kintoneでマイナンバー管理を行うには？求められる対応や構築に役立つ連携サービスも紹介

「kintoneを自社で導入しているから、マイナンバーもkintoneで管理したい」
「マイナンバーの管理にかかる負担をもっと軽減したい」

上記のようなお悩みをお持ちではありませんか？

企業へのマイナンバー提供が必要となってから、膨大な数の情報を管理しなければならなくなりました。マイナンバーは厳重な管理が求められるため、負担は大きく、本来の業務に支障がでてしまいかねません。

この記事では、kintoneを活用したマイナンバーの管理方法を解説します。

高いセキュリティ体制と管理を効率化できる機能を兼ね備えた連携サービスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

kintoneでマイナンバー管理を行う方法

kintoneでは、従業員管理アプリとマイナンバー管理アプリを作成してマイナンバーの管理ができます。

マイナンバー管理アプリでは、社員番号・属性・マイナンバー番号を管理できるようにしましょう。

従業員管理アプリには、マイナンバー管理アプリから属性とマイナンバーを表示する関連レコードを追加しておきます。

またマイナンバーは従業員が退職し、保管期間が過ぎた後には適切に削除しなければなりません。そのため、削除する日時や削除作業の状況を管理できる項目を追加しておくのがおすすめです。

kintoneは項目を削除しても履歴が残ってしまいます。そのため、従業員管理アプリとマイナンバー管理アプリを別々に作成し、マイナンバー専用のレコード自体を削除できるようにしておきましょう。

関連記事：kintoneアプリはこう使え！マイナンバー管理（社員編）｜kintoneapp BLOG

マイナンバー法で定められた情報管理時に求められる対応

マイナンバー法では、マイナンバーの収集・利用・保管・提供の制限に関してだけでなく、マイナンバーの管理についても定められています。

以下より、マイナンバー法で定められた情報管理時に求められる対応を解説します。

安全を担保するための対策

マイナンバー情報を管理する際は、厳重な対応が求められています。マイナンバーの情報が流出すれば、氏名や住所といった個人情報が漏れてしまうためです。

法のもと決められている管理方法には、以下のようなものがあります。

• マイナンバー情報の利用は行政機関手続きのみ
• マイナンバー部分はコピーしてはいけない
• 子会社が管理しているマイナンバーを親会社に共有してはならない
• 定められた法定保管期間を守り、過ぎれば情報を抹消する
• 情報管理している紙・端末は施錠付きの棚で保管する
• 決定された管理者以外はマイナンバー情報を取り扱わない
• アクセスできる人間を制限する

万一、情報漏洩があれば、個人情報保護法よりも重い罰則を受けます。最も重い罰則は「4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金」であり、どちらも科せられるケースがあります。

関連記事
源泉徴収事務・法定調書作成事務におけるマイナンバー制度｜国税庁

マイナンバー制度における罰則の強化 （令和４年５月２５日現在）

本人確認の実施

マイナンバーを提供される際は、本人確認を徹底しなければなりません。通知カードでマイナンバーの提供を受ける場合は、別途身分証明書により本人確認が必要です。

マイナンバーカードであれば、番号の確認と身元確認が同時にできます。したがって、別途身元確認書類の提出は必要ありません。

保管期間を超過した情報の廃棄対応

労働者の名簿とマイナンバー情報は、情報更新・削除のタイミングが異なります。退職した社員の基本情報を削除できるのは退職日より3年後ですが、マイナンバーを削除できるのは退社日より7年後です。

kintoneでマイナンバーを管理する場合には、削除のタイミングを忘れないためにも通知機能を設定することをを推奨します。

関連記事

労働関係法令上の帳簿等の種類と保存期間について｜厚生労働省

kintoneでのマイナンバー管理を効率化できるプラグイン・連携サービス

kintoneには、マイナンバーの管理を効率化できるプラグインや連携サービスがあります。

管理に必要な機能や便利な機能だけでなく、セキュリティ対策が可能なサービスもあり、より厳重な管理が可能です。

今回は「中小企業向け マイナンバー管理ソリューション on kintone」と「Toyokumo kintoneApp」をご紹介します。

中小企業向け マイナンバー管理ソリューション on kintone

参照元：中小企業向け マイナンバー管理ソリューション on kintone｜キヤノン電子テクノロジー株式会社

「中小企業向け マイナンバー管理ソリューション on kintone」は、マイナンバー管理に加えて情報漏洩防止のためのアクセス制限、SSLによる暗号化といったセキュリティシステムが組み込まれたアプリです。

使用ガイドやお問い合わせ窓口が用意されているため、管理アプリを使用したことがない方も安心して利用できます。

また、アプリ上で簡単に情報の廃棄やデータ参照が可能です。廃棄した場合は履歴が残るため、万一トラブルが起きた際にも迅速な状況確認ができます。

参照データは連携している既存システムへ登録でき、登録・更新作業にかかる手間が少なくなることで作業リソースを増やせます。

Toyokumo kintoneApp

Toyokumo kintoneAppは、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービスです。マイナンバーカードによる本人確認機能を備えており、デジタル庁提供の「デジタル認証アプリ」を活用した安全性の高いマイナンバー管理を実現できます。

本人確認機能により、正確な個人情報の取得と、不正アクセスの防止が可能です。確認済みの氏名、住所、生年月日、性別の4情報をkintoneに保存でき、自動返信メールへの引用にも対応可能です。

このような機能は、従業員のマイナンバー収集や個人情報管理において、セキュリティを確保しながら効率的な運用を実現します。SSL暗号化、WAFによる保護、ボット対策など、充実したセキュリティ対策も備えています。

詳細は、下記のページをご覧ください。

関連ページ：マイナンバーカードで正確な本人確認を実現フォームやビューをもっと安全に

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。
関連記事：kintone連携「フォームブリッジ」とは？できること・使い方

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。
関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。
関連記事：kMailerとは？メールワイズとの違い・使い方

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。
関連記事：プリントクリエイターとは？できること・使い方

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。
関連記事：データコレクトとは？できること・使い方

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。
関連記事：kBackupとは？できること・使い方

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万2千契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。