kintoneとRPAの連携で何ができる？事前準備やツールの選び方を解説

業務の効率化を進める際、「定型作業の多さ」や「手作業によるミス」に課題を感じていませんか？

kintoneとRPAツールを連携させれば、データ入力や承認フローの自動化が可能になり、作業負担を軽減できます。しかし、適切な準備をせずに導入すると思うような効果が得られないことも。

本記事では、kintoneとRPAツールを連携して実現できることや、連携前に必要な準備について解説します。kintoneとRPAツールを連携することで、提携業務を効率化し、手作業によるミスを削減できます。自社に最適なRPAツールを選定し、より生産性の高い仕組みを目指しましょう。

kintoneとRPAツールの連携でできること3選

kintoneとRPAツールを組み合わせることで、さまざまな業務を効率化できます。特に、以下の3つの業務を効率化可能です。

①データ入力の自動化

RPAツールを活用すると、Excelなどの外部データから必要な情報を抽出し、kintoneに自動入力できます。

手作業のデータ入力は時間がかかり、ミスが発生しやすい業務です。RPAツールを活用すれば、作業時間を短縮できるだけでなく、入力ミスのリスクも減らせます。

また、定期的に更新が必要なデータも自動で取得し、kintoneに反映できます。データ管理の負担を減らし、業務全体の効率化が可能です。

②書類作成の自動化

kintoneに登録されたデータをもとに、RPAツールが見積書や請求書などの書類を自動作成します。

作成した書類はPDF化し、指定のフォルダに保存できます。メールでの送付も自動化可能です。

たとえば、営業担当者がkintoneに登録した商談情報をもとに、自動で見積書を作成し、送信する仕組みを構築したいといった場合に役立ちます。

担当者の作業負担が減り、書類作成時のヒューマンエラーも防止できます。

③ワークフロー自動化

kintoneのワークフロー機能とRPAツールを組み合わせれば、申請から承認、通知までの一連のプロセスを自動化できます。

たとえば、申請フォームに入力された内容をもとに、RPAツールが自動で承認フローを進行します。承認が完了すると、担当者に自動で通知するため、承認結果をすぐに確認可能です。

RPAツールと連携する前にすべきこと

RPAツールとの連携を成功させるには、導入前の準備が不可欠です。事前に準備して、RPAツールが安定して動作する環境を整えましょう。

kintoneを活用したアナログ業務のデジタル化

RPAツールとの連携を成功させるためには、アナログ業務のデジタル化が必要です。

複雑化・属人化したアナログ業務を整理し、kintoneでデータを一元管理できるようにします。データが整理されることで、RPAツールとのスムーズな連携が可能になります。

また、使いやすい入力フォームを整備し、正確なデータが自動的にRPAツールに渡せるようにすることも重要です。

フォーマットの統一

RPAツールは、あらかじめ設定されたルールに基づいて動作します。そのため、入力データのフォーマットを統一することが重要です。

kintoneを活用すれば、あらかじめ設定した項目に沿ってデータを登録できるため、フォーマットの統一を容易に行えます。

担当者ごとに入力方法が異なっていても、kintoneを経由することでフォーマットが整ったデータをRPAに渡せます。その結果、業務の自動化がスムーズに進み、エラーリスクを軽減できます。

kintoneと連携できるRPAツールの選び方

kintoneとRPAを連携させることで、業務の自動化をスムーズに進められます。以下3つのポイントを参考に、自社の業務に適したRPAツールを選びましょう。

• サポートや学習環境が充実しているか
• 導入や運用が簡単か
• 無料トライアル期間があるか

サポートや学習環境が充実しているか

RPAツールを導入しても、使いこなせなければ十分な効果を発揮できません。サポート体制や学習環境が整っているかを事前に確認しましょう。

具体的には、オンラインマニュアルや動画チュートリアルの有無、ユーザーコミュニティの活発さなどがポイントです。問い合わせ対応のスピードや、日本語サポートの有無も重要な判断材料です。

サポートや学習環境が整っていれば、トラブルが発生した際も素早く解決でき、スムーズに運用できます。

導入や運用が簡単か

専門知識がなくても運用できるツールを選ぶことは、導入後の負担を軽減するために重要です。直感的に操作できるツールなら、技術的なサポートが少なくても、担当者が自立して運用しやすくなります。

さらに、導入後に柔軟な設定や変更ができるかどうかも確認しましょう。担当者が簡単に設定や変更ができるかどうかは、ツールの長期的な運用効率に影響します。

無料トライアル期間があるか

無料トライアル期間があれば、実際に操作性や機能が自社の業務に適しているかを確認できます。特に、トライアル期間中にkintoneとスムーズに連携可能かを試すことが重要です。

たとえば、データの転記や自動入力などの設定を実際に試すことで、導入後の運用イメージを具体的に描けます。無料トライアルを活用し、導入後のミスマッチを防ぎましょう。

kintoneと連携できるRPA3選

数あるRPAツールの中から、kintoneとの相性が良く、業務自動化に役立つものを3つ紹介します。それぞれの特徴を比較し、自社の業務に最適なRPAを選びましょう。

Coopel

参照元：Coopel｜株式会社Coopel

Coopelは、ノーコードで簡単に業務を自動化できるRPAツールです。

直感的な操作性が特徴で、kintoneとの連携機能を標準搭載しています。主な機能として、データの取得・入力の自動化、ファイルのアップロード・ダウンロードの自動処理などがあり、日常的な事務作業の効率化に役立ちます。

UiPath Platform

参照元：UiPath Platform｜UiPath

UiPath Platformは、世界的に高いシェアを誇るRPAツールで、高度な自動化を実現できるのが特徴です。大規模な業務プロセスの自動化に適しています。

AIを活用したOCR機能や豊富なテンプレートが用意されており、文書処理や承認フローの自動化にも対応可能です。無償のCommunity Editionが提供されているため、小規模な環境で試すこともできます。

AUTORO

参照元：AUTORO｜オートロ株式会社

AUTOROは、クラウド型のRPAツールで、kintoneとのスムーズな連携を強みとしています。クラウド上で動作するため、専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、手軽に導入できるのがポイントです。

ノーコードでの設定が可能で、kintoneのデータ更新や他システムとのデータ連携を自動化できます。また、定額制の料金プランが用意されており、コストを抑えて利用できる点も魅力です。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

関連記事：kintone連携「フォームブリッジ」とは？できること・使い方

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

関連記事：kMailerとは？メールワイズとの違い・使い方

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

関連記事：プリントクリエイターとは？できること・使い方

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

関連記事：データコレクトとは？できること・使い方

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

関連記事：kBackupとは？できること・使い方

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万3千契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。