kintoneの通知機能とは？便利なカスタマイズやプラグイン、通知メールの設定方法を紹介

kintoneを使っていると、さまざまな通知が届きます。通知を確認し忘れて重要な情報を見落とすと、対応が遅れてトラブルにつながることがあるかもしれません。

また「通知が来ない」「既読処理が面倒」など、機能面で不満を感じている方もいるでしょう。

そこで本記事では、kintoneの通知機能の基本設定や使う際のポイント、通知が来ないときの対処法、便利なカスタマイズ方法について解説します。

kintoneは、業務効率を大幅に改善できるツールです。「通知管理を最適化してミスを減らしたい」「属人化を解消してコストを削減したい」という方は、ぜひ参考にしてください。

kintoneの通知機能とは

kintoneの通知機能とは、アプリ内のレコードに変更が加えられた際や、ワークフローのステータスが更新されたときに、対象ユーザーへ通知が届く仕組みのことです。

通知機能ではさまざまな条件を設定できます。たとえばレコード内に日付項目を設定しておけば、その日付に応じて通知を送ることも可能です。締切日が近づいたタイミングで通知を出すことで、リマインダーとしての活用もできるでしょう。

通知は、kintoneの画面上部にある「通知マーク」に件数が表示され、クリックすると詳細を確認できます。

さらに、管理者がメール通知の機能をオンにし、メール通知を受け取るようにしていれば、リアルタイムでメール通知が届きます。

kintoneの通知機能の使いみち

通知機能は、主に以下のアプリで使用されます。

• 「社内システム相談受付」「契約書作成依頼」など作業依頼を受け付けるアプリ
• 「タスク管理」「プロジェクト管理」など締め切りを管理するアプリ

通知機能をうまく使うと、タスクの確認や作業漏れを防止できるほか、進捗状況の共有もスムーズに行えるようになります。

kintoneの通知機能を使う際のポイント

通知機能を使う際に押さえておきたいポイントは、以下の3つです。

• 通知条件の種類
• 通知対象のユーザー
• 通知を確認する方法

それぞれ詳しい内容を解説します。

通知条件の種類

通知条件の種類は、以下の3つです。

具体的な内容を見ていきましょう。

アプリの条件通知出典：kintone公式サイト

kintoneの「アプリの条件通知」は、特定のアプリ内でレコードの作成やフィールドの変更などイベントが発生した際に、指定したユーザーやグループに通知を送れる機能です。
アプリの「設定」画面から「通知」タブを選ぶことで、通知の条件や対象、タイミングなどを簡単にカスタマイズできます。

通知対象のユーザーやグループ、通知内容や通知のタイミングなどを細かく設定できるため、業務の状況に合わせて通知を受け取れるのが魅力です。

レコードの条件通知

出典：kintone公式サイト

「レコードの条件通知」は、kintoneアプリ内でレコードが特定の条件を満たした際に通知を送信する機能です。

たとえば、レコードの「ステータス」が「完了」に変更された場合や、期限が近づいている場合に通知を送れます。

通知の設定方法は、アプリの「通知設定」から、特定のフィールドやレコードの条件を選び、通知対象のユーザーを設定するだけです。

レコードの条件通知を活用すれば、業務フローに合わせて必要な担当者にリアルタイムで通知を届けられるため、作業漏れや進捗管理の遅れを防げるでしょう。

リマインダーの条件通知出典：kintone公式サイト

「リマインダーの条件通知」は、特定の期限や日時に基づいて通知を送る機能です。
たとえば、タスクの締切日や重要なイベントの日程が近づいてきた際に、指定したユーザーに通知を送れます。

設定する際は、アプリの「リマインダー設定」から、特定のフィールドに基づいた期限や日時を設定し、通知を受け取る対象のユーザーを指定すれば適用されます。

リマインダーの条件通知なら、期限の前日や指定した時刻に自動で通知を送れるため、タスクの進行を管理し、重要な作業を忘れずに実施できるでしょう。

通知対象のユーザー

通知が届く対象には、組織・グループ・ユーザーを設定できます。

初期設定では、レコードにコメントが書き込まれた際、以下の各ユーザーに通知が送られる仕様となっています。

• そのレコードの作成者
• そのレコードの更新者
• 過去にそのレコードにコメントを書き込んだユーザー

一方で、以下に該当するユーザーやケースでは通知は送信されません。

• アプリ・レコードを操作した本人
• アプリ・レコードの閲覧権限を持たないユーザー
• ExcelファイルやCSVファイルを読み込んでレコードを登録または更新した場合

通知ルールを細かく設定すれば、特定の条件を満たしたときだけ、特定のメンバーへ通知することも可能です。

たとえば、ステータスが「承認待ち」になった際に、所属が「営業部」のメンバーだけに通知するといった条件を指定できます。

フィールドの値やレコードの更新者、作成者やステータスの変更など、複数の要素を組み合わせられるため、必要な情報を必要な人だけに、効率よく届けるよう設定できます。

通知を確認する方法

kintone内で通知を確認する方法は、主に以下の4つです。

具体的な内容を見ていきましょう。

トップページの通知アイコン

kintoneのトップページである「ポータル画面」に表示される通知マークです。

1.ポータル画面で通知を確認する

出典：kintone公式サイト

ポータル画面の場合、通知をまとめて確認できる点が特徴です。

2.「通知」画面で通知をチェックする出典：kintone公式サイト

画面左上の通知マークをクリックすると、通知一覧が表示され、内容をすぐに確認できます。

また、kintoneにログインしなくても、メールやPCのデスクトップ上で通知を確認可能です。より通知に気づきやすくなる2つの機能について、以下の見出しで解説していきます。

メール通知機能

kintoneのメール通知機能は、アプリ内で発生したイベントに基づいて、自動的にメールで通知を送信する機能です。

新しいレコードが作成されたときや、レコードが更新された際に、指定したユーザーにメールで知らせることが可能です。

メール通知機能の設定方法は、以下のとおりで、それぞれ実際の操作画像とともに紹介します。

1.cybozu.com共通管理画面から設定を進める事前に「ユーザー／組織」でメールアドレスが入力されているかを確認し、されていない場合は入力する必要があります。

確認し終えたら「システムメール」を選択し、メールサーバー項目の「組み込み」にチェックしましょう。

2. kintoneシステム管理の設定をする

「利用する機能の選択」から「通知のメール送信機能を利用する」にチェックを入れます。

3. 個人設定を行う

「kintoneシステム管理」を開き、赤枠のネジマークから「個人設定」を開きます。

「自分宛の通知のみメールで受信」または「すべての通知をメールで受信」を選択すれば完了です。

4. 必要に応じてkintoneアプリで通知の設定を行う

通知先の選択肢に自分の名前が表示されるので、通知が届くように設定したい場合は、以下の項目にチェックを入れてください。

• 「レコード追加」
• 「レコード編集」
• 「コメント書き込み」
• 「ステータスの変更」

メール通知の設定方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。

＞関連記事：【図解あり】kintoneのメール通知設定方法と手順をわかりやすく解説

デスクトップ通知

Webブラウザで、kintoneの画面を開いているタブがある際は、自分への通知を受信すると、ポップアップでデスクトップ通知を表示できます。

出典：kintone公式サイト

設定方法は、kintoneの個人設定を開き、デスクトップ通知を有効に設定するだけです。出典：kintone公式サイト

デスクトップ通知を有効にしておけば、kintone以外の画面を開いて作業をしているときでも、通知にすばやく気づけます。

モバイルアプリのプッシュ通知

kintoneのモバイルアプリを利用している場合、自分宛の通知を端末のプッシュ通知で受け取れます。移動中の確認など迅速な対応に役立つでしょう。

kintoneの通知が来ない・メールが届かない場合の対処法

kintoneの通知が来ない・メール通知が届かない場合の対処法は、以下の5つです。

• ユーザーの通知設定を見直す
• メール通知がブロックされていないか確認する
• 通知条件の設定を再度確認する
• スマートフォンアプリの通知設定もチェックする
• デスクトップの通知設定を確認する

それぞれ詳しい内容を解説します。

ユーザーの通知設定を見直す

kintoneで通知が届かない場合は、まず「ユーザーの通知設定」を見直しましょう。

kintoneには、通知の受信設定をユーザーごとにカスタマイズする機能があり、設定によっては通知の一部が届かないこともあります。

通知設定を見直す際は、設定アイコンの「個人設定」にアクセスし、通知を受け取る条件や対象ユーザーを確認します。

出典：kintone公式サイト

「自分宛の通知のみ」を選択すると、自分宛以外はメールで通知されません。すべての通知をメールで受信したい場合は「すべての通知」を選択してください。

ただし、「すべての通知」に設定すると大量の通知が届くため、注意が必要です。とくにkintoneの利用者数が多い、複数部署で活用している場合などは、関係のない通知も多く届き、重要な通知を見逃してしまう恐れがあります。

メール通知がブロックされていないか確認する

kintoneのメール通知が届かない場合、メールが「迷惑メールフォルダ」に振り分けられている可能性があります。

受信ボックスや迷惑メールフォルダを見て、kintoneからの通知メールがブロックされていないかを確認しましょう。

また、企業のメールサーバーやメールフィルタリングシステムが原因で、メールが届かないこともあります。その場合はシステム管理者に連絡し、kintoneの通知メールを許可リストに追加してもらう必要があります。

通知条件の設定を再度確認する

次に、通知条件の設定を見直しましょう。

たとえば、レコードの更新時や特定フィールドの値が変更されたときに通知を送る設定にしたつもりが、条件が間違っており、通知が届かないケースなどもあります。

そのため、以下のポイントを確認してみてください。

• レコードの追加や更新など通知のトリガーが正しく設定されているか
• 通知対象のユーザーやグループに誤りはないか
• 即時や特定の条件達成など通知のタイミングは適切か

具体的な条件を指定していないと、通知が届かない可能性もあります。必要に応じて条件を絞り込むことで、通知が適切に動作するようになります。

スマートフォンアプリの通知設定もチェックする

kintoneの設定に問題がないのに通知がスマートフォン（以下、スマホ）の端末に届かない場合、アプリの通知設定が原因かもしれません。

スマホの「設定」画面からkintoneアプリの通知設定を確認し、通知が許可されているか（オフになっていないか）をチェックしましょう。

また、スマホの通知が「おやすみモード」や「省エネモード」などになっている場合も、通知が届かないことがあります。

デスクトップの通知設定を確認する

kintoneのデスクトップ通知が届かない場合は、まずkintoneの個人設定にアクセスし「デスクトップ通知」が有効になっているかを確認しましょう。

また、Google ChromeやMicrosoft Edgeなど使用しているWebブラウザの通知設定で、kintoneからの通知が許可されているか確かめることも重要です。

個人設定で「デスクトップ通知」を有効化した場合、Webブラウザにkintoneからの通知送信を許可するかどうかを確認するポップアップが表示されます。ポップアップ内の「許可」をクリックし、通知を許可しましょう。

kintoneの通知機能をカスタマイズする方法

kintoneの通知機能をカスタマイズする場合、以下のプラグインやツールの使用が効果的です。

Smart at message for kintoneを利用する

Smart at message for kintoneはプラグインの一種で、設定するだけで簡単に通知メールのカスタマイズが行えます。

定型の通知文について、「何の情報が更新されたのかが分かりにくい」という点に不便さを感じている方は多いかもしれません。その点、Smart at message for kintoneでは通知のタイトルや本文を自由にカスタマイズできるため、内容を把握しやすくなります。

「kintoneのメール通知が埋もれて気づきにくい」という場合には、チャットツール（Microsoft Teams、Slack、LINE WORKS、Chatwork）との連携も可能です。

また、Smart at message for kintoneなら、kintoneアカウントを持っていない従業員や、外部の担当者にも通知が行くように設定できます。わざわざIDを発行しなくてよい点もメリットといえるでしょう。

既読チェックプラグインを利用する

既読チェックプラグインでは、レコードの「未読」「既読」の色分けができるため、一目見ただけで未読レコードを把握可能な点が特徴です。レコード内容を編集した場合は未読状態に戻せるため、内容の更新を見落す心配もありません。

また、管理者はレコードを閲覧した人物の確認もできます。そのため、担当者間で起こりがちな「見た・見てない」の問題も防げるでしょう。

モバイルにも対応しており、移動中でもレコードの未読・既読を確認可能です。

SendGrid APIを利用してプラグインを作成する

kintone にはメール送信機能がありませんが、外部サービスを利用すればメールでの通知送信が可能です。

SendGrid API は、kintoneを利用していないユーザーへ、メールで通知が送れるツールです。

利用の際にはプラグインを作成する必要があります。これは、ブラウザからSendGridのAPIキーを見えなくするためです。プラグインの作成にはJavaScriptの知識が求められるので、不明点はcybozu developer networkのコミュニティで質問するのがおすすめです。

kintone WebhookとZapierでGmailと連携する

kintone Webhookは、kintoneのスタンダードコースで利用できる機能です。

Webhook機能を使うと、kintoneアプリで特定の操作が行われたときに、その内容を指定した外部サービスに送れます。特定の操作とは、レコードの追加や編集・削除、ステータスの変更、コメントの書き込みなどです。

連携支援ツール（Zapierなど）を利用すると、GmailやSlackなどに自動で通知内容を送信できます。

Zapierの設定方法などを詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

＞関連記事：【図解付き】kintoneのWebhookでできることと設定手順

kintoneの通知に関するよくある質問

kintoneの通知に関するよくある質問は、以下の3つです。

• kintoneの通知メールの本文は変更できる？
• kintoneで特定のユーザーにだけ通知を送れる？
• SlackやTeamsと通知を連携するにはどうしたらいい？

通知機能を効果的に活用する際に役立つ内容です。それぞれ詳しい内容を見ていきましょう。

kintoneの通知メールの本文は変更できる？

kintoneの基本機能では、通知メールの本文を大幅にカスタマイズすることはできません。

基本的には、システムが自動生成する内容となり、どのアプリでどのような変更があったかなどの情報が記載されます。

通知メールの件名や送信先ユーザーなどは、アプリの通知設定で変更可能です。

本文の内容をさらに自由に編集したい場合は、先述の「Smart at message for kintone」やトヨクモの「kMailer」などを併用することで、より柔軟なカスタマイズが可能です。

Smart at message for kintone

先に紹介したとおり、Smart at message for kintoneを使うと、通知内容のタイトルや本文を自由にカスタマイズできます。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintoneと連携しているメール配信システムです。

kintoneにある情報を引用したメールをノーコードで作成できるうえに、画面からワンクリックでメール送信が行えます。

メールアドレスは普段使っているものを使用できるため、特別な準備も必要ありません。

kMailerを利用すると、メール配信やメールマーケティングも手軽に行えます。以下では、kMailerの活用事例を紹介します。

公益社団法人神奈川県社会福祉士会様

神奈川県社会福祉士会様は、神奈川県内に在住・在勤する社会福祉士が任意で加入する職能団体です。会員情報や報告書の管理を効率化する目的で、kintoneを導入していただきました。

それまでは、会員による成年後見人の報告書の提出や管理を紙ベースで行っていたため、時間やコストがかかるだけでなく、入力ミスや報告漏れが起きるなどの課題を抱えていたそうです。

しかしkintoneを導入してkMailerと連携したところ、管理者と報告者の連絡やメール配信が効率的に行えるようになったとのことです。

＞事例記事：煩雑だったパスワード管理を廃止、kintoneとメール認証で年間1300通の郵送物を削減

株式会社MOVED様

株式会社MOVED様が提供する「クラウドユニバーシティ」では、プレゼンテーションに関する研修やセミナー、IT業務改善支援に関する事業の研修などを実施しています。

従来は、研修受講者とのメールのやりとりを手動で行っており、非効率的である点が課題でした。

そこでkMailerを導入し、定型メールをテンプレート化して予約送信機能を活用。担当者様の負担が大きく軽減されただけでなく、送信漏れなどのミスも防げるようになったということです。

＞事例記事：予約送信機能をフル活用！kMailerの導入で研修参加者への送信漏れがなくなった

アドレス株式会社様

アドレス株式会社様は、福島県や宮城県、茨城県で不動産の売買・賃貸仲介、管理などを行っている不動産会社です。

不動産仲介では、物件の受付から顧客登録、営業活動など煩雑な業務手続きが必要です。それまでは8つの独立したツールを使用していましたが、データ連携ができないことから情報が一元管理されていませんでした。

業務の属人化や時間とコストによる圧迫など課題は多く、新規出店もできない状況において、kintoneとkMailerを導入。顧客情報を一元化するとともに、kMailerで見込み客へのアプローチや査定書送付などの業務を電子化しました。テンプレートを活用することで、顧客対応品質の標準化も叶えています。

これにより、従来は1時間かかっていた査定書の作成・送付が10分に短縮されるなど、業務が大幅に効率化。Kintoneを導入してから5年で、15店舗の新規出店も達成しています。

＞事例記事：kMailerとFormBridge活用で作業時間と郵送コスト大幅削減に成功！新たな取り組みにもチャレンジする不動産業の活用事例

kintoneで特定のユーザーにだけ通知を送れる？

kintoneでは、特定のユーザーやグループにだけ通知を送ることが可能です。

設定方法は、アプリの通知設定画面で、通知のトリガーとなる「レコードの追加や更新などの条件」を指定し、通知を送る対象としてユーザーまたはグループを選択します。

関係のあるメンバーにだけ情報を届けられるため、通知の無駄を削減可能です。そのため、無駄な通知で重要な通知を見逃したり、通知を確認しなくなったりすることが減り、業務の効率化につながります。

SlackやTeamsと通知を連携するにはどうしたらいい？

kintoneの通知をSlackやMicrosoft Teamsと連携するには、Webhookや外部サービスで設定することが必要です。

たとえば、kintoneとSlackを連携する場合は、以下の手順で行います。

1.kintoneのポータル画面で、Slackと連携したいkintoneアプリをクリックする（今回の例は「案件アプリ」を開く）

2.「レコードの一覧」画面で、画面右上の「アプリを設定」アイコンをクリックする

3.「アプリの設定」画面で、「Slack連携」をクリックする

4.「Slack連携」画面で「Add to Slack」をクリックする

5.kintoneアプリの「Slack連携」画面で、連携されたSlackワークスペースが表示されていれば連携完了

出典：kintone公式サイト

さまざまなツールと連携することで、kintoneにログインせずとも、日々のやりとりのなかで必要な情報を共有できるため、業務効率のアップに貢献してくれるでしょう。

kintoneとSlackを活用した業務効率アップの方法は、以下の記事で詳しく解説しています。

＞関連記事：kintoneとSlackの連携・解除する方法｜通知もタスク管理も一元化

kintoneの通知機能を最適化して業務を効率化しよう

kintoneの通知機能を適切にカスタマイズすれば、業務の効率化につながります。

アプリの条件通知やリマインダー、メール通知など、柔軟に設定することで、重要な情報を見逃さずに即時対応が可能になるでしょう。

さらに、通知のカスタマイズや便利なプラグインを導入することで、通知を自分の業務に最適化できます。

SlackやMicrosoft Teamsとの連携や、スマホでの通知確認を活用することで、どこでも即座に通知を確認できるのも魅力です。

通知の本文を自由にカスタマイズしたい場合は、kintoneに連携したメール配信システム「kMailer」との組み合わせがおすすめです。外部の担当者や顧客とのやりとりに関する手間を大幅に削減でき、業務の効率化を実現できるでしょう。

また、通知の設定を見直して改善することで、チームの生産性も向上します。kintoneをフル活用して、よりスムーズな業務運営を実現しましょう。