【テンプレ無料配布】kintoneアプリで業務手順書を作成・管理する方法を解説!

kintoneを利用しているマネジメント層の方の中には「kintoneで業務手順書を管理したい」「業務の属人化を防止する仕組みが欲しい」とお悩みの方もいると思います。

そこで本記事では、業務手順書(マニュアル)の概要に加えて、kintone連携サービスを提供するトヨクモで実際に利用している定例業務手順アプリをご紹介します。

記事の後半では定例業務手順アプリを用いて解決するお悩み事や具体的な活用方法などについても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。

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業務手順書とは?

業務手順書とは、名前の通り、業務の手順を記した書類のことを指します。

基本的に業務手順書は、初心者が読むことを想定して、誰でも円滑に業務を進行できるように作成する書類です。

業務手順書が必要になるタイミングとしては、担当者の異動や退職、新入社員の研修などが挙げられます。

すべての仕事を経験者が横について毎回手取り足取り教えられるとは限らないため、業務を教える工数を削減するためにも業務手順書は有用です。

また、業務手順書がないまま担当者が辞めてしまうと、前任のノウハウが引き継がれず、会社にとって大きな損失を生んでしまうかもしれません。

会社全体の生産性を高めるためにも業務手順書は必ず作成しておくべき書類と言えます。

業務手順書とマニュアルの違い

業務手順書とマニュアルは、業務の方法を示すという点では同じですが、記載内容が異なります。

業務手順書は単位作業、つまり特定の業務における手順を個々に記載します。対して、マニュアルでは業務フローやルール、判断基準などを記載することが一般的です。

例えば、マニュアルで「見積書の送付方法」を解説する場合、「見積書を作成→上司に確認→資料を添付してメールを送付」のように業務フローを記載します。

一方、業務手順書では「資料送付メールの作成方法」とタイトルを付けて、件名やファイル名の付け方など単位作業の手順を1つずつ解説していきます。

マニュアルで全体の流れを掴んで、具体的な作業手順を業務手順書を参考に覚えていくイメージです。

業務手順書を作成・管理する際のポイント

ここからは、効果的な業務手順書を作成・管理する際に意識するべきポイントを4つ解説していきます。

初心者が分かるように説明する

業務手順書を作成する上で絶対に意識するべきなのが、初心者が読んでも分かるように説明することです。

業務を担当するのは必ずしもその会社や業界に長くいるベテランではありません。

初心者が読んでも分かるようにするには、以下のポイントを抑える必要があります。

  • 専門知識・専門用語はなるべく控える
  • 必要に応じて画像を用意する
  • 作業の目的を記載する
  • 判断基準を明記する

特に、担当者がこれまでの慣れや経験から雰囲気で判断していた項目などがあれば、しっかりと言語化して判断基準を明記するようにしましょう。

フォーマットを揃える

業務手順書のフォーマット(構成)は、会社全体で揃えるようにしましょう。

多くの場合、業務手順書は実際に業務を担当している担当者が執筆することになるかと思います。

その際、フォーマットを揃えず、人によって構成が違うと読み解く作業自体に時間がかかり、新人に余計な負担がかかります。

構成をテンプレート化しておけば、パッと見で全体像が掴めて読みやすくなり、社員が業務手順書を作る際の負担も軽減できるでしょう。

これから業務手順書を作成する場合は、最初に会社全体でフォーマットを決定してから着手することをおすすめします。

最新の状態に更新する

業務手順書は、一度作成して終わりではありません。

基本的にどの業務も時代の流れや会社の体制に応じて変化していくため、定期的に最新の手順に更新する必要があります。

可能であれば、手順が変わり次第、即座に業務手順書を更新するのが理想的です。

管理場所を統一する

業務手順書を作成後、管理する際は管理場所を統一しましょう。

業務手順書が1つの場所に揃っていれば、新人が利用する際も担当者が更新する際も簡単に見つけられるようになります。

業務手順書は、業務の数だけ際限なく増えていくため、紙での管理よりもデジタル上での管理がおすすめです。

業務手順書の作成・管理で直面する問題点

担当者の育成やノウハウ共有、業務効率化などに役立つ業務手順書ですが、実際に作成・管理しようとするといくつか問題が出てきます。

ここでは、業務手順書を作成・管理する際に直面する問題点を3つ解説いたします。

書き方が分からない

業務手順書を執筆する際に直面する問題点としてありがちなのが、そもそも書き方が分からず筆が進まないというケースです。

ブログ記事やメールなどとは違い、参考になる情報もあまり出回っておらず、普段から文章を書かない人が執筆するにはなかなかハードに感じると思います。
初めての人でも業務手順書を書けるようにするには、社内共通のテンプレートを作成しつつ、他の人が書いたものをすぐに参照できる環境を用意する必要があります。

管理場所が不明瞭

管理場所が定まっていないと、業務手順書を探し出すこと自体に負担が生じます。

どこにあるのか分からなければ、どれだけ丁寧に執筆して分かりやすい手順書になっていても誰も使ってくれません。

また、管理場所が決まっていても以下の2点に該当していると業務手順書は活用されなくなります。

  • 検索性が悪い
  • カテゴリーごとに分類されていない

カテゴリーやキーワード検索で簡単に見つけ出せる機能があるツール上で管理するのがベストです。

更新に手間がかかる

業務手順書の作成・管理方法によっては、更新にかなりの工数と手間がかかります。

仮にWordで業務手順書を作成している場合、一部分を変更するためだけに新規作成してファイル名を付けてアップロードしてと一苦労です。

更新に手間がかかる環境で放置していると、いつまでも最新の状態に更新されず、最終的には古くて役に立たない業務手順書だらけになってしまいます。

更新の手間をなくすには、その場で手軽に編集・修正ができるツールが求められます。

業務手順書の作成・管理にはkintoneがおすすめ

業務手順書を作成・管理するならkintoneの利用がおすすめです。

kintoneで業務手順書を作成・管理するメリットは、主に以下の4点が挙げられます。

  • 添付ファイル付きで業務手順書を作成できる
  • カテゴリー分けして管理することで検索性が向上
  • レコードを編集するだけで手順書を更新可能
  • 最終更新日時や更新者などを表示できる

実際に、弊社トヨクモでもkintoneを利用して業務手順書を作成・管理しています。

トヨクモで業務手順書の作成・管理に利用しているアプリの構成や特徴などについては、次項から詳しく解説していくので、ぜひご参照ください。

【テンプレ配布】kintoneアプリで業務手順書を作成・管理する方法

ここからは、実際にトヨクモが使用している定例業務手順アプリをご紹介します。

定例業務手順アプリは、以下のような取り組みをしたい方におすすめです。

  • kintone上で業務手順書の作成・管理を完結させたい
  • 業務手順書を共有することで属人化を防止したい
  • 手軽に最新の状態に更新できる環境を整えたい

kintoneアプリテンプレートは、以下よりダウンロード可能です。

それでは、定例業務手順アプリの中身について解説していきます。

定例業務手順アプリ

※アプリテンプレートはこちらからダウンロードできます。

アプリテンプレートをkintoneに読み込む手順は、以下の記事をご参照ください。

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定例業務手順アプリは、繰り返し行われる定例業務の手順書を添付ファイルと合わせて管理できるkintoneアプリです。

レコード一覧画面では、カテゴリー別にレコードを表示しており、タイトルで何についての業務手順書か分かるため、簡単に探している手順書を見つけられます。

レコード詳細画面では、レコードの作成者・更新者や更新日時、視覚的に分かりやすくするための添付画像など、手順書に必要な情報を1画面でまとめて管理可能です。

なお、トヨクモでは、最初に業務を実施する人がレコードを登録する運用をしています。

定例業務手順アプリを使ってできることは、主に以下の6点です。

  • 業務手順書の作成〜管理までをワンストップで実現
  • 業務手順書を共有して、業務の属人化を防止
  • カテゴリー分けや終了した業務の除外により検索性UP
  • 更新日時や添付画像なども1画面でまとめて管理
  • 更新にかかる工数を減らして常に最新の状態をキープ
  • 特定のメンバーだけが閲覧できるフィールドで情報共有

WordやGoogleドキュメントを使わず、kintoneアプリ上で業務手順書を作成・管理することで更新のしやすさやキーワード検索による検索性を確保できます。

また、「終了した業務」のドロップダウンをYESにすることで、今ある業務の手順書だけが一覧画面に表示されるようになります。

誰がいつ最後に更新したのか確認できるため、疑問点は更新者にコメントで質問できますし、更新作業が二重に発生してしまう心配もありません。

アプリの最下部「マネージャー+役員が閲覧可能なフィールド」で、フィールドのアクセス権を設定しており、特定のメンバーだけが確認ができるよう設定をしています。フィールドのアクセス権の設定方法は、kintoneヘルプでご確認ください。

kintoneの特徴を活かした業務手順書の作成・管理アプリとなっているので、ぜひカテゴリーを自社用にカスタマイズして活用してみてください!

もっと活用例を知りたい方はトヨクモ kintone フェスで!

他社のkintone活用事例を知りたい方は、2024年7月3日〜5日に開催される年に一度のビッグイベント「トヨクモ kintone フェス」への参加がおすすめです。

 トヨクモkintoneフェス参加で得られること

  • トヨクモユーザーが語るサービス活用のコツ
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  • トヨクモ製品の新機能紹介
  • 業種/職種別の活用例集
  • 初心者マニュアル/設定テンプレート
  • 他社比較
  • 初心者向けのセッション
  • トヨクモユーザーとの交流の機会

トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。

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