【テンプレ無料配布】kintoneアプリでプレスリリースを管理する方法を解説!

kintoneを利用しているプレスリリース担当者の中には「プレスリリースの配信予定を管理したい」「原稿を共有する仕組みが欲しい」とお悩みの方もいると思います。

そこで本記事では、プレスリリースの概要に加えて、kintone連携サービスを提供するトヨクモで実際に利用しているプレスリリース期日管理アプリをご紹介します。

記事の後半ではプレスリリース期日管理アプリを用いて解決するお悩み事や具体的な活用方法などについても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。

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プレスリリースとは?

プレスリリースとは、企業や組織が自社の情報を発表する公式文書のことです。

発表する情報は、新サービスや新規事業の開始などに加えて、経営・人事などの企業情報や受賞・表彰の報告、オフィスの移転などさまざまです。

自社の公式サイトだけでなく、PR TIMESなどのプレスリリース配信サービスなどのメディアに投稿し、そこから第三者が報道・記事化することで情報が拡散していきます。

なお、プレスリリースの主なターゲットは、顧客や取引先、投資家などのステークホルダーとなります。

プレスリリースと広告の違い

プレスリリースは広告と同様に考えられがちですが、実際の役割は異なります。

プレスリリースでは、配信後、第三者であるメディアが一次情報を元に記事化し、掲載・拡散されます。

「企業→メディア→エンドユーザー」の流れで届くため、ユーザー目線では公的なニュース・報道として受け取ることができ、信用につながりやすいのが特徴です。

ただし、お金を払って掲載を依頼している訳ではないため、第三者のメディアが記事にしてくれる保証はありません。

一方、広告は、テレビやWebサイトなどのメディアの掲載枠を購入して、直接エンドユーザーに発信する手法です。

「企業→エンドユーザー」の流れでダイレクトに情報を届けるため、製品やブランド価値の訴求に適しています。

そもそもの役割が異なるため、プレスリリースを管理する際は広告とは分けて管理するようにしましょう。

プレスリリースの管理で直面する問題点

企業・組織における情報発信には欠かせないプレスリリースですが、配信だけしていて上手く管理ができていないという方も多いのではないでしょうか。

ここでは、プレスリリースを管理する際に直面する主な問題点を3つ解説いたします。

投稿スケジュールが管理できない

プレスリリースは、繊細な情報をはじめて公に発表する大事な公的文書です。何月何日の何時に公開するのか、情報公開のタイミングを管理することは極めて重要となります。

しかし、プレスリリースの投稿スケジュールの管理に適したツールはそこまで多くありません。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールやカレンダーアプリを使用すれば日付の管理はできますが、原稿や添付画像と合わせて管理するのには不向きです。

かといって、プレスリリースの管理のためだけに専用ツールを新たに導入するのは、コスト・労力的に厳しいという方も多いと思います。

プレスリリースの管理に際して、投稿スケジュールの管理方法でつまずくのはよくある問題点の1つと言えそうです。

共有する仕組みがない

プレスリリースの管理はしているものの、発表内容や投稿スケジュールを共有する方法が確立できずにお困りの方は少なくないはずです。

プレスリリースでいつ何の情報を発表するのか社内で共有できていないと、さまざまな弊害が生じます。

例えば、現時点で公開していない情報を公開済みと勘違いして話してしまったり、その逆で古い情報を案内してしまったりなど、例を挙げると切りがありません。

プレスリリースを公開した時に全社員に通知が行くシステムを作るなど、プレスリリースを共有する仕組み作りは必ず必要になります。

タスク管理が大変

プレスリリースを投稿する場合、執筆から公開までの間にいくつものタスクが発生します。

企業によって運用体制はさまざまだと思いますが、基本的なプレスリリースの投稿フローは以下の通りです。

  • 原稿を執筆
  • 上司のチェックを受ける
  • 必要に応じて修正
  • 投稿の承認を得る
  • スケジュールに合わせて投稿予約
  • 問題なく公開されたか確認

承認をもらったり、投稿予約をしたりと複数のタスクが存在し、プレスリリースごとのスケジュールに合わせて進行するため意外にもタスク管理が大変です。

承認作業や投稿日に合わせた確認作業などのタスクを管理するには、ワークフローを管理できるシステムやリマインド通知を送れるシステムが求められます。

プレスリリースの管理にはkintoneがおすすめ

プレスリリースを管理するならkintoneの利用がおすすめです。

kintoneでプレスリリースを管理するメリットは主に以下の3点が挙げられます。

  1. 投稿スケジュールをカレンダー形式で管理できる
  2. プレスリリース公開時の社内共有が簡単
  3. プロセス管理やリマインド通知でタスクをシステム的に管理可能

実際に、弊社トヨクモでもkintoneを利用してプレスリリースを管理しています。

トヨクモでプレスリリースの管理に利用しているアプリの構成や特徴などについては、次項から詳しく解説していくので、ぜひご参照ください。

【テンプレ配布】kintoneアプリでプレスリリースを管理する方法

ここからは、実際にトヨクモが使用しているプレスリリース期日管理アプリをご紹介します。

プレスリリース期日管理アプリは、以下のような取り組みをしたい方におすすめです。

  • プレスリリースの投稿日をカレンダー形式で管理したい
  • プレスリリースの内容や投稿内容を社内全体で共有したい
  • 投稿の承認やリマインド通知などでタスク管理も実現したい

kintoneアプリテンプレートは、以下よりダウンロード可能です。

それでは、プレスリリース期日管理アプリの中身について解説していきます。

プレスリリース期日管理アプリ

※アプリテンプレートはこちらからダウンロードできます。

アプリテンプレートをkintoneに読み込む手順は、以下の記事をご参照ください。

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プレスリリース期日管理アプリは、プレスリリースの投稿スケジュールや添付画像の管理に加えて、投稿の承認や内容共有などに使えるアプリです。

レコード一覧画面はカレンダー形式で表示しており、ひと目でプレスリリースの投稿スケジュールが分かるようになっています。

レコード詳細画面では、原稿と添付画像、リリースURLなどを1画面にまとめて管理しています。

トヨクモではプレスリリースの執筆にGoogleドキュメントを使用しているため、他の社員が原稿に直接コメントできるのもポイントです。

プレスリリースの原稿に対するコメントはGoogleドキュメントで行い、プレスリリースの配信に関わるチャットはレコードのコメント欄を使用しています。

プレスリリース期日管理アプリを使ってできることは、主に以下の5点です。

  • プレスリリースの投稿スケジュールをカレンダー形式で管理
  • プレスリリースの原稿、リリースURL、添付ファイルをまとめて管理
  • プレスリリースの承認〜公開完了までをステータスで管理
  • ステータスの変更に応じて社員に通知を送信(情報共有)
  • リマインド通知で担当者のタスク管理をサポート

プレスリリース期日管理アプリでは、kintoneのプロセス管理機能を使ってプレスリリースの承認申請〜公開完了までをワンストップで管理することができます。

担当者には随時通知が行き、ステータスですぐに状況を確認できるため、承認漏れなどを事前に防止できるのも魅力的です。

また、トヨクモではステータスに応じて、マーケティング本部と社員にそれぞれ別のタイミングで通知が送られるように設定しています。

具体的には、業務に関連性の高いマーケティング本部には予約完了時に、社員全体には公開完了時に通知を送るといった方法で運用中です。

さらに、抜けてしまいがちなプレスリリース公開後のステータス更新も担当者にリマインド通知を送ることで更新漏れを防止しています。

通知を送る対象部署やタイミング、リマインド通知の設定などは、アプリの設定から手軽にカスタマイズできるので、ぜひ自社の運用体制に合わせてご活用ください!

もっと活用例を知りたい方はトヨクモ kintone フェスで!

他社のkintone活用事例を知りたい方は、2024年7月3日〜5日に開催される年に一度のビッグイベント「トヨクモ kintone フェス」への参加がおすすめです。

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  • トヨクモ製品の新機能紹介
  • 業種/職種別の活用例集
  • 初心者マニュアル/設定テンプレート
  • 他社比較
  • 初心者向けのセッション
  • トヨクモユーザーとの交流の機会

トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。

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