kintoneで残業申請を効率化する方法｜おすすめ連携サービスを紹介
残業申請を紙やメール、Excelで運用していると、申請漏れや承認遅れ、集計ミスが起こりやすくなります。
kintoneを使えば申請や承認の流れをまとめられますが、実際の運用では、入力のしやすさや集計、ライセンスを持たない従業員への対応まで含めて考える必要があります。
有効なのが、kintoneと連携サービスを組み合わせる方法です。申請フォームの整備、勤怠データの集計、打刻情報の管理などを補いながら、残業申請業務をより実務に即した形で運用しやすくなります。
この記事では、kintoneで残業申請を効率化したい方に向けて、連携サービスを活用するメリットや具体的な活用方法、おすすめのサービスを紹介します。
目次
kintoneを活用して残業申請を行うメリット
残業申請を紙やメール、Excelで運用していると、申請漏れや承認遅れ、集計ミスが起こりやすくなります。
申請書の提出、上長の確認、勤怠データとの照合が別々に行われていると、確認のたびに情報を探す必要があり、現場にも管理側にも無駄な負担が生まれます。
kintoneを活用すれば、残業申請に関わる情報を一か所に集約できます。申請内容、承認状況、勤務実績を分散させずに扱えるため、確認や差し戻し、月次の集計まで含めて運用を整理しやすくなります。
申請情報と勤怠データを一元管理できる
kintoneで残業申請を管理するメリットのひとつは、申請情報と勤務実績を切り離さずに扱えることです。
たとえば、申請日、申請者、予定している残業時間、実際の勤務時間、承認状況といった情報をまとめて確認できます。紙やメールのように情報が点在しにくいため、申請内容の確認や差し戻しの判断も進めやすくなります。
月末や締め日に申請が集中しても、一覧で状況を把握しやすいのも強みです。未承認の申請がどれか、どの部署で残業が増えているかが見えやすくなるため、確認業務が特定の担当者に偏る状態も避けられます。
場所に縛られず申請・承認を進められる
残業申請は、必ずしもオフィスのデスクで行う業務ではありません。営業職や現場スタッフ、多拠点勤務の従業員がいる場合、申請や承認を社内にいる前提で回す運用そのものが非効率になりがちです。
kintoneはスマートフォンやタブレットからも確認できるため、外出先でも申請や承認を進められます。申請のためだけに帰社する、承認者が不在で処理が止まる、といった無駄を減らせます。
申請処理が遅れると、月次集計や給与計算にも影響が及びます。場所を問わず確認できる状態を整えることは、単なる利便性ではなく、運用を止めないための条件です。
連携サービスを組み合わせることで実務に合わせて運用しやすくなる
kintoneは残業申請の土台として有効ですが、標準機能だけで十分とは限りません。たとえば、ライセンスを持たない従業員から申請を受けたい場合や、複数アプリのデータをまとめて集計したい場合、勤怠情報と申請情報をあわせて確認したい場合です。
この場合、連携サービスを組み合わせることで対応できます。申請フォームを整備する、残業時間の集計を補う、入力や確認の手間を減らすといった形で、現場で回る運用に近づけられます。
残業申請の運用で重要なのは、kintone単体で完結させることではなく、業務の流れに合わせて必要な機能を補い、申請・承認・集計が無理なく回る状態をつくることです。
＞関連記事：kintoneで勤怠管理をスマート化｜おすすめプラグインと連携サービス活用法
サンプルアプリを使った残業申請システム構築3ステップ
残業申請業務を効率化するためには、使いやすく柔軟なシステム構築が重要です。
ここでは、残業申請システムを構築するための具体的な手順を3つのステップに分けて解説します。
1.タイムカードアプリの追加
参照元：タイムカード｜kintone
まず、タイムカードアプリを追加しましょう。このアプリでは、勤務時間の記録から申請、管理までを一元化できます。
出勤時刻と退勤時刻を入力するだけで、自動的に勤務時間を計算します。上長への申請・承認も簡単です。
スマートフォンからワンクリックで迅速かつ正確に処理でき、業務の煩雑さを軽減できます。
＞関連記事：kintoneで勤怠管理をスマート化｜おすすめプラグインと連携サービス活用法
2.必要なフィールドの設定
アプリを効果的に運用するためには、フィールドの設定が重要です。基本的なフィールドとして以下の項目が考えられます。
- 出勤時刻
- 退勤時刻
- 勤務時間
- 休憩時間
- 残業時間
- 申請者
フィールド設定では、必要最低限の項目に絞ることがポイントです。
フィールドを過剰に追加すると申請フォームが複雑になり、入力に時間がかかったり、ミスが増えたりする恐れがあります。
3.申請・承認フローの設定
kintoneの「プロセス管理」機能を活用して、残業申請のワークフローを設定しましょう。
プロセス管理では、「申請中」「承認済み」「却下」などレコードの状態を定義し、それぞれの状態で作業を担当するユーザーを設定できます。また、申請者から上長への申請、上長から人事部への承認など、次のステップに進むためのアクションも細かく設定可能です。
このような段階的な承認フローの設定により、申請から承認までのプロセスをシンプルかつスムーズに運用できます。業務の効率化だけでなく、承認漏れや情報伝達ミスといった課題の解消も可能です。
関連記事：kintoneで勤怠管理～データコレクトで月の残業時間を算出してみた～｜kintoneapp BLOG
残業申請を運用する際に押さえたいポイント
残業申請をkintoneで運用する際は、申請画面を作ることよりも、申請、承認、集計の流れを滞りなく回せるかどうかが重要です。
残業申請は、入力して終わりではなく、承認者の確認、人事・労務部門での集計、勤怠データとの照合まで含めて成り立つ業務です。そのため、申請項目の設計と通知のルールは先に整理しておく必要があります。入力内容や通知先が曖昧なままだと、申請はできても、その後の確認や集計で手間が増えます。
申請時の入力項目とルールを先に決める
崩れやすいのは、入力内容のばらつきです。申請日、申請者、予定残業時間、残業理由、承認者といった最低限の項目が揃っていなければ、承認者は判断できず、人事・労務担当者も集計できません。一方で、現場で使わない項目まで増やすと入力負荷が上がり、記入漏れや表記ゆれが増えます。
重要なのは、承認や集計に必要な情報だけを、迷わず同じ粒度で入力させることです。たとえば、残業理由を自由記述に任せすぎると、判断材料として使える申請と使えない申請が混在しますし、残業時間の入力形式が統一されていなければ、確認や集計のたびに余計な手間が発生します。
非ライセンスユーザーを含む運用では、kintoneの画面だけを前提に設計すると途中で詰まります。誰がどの画面から申請するのか、打刻や申請情報をどう受け取るのかまで含めて決めておかないと、制度上は成立していても、現場では定着しません。
承認を止めない通知設計を行う
入力できるだけでは足りず、承認が前に進まなければ運用として成立しません。詰まりやすいのは申請の登録そのものではなく、その後の放置であり、承認者が気づかない、確認の優先順位が下がる、締め日にまとめて処理される、といった状態が起きると、月次集計や給与計算にも遅れが波及します。
必要なのは、どこで申請が止まっているのかを見えるようにし、止まった時点で動かせる設計にすることです。
たとえば、申請直後に承認者へ通知する、一定期間未処理なら再通知する、残業時間が基準を超えた申請だけは別ルートで確認を促す、といった条件を整理しておくと、確認漏れや承認遅れを抑えられます。
逆に、関係者全員へ機械的に通知を飛ばす運用はうまくいきません。
通知が多すぎると重要な申請まで埋もれます。見るべきなのは、承認を前に進める信号として機能しているかどうかです。残業申請の運用では、必要な情報が揃うことと、承認が滞らないことの両方が揃って、はじめて実務で使える状態になります。
残業申請に関連するおすすめの連携サービス
残業申請業務をさらに効率化するためには、kintoneと連携したツールを活用することが効果的です。
ここでは、残業時間の算出や社員の出退勤管理など、業務をサポートする連携サービスをご紹介します。
DataCollect
残業時間の算出や集計を自動化したい場合、kintone単体では限界があります。
そこで、トヨクモのkintone連携サービスの「DataCollect」を活用すれば、効率的なデータ集計が可能です。
DataCollectは、kintoneアプリ間でデータを自動的に集計するツールです。残業時間や勤怠データを正確に管理できます。
出退勤時間や有休の取得状況も一元管理できるため、全体的な勤怠管理を簡単に行えます。
関連記事：kintoneで勤怠管理～データコレクトで月の残業時間を算出してみた～｜kintoneapp BLOG
さらに、トヨクモのkintone連携サービスの「FormBridge」を活用すれば、kintoneユーザーでなくても出退勤の打刻が可能です。
通常、kintoneアプリ「タイムカード」の機能は、kintoneユーザーしか使用できません。
しかし、FormBridgeを使えば、アルバイトやインターンなどのkintoneライセンスを持たないユーザーも出退勤を打刻できます。打刻情報は自動的にkintoneに保存され、勤怠データとして一元管理されます。
これらのツールを活用することで、残業申請業務や勤怠管理をスムーズに行えます。
キンコン
出典：キンコン
キンコンは、勤怠管理と交通費精算を効率よく行うためのツールで、直感的なUIとシンプルな設計が特徴です。
クラウドツールに不慣れな人でも簡単に操作でき、煩雑な作業を軽減できます。
シンプルな設計ながら、勤怠管理に必要な全ての基本機能を網羅しています。
残業や有給休暇の管理はもちろん、アラート機能やワークフロー機能、不正防止機能など組織運営に欠かせない機能を標準装備。より精度の高い勤怠管理が可能です。
出勤と退勤の記録をもとに労働時間や残業の自動集計を行い、計算ミスのリスクを排除します。
勤怠データはダウンロードして給与システムにインポートできるため、手作業でのデータ入力や集計作業の省略が可能です。
実際、キンコンを導入した企業では、給与計算にかかる工数が最大で1/10に削減。業務の効率化につながっています。
kintoneでの残業申請でよくある質問
Q：kintoneだけで残業申請を運用できますか？
A：一定範囲までは運用できます。
申請項目の管理や承認フローの設定、申請状況の一覧管理などは、kintoneの機能でも対応可能です。
ただし、実務ではkintone単体では詰まりやすい場面もあります。たとえば、kintoneライセンスを持たない従業員から申請を受けたい場合や、複数アプリのデータをまとめて集計したい場合、勤怠データと申請情報をあわせて管理したい場合です。こうした要件があるなら、連携サービスを組み合わせたほうが運用しやすくなります。
Q：kintoneライセンスを持たない従業員も申請できますか？
A：kintone上で申請をする場合は、kintoneライセンスが必要です。
そのため、アルバイトやパートなど、ライセンスを付与していない従業員を含む運用はできません。
この場合は、FormBridgeなどのWebフォーム型の連携サービスを活用することで、非ライセンスユーザーからの申請や入力に対応しやすくなります。誰がkintoneを直接使い、誰が別の入力経路を使うのかを分けて設計すると、無理のない運用につながります。
Q：kintoneで運用するか、専用の勤怠管理ツールを使うかは、何を基準に判断すればよいですか？
A：判断の分かれ目は、残業申請だけを整えたいのか、勤怠管理全体までまとめて整えたいのかです。
申請・承認の流れを自社に合わせて柔軟に管理したい場合は、kintoneをベースに運用を組み立てる方法が向いています。一方で、出退勤管理、有給管理、アラート、給与計算との連携まで含めて整備したい場合は、専用の勤怠管理ツールのほうが適しているケースもあります。
すでにkintoneを業務基盤として使っている場合は、まずはkintoneと連携サービスの組み合わせでどこまで対応できるかを整理し、不足する機能が多い場合は専用ツールを検討することをオススメします。
まとめ：トヨクモのkintone連携サービスでkintoneをより便利に活用しよう
「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービスの利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは15,000契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくwebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
