『Googleスプレッドシート出力プラグイン』や『DBHUB for kintone & Googleスプレッドシート』のように、追加費用が発生するものもあります。利用にあたってどの程度コストがかかるのかを試算し、無理なく続けられるかどうかを検討しましょう。
kintoneへの直接データ保存はFormBridgeが便利
kintoneを利用してGoogleフォームの集計結果を管理する場合、kintoneへのインポート作業が必要です。インポートは集計結果をCSVファイルでダウンロードしたあと、データの形を整えなければなりません。その際、ヒューマンエラーが発生する可能性があります。
kintone連携サービスの『FormBridge』を使えば、kintoneとGoogleフォームの併用で生じるヒューマンエラーの発生を防げます。
FormBridgeは、30日間の無料お試しを何度でも利用可能です。ぜひお気軽にご利用ください。
kintoneとスプレッドシートを連携して業務効率化を目指そう
kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すれば、データの一元管理、リアルタイムでの正確な情報共有、入力ミスや対応漏れの防止といった多くのメリットが得られます。
「自社で導入できるか不安」という方もいるかもしれませんが、ノーコードで実現可能な連携方法もあるため、専門的な知識がなくても導入・運用が可能です。連携方法によっては一定のコストが発生する場合もあります。しかし、業務効率の向上や作業負担の軽減といった効果により、投資以上の成果が期待できるはずです。
複数の連携手段を比較検討しながら自社に最適な方法を見つけ、業務全体の生産性向上を目指しましょう。
トヨクモでは『FormBridge』をはじめ、kintoneをより効果的に使える便利なサービスを提供しています。オンライン相談会も実施しているので、まずはお気軽にお問い合わせください。
