kintoneで郵便業を効率化！メリットやおすすめの無料プラグインも紹介

郵便業において、配送の進捗状況や顧客情報を管理する上で、手間や時間がかかる人も多いのではないでしょうか。そこでおすすめなのが、サイボウズ社が提供する業務アプリクラウドサービス「kintone（キントーン）」です。

「郵便業でkintoneを導入するとどんなメリットがある？」「郵便業におけるkintoneの導入事例を知りたい」とお考えの方もいるでしょう。

本記事では、郵便業でkintoneを活用するメリットやサンプルアプリ、導入事例、おすすめのプラグインなどを解説するので、ぜひ参考にしてください。

郵便業でkintoneを活用するメリット

郵便業でkintoneを活用するメリットは以下の通りです。

• リアルタイムで郵送状況を確認できる
• 郵送準備が効率化される

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

リアルタイムで郵送状況を確認できる

kintoneを活用することで、郵便業における郵送状況をリアルタイムで確認できるというメリットがあります。

手動で郵送状況を把握する際は、発送情報や配達状況などの情報を確認するために手間がかかるでしょう。kintoneを導入することで、これらの情報を一元管理でき、スピーディーに把握できるようになります。

たとえば、発送手続きの受付や進捗管理、発送後に配達が完了しているのかなどの状況を、スマートフォンやパソコンから簡単に確認可能です。

リアルタイムで情報を把握していれば、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるため、業務効率の向上や顧客満足度の向上につながるでしょう。

郵送準備が効率化される

郵便業において、kintoneを利用することで郵送準備のプロセスが大幅に効率化できます。

kintoneでは、発送用のラベル作成や送り先住所の管理など、郵送準備に必要な情報を一元管理できるためです。

今まで手作業で行っていた住所の転記ミスやラベルの紛失といった問題を減らせるため、業務の精度が向上します。また、複数の担当者が同時に作業を進められることで、ピーク時の作業負担も軽減されるでしょう。

さらに、発送予定のリストを自動生成する機能もあり、より効率的に郵送準備を行えるようになります。kintoneを導入して郵便業務に活用することで、全体の生産性向上につながるといえるでしょう。

郵便業×kintoneでできること

郵便業でkintoneを活用することで、さまざまな業務の効率化を実現できます。

たとえば、郵便物の管理や配達状況の可視化、顧客情報の一元管理などが可能です。手作業で行っていたデータ入力や確認作業を自動化することで、ミスを減らし、作業時間を大幅に短縮できるようになります。

また、kintoneのプラグインで機能を拡張すれば、郵便物の送付状の作成・印刷までを自動化・効率化できます。

郵便業とkintoneを組み合わせれば、重要書類の送付ミスを防止したり、自動化によって作業工数を削減したりと、大幅な業務効率化を実現できるでしょう。

郵便業・運輸業に役立つサンプルアプリ

ここからは、郵便業や運輸業に役立つkintoneのサンプルアプリについて紹介します。

配送依頼

参照：配送依頼｜kintoneサンプルアプリ

配送業の管理部門および営業が、お客様ごとの配送依頼の受付や進捗を管理するアプリです。

プロセス管理機能を使用することで、自身の依頼分の商品・物品がいつ出荷・到着予定であるかを一目で確認できます。また、リマインダー機能によって処理の抜け漏れを防止可能です。

さらに、プラグインで機能を拡張することで、エンドユーザーから直接依頼を受け取ることも可能になり、配送品の管理業務の負担を軽減できます。

担当者とコメント機能を使用すれば、コミュニケーションロスの防止にもつながるでしょう。

運転日報

参照：運転日報：kintoneサンプルアプリ

運転日報は、運送業等において、各ドライバーがその日の運転記録を報告できるアプリです。事務あるいは管理者は報告された内容に対して、承認または差し戻しといった運用が行えます。

各ドライバーは、パーキングエリアなどでの休憩時間等を利用し、スマートフォンやタブレットで運転の記録ができます。

提出された運転日報はkintone上で承認できるため、紙面上で承認のサインをもらう必要もありません。

添乗員日誌

参照：添乗員日誌｜kintoneサンプルアプリ

添乗員日誌は、添乗員の日誌・日報を管理できるアプリです。

スマートフォンやタブレットを利用すれば出先から入力・検索・参照できるため、配送中もかんたんに過去の日誌をチェックできます。

各日誌にはコメントできるため、リアルタイムなコミュニケーションが可能です。日誌の集計も簡単にできるため、郵便業における配送状況や集計結果をどこでも確認できます。

郵便業・運輸業のkintone導入事例

テクワバリューチェーンジャパン株式会社では、kintoneとトヨクモ製品を導入して、案件を可視化し、社内確認時間の短縮に成功しました。

取引先やお客様が増えるにつれ、「情報をもっと共有したい」「ペーパーレス化したい」という課題を感じ、kintoneの導入を検討し始めました。

従来はPDFをメールで送ってやり取りしていたものの管理が大変でしたが、kintoneで案件を可視化することでスピード共有が実現できるように。

また、FormBridgeを活用することで、外部からkintoneにレコード登録を行えるようになり、取引先と必要な部分のみの連絡ツールとして使用しているそうです。

メールでは依頼してからメールを開いて確認・保存するという手間がかかっていましたが、kintoneに直接保存されることで手間が減り楽になったとのことです。

＞事例記事：kintoneで案件を可視化、社内確認時間の短縮に成功！

郵便業・運輸業に役立つプラグイン・連携サービス

ここからは、郵便業と運輸業に役立つプラグインや連携サービスを紹介します。

• KAIZEN 郵送代行プラグイン
• 都道府県/市区町村/町名/郵便番号変換プラグイン
• FormBridge

それぞれのサービスについて詳しく見ていきましょう。

KAIZEN 郵送代行プラグイン

参照：KAIZEN 郵送代行プラグイン

KAIZEN 郵送代行プラグインは、日本郵便株式会社のWebレターと連携し、kintone上からさまざまな帳票の郵送処理がおこなえるプラグインです。

kintoneで生成したPDF（請求書や契約書等）を、kintone内の顧客情報などを使って、Webレターに自動でアップロードできます。

kintone内のアプリのデータと連携&マッピングでき、Webレターにデータを送信後のログなども記録できるようになっています。

都道府県/市区町村/町名/郵便番号変換プラグイン

参照：都道府県/市区町村/町名/郵便番号変換プラグイン｜TIS株式会社

都道府県/市区町村/町名/郵便番号変換プラグインは、APIからプラグインまで住所検索に特化したプラグインです。

都道府県/市区町村/町名と階層を追いながら住所を取得できます。

具体的には、以下のような活用ができます。

• 住所を都道府県/市区町村/町名に分けて登録する
• 住所から郵便番号を取得する
• 郵便番号から住所を取得する
• 都道府県から町名までを指定して郵便番号を検索する

顧客情報の登録やフォームへの住所入力の作業を大幅に効率化できるでしょう。

■料金
無料

FormBridge

kintoneに直接情報を登録できるWebフォームの作成ツール「FormBridge（フォームブリッジ）」です。

郵便番号から自動的に住所が入力されるようカスタマイズできるので、回答者の手間を省けることや、入力ミスを防げるメリットがあります。

kintone上に情報を登録するフォームを作りたい場合や、住所の入力業務を効率化したい場合は、導入を検討してはいかがでしょうか。

具体的なカスタマイズ方法については、以下の記事もぜひチェックしてみてください。

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kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるため、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できるサービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるため、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるため、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。