kintoneでプロジェクト管理を効率化する方法｜工数管理プラグインと成功事例5選

プロジェクト管理を紙媒体のアナログ方式やExcelなどで行っていると、以下のような不便を感じることはありませんか？

• 「最新のデータがどれか分からない」
• 「更新ミスが発生する」
• 「情報共有に時間がかかる」

従来のような方法でプロジェクトを管理していると、属人化やファイルの散在によるトラブルもあとを絶ちません。

kintoneを活用すれば、クラウド上でデータを一元管理し、リアルタイムでチームと共有できるため、どこにいてもリアルタイムの最新情報にアクセスできる環境を整えられます。

プロジェクト管理におすすめのツール「kintone」を最大限活用し、業務をスムーズに進め成果を最大化したい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

脱アナログ！プロジェクト管理にkintoneを活用すると業務効率がアップ

これまでのようなアナログなプロジェクト管理やExcelによる運用は、一見シンプルですが、データの更新漏れ、共有の手間、属人化など多くの課題を抱えています。

とくにチームでの情報共有が欠かせないプロジェクト管理において、非効率な管理方法は下記のような疑問を生んでしまい、業務をスムーズに進める上で大きなリスクです。

• 「最新のデータはどこにあるの？」
• 「このデータ誰が更新した？」
• 「プロジェクトの進捗具合は？」

kintoneを活用しプロジェクト管理すれば、クラウド上で情報を一元管理し、リアルタイムでチームと情報共有できるため、業務の透明性と効率が格段に向上します。

kintoneを活用したプロジェクトの管理は、業務を円滑に進め成果を出すために不可欠と言えるでしょう。

なおkintoneができることについて、以下の記事にまとめているので参考にしてください。

関連記事：kintone（キントーン）にできること9選｜できないことも解説

kintoneを活用したプロジェクト管理のメリット

kintoneを活用したプロジェクト管理のメリットは、以下のとおりです。

• ノーコードで自由にカスタマイズできる
• 情報を一元管理できる
• 他のツールと連携できる
• スマホ・タブレットでも使える
• セキュリティや権限管理が強い

メリットだけでなく、デメリットや向き不向きも知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

関連記事：kintoneのレビュー・口コミ｜メリット・デメリットや向き不向きも紹介

ノーコードで自由にカスタマイズできる

kintoneは、ノーコードで簡単にカスタマイズできるため、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に最適なプロジェクト管理ツールを構築できます。

プロジェクトごとのタスク管理や進捗状況の可視化、担当者ごとの業務整理など、必要な機能をドラッグ＆ドロップで簡単に追加できる点が魅力です。

業務の変化に応じて、柔軟に修正したり拡張したりできる点も大きなメリットで、kintoneを活用すれば、業務の効率化と生産性向上を実現し、プロジェクトの進行をスムーズに管理できるでしょう。

情報を一元管理できる

kintoneを活用することで、プロジェクトに関する情報を一元管理でき、Excelやメールを使った煩雑な管理から解放されます。

Excelやメールなど従来の方法では、複数のファイルやメールスレッドに情報が分散し、最新情報の確認やデータの整合性を保つのが困難でした。

「あのデータどこいったっけ」「どこまで情報共有してただろう」と、確認作業に無駄な時間がかかったり、共有の抜け漏れが発生したりと業務効率が悪くなりがちです。

kintoneでは、プロジェクトごとにデータを統一し、メンバー全員がリアルタイムで情報を共有可能です。タスクの進捗状況や関連資料、担当者のコメントなども一括管理でき、スムーズなコミュニケーションが実現できます。

他のツールと連携できる

kintoneは、Google WorkspaceやSlackなどの外部ツールと連携できるため、既存の業務フローを維持しつつ、効率的なプロジェクト管理が可能です。

たとえば、Googleカレンダーと連携すれば、プロジェクトのスケジュール管理をスムーズに行えます。Slackと連携して、タスクの更新情報をリアルタイムで通知し、チーム内のコミュニケーションを強化することもできます。

さらに、kintoneのAPIを利用すれば、独自のシステムや社内ツールとも連携し、自社に最適な業務環境を整えられるでしょう。

スマホ・タブレットでも使える

kintoneはスマートフォンやタブレットにも対応しており、外出先やリモートワーク中でもプロジェクトの進捗管理が可能です。

専用アプリを活用すれば、タスクの追加やステータス変更、コメントのやり取りなどを手軽に行えます。メンバーがどこにいても、リアルタイムで情報を更新したり共有したりできるため、迅速な意思決定をサポートしてくれます。

外回りや現場作業が多い職種や、リモートワークを導入している企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。

セキュリティや権限管理が強い

kintoneは、強固なセキュリティ機能と柔軟な権限管理が特徴で、機密性の高いプロジェクトデータも安全に管理できます。

アクセス制限を細かく設定できるため、特定のメンバーのみに閲覧や編集を許可し、情報の漏洩リスクを軽減できるのも特徴です。ログ管理機能により、誰がいつどの情報を更新したのか確認でき、不正アクセスやデータ改ざんの防止にも役立ちます。

また、クラウド上でデータを管理するため、PCの故障や災害時のデータ消失リスクも最小限に抑えられるでしょう。

kintoneの詳しいセキュリティ体制については、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：kintoneの情報を守る強固なセキュリティ体制7選をご紹介

kintoneを活用したプロジェクト管理の手順

kintoneを活用したプロジェクト管理の手順は、以下のとおりです。

1. kintoneアプリの設定とカスタマイズ
2. プロジェクトタスクの管理と進捗のトラッキング
3. レポート作成とプロジェクト完了の評価

それぞれ詳しい内容を見ていきましょう。

1.kintoneアプリの設定とカスタマイズ

最初のステップは、プロジェクト管理に必要なアプリを設定することです。kintoneでは、プロジェクトの進行状況を管理するためのアプリを、自分のニーズに合わせて作成可能です。

まず、kintoneの「アプリ」機能を使って、タスクや進捗状況など、プロジェクト管理に必要な項目を含むフォームを作成します。さらに、チェックボックスや日付、テキストフィールドなども設定していきます。

タスクの進行に合わせて承認や確認のワークフローを設定すれば、各担当者が次に取るべきアクションを明確にできるでしょう。

2.プロジェクトタスクの管理と進捗のトラッキング

続いて、実際のプロジェクトタスクを管理し、進捗を追跡する段階に入ります。プロジェクトに必要なタスクをkintoneのアプリに入力し、担当者を割り当てていきます。

たとえば、期日や優先度を設定することで、作業の優先順位を明確にして、効率的にプロジェクトを進めていくことが可能です。

また、プラグインを活用しプロジェクト管理に役立つガントチャートやカンバンボードを導入することで、進捗状況が一目で分かるようになります。

チームメンバーが進捗を更新する際に、コメント機能を使用してフィードバックを共有するのも効果的。必要に応じてタスクの変更や調整を行いやすくなります。

3.レポート作成とプロジェクト完了の評価

最後の手順は、プロジェクトの結果をレポートにまとめ、振り返りを行う段階です。kintoneでは、アプリ内のデータをもとに自動で進捗レポートを作成できます。

プロジェクト完了後に、進捗状況やタスクの完了率などを確認できるため、結果をもとにチーム内で振り返りを行い、次回の改善点を洗い出すことが可能です。

その際、コメントやフィードバックを活用することで、より効果的な改善策を導き出せます。

成功した方法や今後の課題を、kintone内の共有スペースに記録しておけば、いつでも振り返ることができるので、次のプロジェクト管理にも活かせるでしょう。

トヨクモのkintone連携サービスの「FormBridge」「kViewer」は、外部データをkintoneに入力したりkintoneのデータを外部で共有したりして、社外との情報共有をスムーズにできるおすすめのツールです。

たとえば、顧客からの問い合わせ内容をkintoneに登録し、社内でリアルタイムに共有したり、取引先と進捗状況を安全に共有して業務を円滑に進めたりできます。

30日間の無料お試しが可能なので、ぜひご活用ください。

kintoneで使える工数管理プラグイン・連携サービス3選

kintoneで使える工数管理のプラグイン・連携サービスを3つ紹介します。

• DataCollect
• FormBridge
• kincone

DataCollect

DataCollectは、kintoneに蓄積した工数データを自動で集計し、案件別・工程別の実績を可視化できるデータ集計サービスです。標準機能のルックアップや一覧集計では難しい複雑な計算も、条件に応じたフィールド式で処理できます。

工数管理では「入力はできても集計が手作業になる」ケースが多いため、DataCollectを使うことで工数の合計や差分計算を仕組み化し、改善に使えるデータへ変換できます。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneと連携したWebフォームを作成できるサービスです。工数管理では、現場担当者や外部スタッフが入力する日報・作業報告を、kintoneライセンスなしでも収集できる点が強みです。

ドラッグ＆ドロップだけでフォームを作成でき、入力されたデータは自動的にkintoneへ保存されるため、転記作業や入力ミスを減らしながら工数データを蓄積できます。条件分岐やステップフォームなどの機能もあり、入力負担を抑えつつ必要な情報だけを効率よく集められるため、工数管理の運用定着に役立ちます。

kincone

kinconeは、勤怠打刻や勤務時間のデータをkintoneと連携できるサービスです。工数管理では、入力負担が大きいほど現場での記録が形骸化しやすくなります。kinconeを使えば、打刻データをもとに作業時間の基礎情報を整備でき、工数管理の入口をスムーズに構築できます。日報入力と組み合わせることで、より正確な工数データを蓄積しやすくなります。

kintoneを活用したプロジェクト管理の成功事例5選

最後に、以下5つのkintoneを活用したプロジェクトの成功事例を紹介します。

1. 業務の透明性と効率を大幅に改善｜ナカミ創造研究所
2. 創業以来最高売上を達成｜京屋染物店
3. 工数削減と属人化の排除を実現｜日産自動車
4. 短期間でDX化の土台構築を実現｜日清食品グループ
5. 他システムの更新費用500万円を削減｜愛媛バス

なお、kintone導入失敗の原因や対策を知りたい方は、以下の記事を合わせてご覧ください。

関連記事：kintone導入失敗の原因と対策法とは？成功事例や連携サービスも紹介

1.業務の透明性と効率を大幅に改善｜ナカミ創造研究所

「ナカミ創造研究所」は企業の成長を支援するため、業務改善や製品、サービス開発など、さまざまな分野でのアドバイスやコンサルティングを行っている会社です。

以前は、案件管理や進捗管理にExcelを使っていましたが、情報が分散することで「全体像を把握しにくい」「必要な情報を探すのに多くの時間がかかる」など、社内・社外との情報共有や社内コミュニケーションが難しくなっているのが課題でした。

kintoneを導入することで、すべての案件情報を一元化でき、リアルタイムで進捗状況を共有可能になったため、情報を探す手間が大きく削減されプロジェクトの進行がスムーズになった事例です。

とくに、日報や作業ログをkintoneで管理することにより、メンバーが自身の進捗を簡単に把握でき、全体の作業効率が大幅に改善されました。

2.創業以来最高売上を達成｜京屋染物店

「京屋染物店」は、創業100年を迎える和装染物店で、祭用品や伝統芸能衣装の製作を手掛けている企業です。

徐々に従業員が増え、複数の部署を抱えるようになった同社では、業務の進捗管理や納期管理に課題を抱えていました。

たとえば、工程の進行が見えにくく納期を過剰に見積もったことで、注文を断る場面が多く見られました。

kintoneを導入し、業務量を正確に把握できるようになったことで、無駄な余裕をなくし、納期の見積もり精度が向上。短納期の注文も対応可能となり、受注機会が増加しました。

さらに業務効率が向上し、以前は深夜まで残業していた状況が改善。現在はほとんどの従業員が17時に終業できるようになりました。

さらにタブレットを活用し、現場の従業員もリアルタイムで情報共有することで、コミュニケーションが活発に行われるようになったのもメリットです。

3.工数削減と属人化の排除を実現｜日産自動車

自動車メーカーの大手である「日産自動車」は、グローバルな調達部門の効率化を目指し、kintoneを導入しました。

kintone導入以前は、各国で調達している部品の価格情報を比較する仕組みが不十分で、情報の取得・加工がバイヤーごとに異なり、工数がかかる点が課題でした。

kintoneを活用し、部品価格や車種情報を基幹システムから取得し、タイムリーに価格を比較できるシステムを構築したのが大きな成功例です。

セキュリティにも配慮し、アクセス制限やデータ削除の仕組みを整備しました。kintoneの柔軟な対応力とコストパフォーマンスの高さが、プロジェクト成功の要因となりました。

自動車業界でのkintoneの活用事例は、以下の記事にまとめているのでご覧ください。

関連記事：自動車業界でもkintone！導入するメリット＆活用事例をご紹介

4.短期間でDX化の土台構築を実現｜日清食品グループ

カップヌードルで有名な「日清食品グループ」は、業務の生産性向上を目指し、従来の紙ベースの業務をデジタル化するためにkintoneを導入しました。

たとえば、決裁書や申請業務の承認、工場内の報告書回覧などをシステム化し、ペーパーレス化に成功しました。

具体的な取り組みとして、開発部門のExcelで行っていた商品開発のプロセス管理をkintoneに統合し、情報共有を強化。kintone上でExcelのような操作感を実現し、すばやい編集と視認性向上を実現する「krewSheet」を活用しました。

現場が懸念していた操作性の課題を解決し、スムーズな移行が実現しました。他部門でもkrewSheetの活用に驚きの声が多く、今後のさらなるkintone活用に向けた強力なツールとして期待されています。

5.他システムの更新費用500万円を削減｜愛媛バス

「愛媛バス」は、受注管理における問題を解決するため、kintoneを導入。kintone導入以前は、愛媛バスの受注管理は手書きのノートで行われており、読みにくさや記入漏れが問題になっていました。

具体的には営業担当の記憶頼りの管理が多く、アポイントの失念や旅行案件の確認ができないケースが発生し、顧客や業者からのクレームが頻発するほどです。

kintone導入直後は、社員の理解不足もあり社内での浸透に時間はかかりましたが、問題解決会議を通じて社員が情報共有の重要性を理解し、協力しやすい体制の構築を実現します。

kintoneの活用で手書きによる情報漏れが減ったことで、社員同士の情報共有がスムーズになり、クレームはほぼゼロになりました。

また、各業務で利用していた他システムの一部をkintoneにまとめたことで、今期予定していた他システムの更新費用500万円を削減できたのも大きな成果です。

よくある質問

工数管理や進捗管理は、kintone基本機能だけで十分ですか？プラグインは必要ですか？

基本的なタスク管理やステータス更新であれば、kintone基本機能だけでも運用できます。

ただし、工数集計・ガントチャート・カンバン表示など「プロジェクト管理専用の見える化」を求める場合は、プラグインや外部連携を組み合わせた方が実務ではスムーズです。運用規模が大きいほど追加機能の効果が出ます。

プロジェクト管理をkintoneに移行するとき、Excelのデータはそのまま取り込めますか？

Excelで管理しているタスク表や案件一覧はCSV形式で取り込み可能です。
まずは既存の項目（担当者・期日・進捗など）を整理し、kintoneのアプリ項目に対応させることでスムーズに移行できます。最初から完璧を目指すより、主要データから段階的に移す方法が現実的です。

現場メンバーが入力してくれない（運用が定着しない）場合はどうすればいいですか？

定着しない原因は「入力が面倒」「更新するメリットが見えない」ケースが大半です。そのため、入力項目を絞り、更新が必要なタイミングを明確にすることが重要です。

また、更新情報が自動通知される仕組みや、会議資料がkintoneから自動で作れる形にすると、現場側の利便性が上がり定着しやすくなります。

kintoneでプロジェクト管理をする場合、どんな業種・規模の会社に向いていますか？

kintoneは業種を問わず活用できますが、特に効果が出やすいのは、複数部門・複数担当者で情報共有しながら進める業務です。

たとえば、製造業の工程管理や建設業の案件進行、営業部門の提案管理、管理部門の稟議・申請業務などで導入が進んでいます。中小企業から大企業まで幅広く対応できますが、Excel管理が限界に近い企業ほど改善効果を実感しやすいでしょう。

kintoneを導入しプロジェクトを効率的に管理しよう！

プロジェクトを効率的に管理するために、kintoneの導入は効果的です。導入事例からも分かるように、情報共有の最適化や無駄な業務の削減など、kintoneの導入はさまざまなメリットをもたらします。

さらに、kintoneと合わせてトヨクモのkintone連携サービスを活用すると、よりプロジェクト管理がしやすくなるでしょう。

以下のような機能を持つサービスがあります。

すべての機能を何度も利用できる30日間の無料お試しができるため、トヨクモのkintone連携サービスに興味がある方は、お気軽にご利用ください。