kintoneをモバイル環境でも使いこなせるようになると、移動中などパソコンが開けない時のやり取りが便利になります。しかし、kintoneを導入したばかりであったり、パソコンでの使用がメインになっていたりして、モバイルでの使い方がわからないとお悩みの方もいるかもしれません。
今回は、モバイル環境でkintoneを活用する方法のほか、モバイルでできること・できないことを詳しくご紹介します。kintoneを活用し、さらに業務をスムーズに進めたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneはモバイル環境でも活用できる
まずは、kintoneをモバイル環境で使う方法をご紹介します。
kintoneは、モバイルのWebブラウザで閲覧できるだけでなく、iOS・Android OS向けのモバイルアプリも用意されています。スマホ環境でも快適に利用できますので、営業職で移動が多い方や、現場での業務が多い方でも、kintoneのメリットを享受できるでしょう。
モバイルのブラウザ上でkintoneにアクセス
1つ目にご紹介するのは、Webブラウザを使ってkintoneにアクセスする方法です。
Safari、Google Chromeなど、スマホにインストールされているWebブラウザのURL欄に、利用中のkintoneのURLを入力します。すると、モバイル向けに最適化されたkintoneが表示されます。
ただし、アプリやスペースの設定など、一部の機能はモバイル版では利用できません。モバイル版で利用できない機能については、後ほどご紹介します。スマホ・タブレットからパソコンと同様の操作を行いたい場合は、パソコン表示に切り替えることで対応できます。
kintoneアプリをインストール
2つ目は、モバイル用アプリをインストールしてkintoneを利用する方法です。スマホ・タブレットの活用機会が多い場合に特におすすめです。
まずは、App StoreまたはGoogle Playより、kintoneのアプリをダウンロード。サブドメインやログイン名を設定することで、アプリからkintoneが利用できるようになります。ただし、ゲストはモバイルアプリの使用ができないことに注意しましょう。ゲストがスマホ・タブレットからkintoneにアクセスする場合は、Webブラウザを用います。
モバイル環境を使ったkintoneの活用方法
続いては、モバイル環境でkintoneがどのように活用できるのか、具体例をご紹介します。モバイルでもkintoneを活用できれば、これまで以上にコミュニケーションがスムーズになりますので、業務の効率化にも寄与するでしょう。
通知の確認
モバイルアプリ版kintoneの最大の特徴は、プッシュ通知機能です。自分でログインして情報更新を確認するWebブラウザとは異なり、アプリを起動していなくてもリアルタイムで通知が届きます。これにより、自分宛てのメッセージやワークフローの通知、状況報告などを素早く確認することができます。
プッシュ通知を受け取るには、アプリからkintoneへログインしておくこと、スマホ・タブレット端末側でプッシュ通知の設定をオンにしておくことが必要です。
情報の閲覧
利用しているkintoneアプリは、モバイル版でもそのまま使うことができます。例えば、移動の時間に顧客管理アプリを開いて、これから訪問する営業先の情報をチェックしたり、複数の店舗や現場を回る合間に報告書を確認したり、といったことが可能です。
わざわざパソコンを開く必要がなく、確認したいことがあればスマホ・タブレットですぐに対応できるので、外出先でも効率的に仕事を進められるでしょう。
コミュニケーション
kintoneのメッセージ機能や、アプリ・スペースのスレッドなどに備わっているチャット機能は、モバイル版でも利用可能です。案件の進捗確認や変更の指示など、コミュニケーションが綿密かつスムーズに行えます。
承認業務
kintoneで、稟議書や交通費申請・休暇申請などの各種承認業務を行うには「プロセス管理」という機能を用います。これにより、複数のユーザー間でレコードの編集・確認・承認をするためのワークフローを設定することができます。
自分が承認者として設定されている場合は、通知が来るようになっていますので、承認処理の漏れがありません。プロセス管理機能はモバイル版でも利用可能ですので、承認者が社内にいなくて業務が進められない、といった悩みの解消にも役立つでしょう。
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kintoneのモバイル環境でできないこと
先述したように、kintoneのモバイル環境では一部の機能が制限されています。続いては、モバイル環境でできないことをピックアップしてご紹介します。
お知らせ掲示板の編集
kintoneのトップページは、ポータルと呼ばれ、kintoneの入り口の役割を持つページです。
ポータルのお知らせ掲示板には、メンバーに共有したい情報を掲載できます。よく使うアプリへのリンクを作ったり、グラフを表示したりして活用します。なお、お知らせ掲示板を編集できるのは、kintoneシステム管理者またはcybozu.com共通管理者のみです。
お知らせ掲示板の編集をはじめ、ポータルでの通知・未処理の表示、表示するアプリ・スペースの一覧の切り替え、お気に入りのアプリ・お気に入りのスペースの並び替え機能はモバイル版では利用できません。表示モードをパソコン版に切り替えることで対応可能です。
アプリの作成および設定画面の操作
アプリの作成・設定画面の操作は、パソコン版のみ対応しています。アプリの運用が始まってからも、業務に合わせて柔軟にアプリ設定を変更することができます。アプリの設定画面は、当該アプリの管理権限が設定されているユーザーと、cybozu.com共通管理者のみ開くことができます。それ以外のユーザーには、アプリ設定ボタンは表示されません。
集計結果のCSVファイルへの書き出し
アプリに登録されているレコードのデータは、CSVファイルに書き出すことができます。ただし、こちらもモバイル版は対応していないため、パソコン版の表示に切り替えて利用します。
書き出したファイルは、以下のような用途に活用できます。
- 他のアプリ、あるいはkintone以外のサービスへのデータ移行
- 表計算ソフトなどほかのアプリケーションでのデータ集計・分析
- バックアップ目的でのデータ保存
- アプリに登録されたレコードのデータをまとめて上書き
また、アプリ関連としては、レコードの集計条件の指定、クロス集計表、および定期レポートの表示などもパソコン版のみ対応しています。
装飾付き文字の入力
リッチエディターは、色付き・太字など、装飾した文字を入力できるフィールドです。
文字色・背景色・文字サイズを変更したり、下線・箇条書きで装飾したりして、内容を目立たせることができます。装飾を解除して、シンプルなテキストに戻すことも可能です。
ただし、リッチエディターもパソコン版のみの対応です。モバイル版での利用の場合、リッチエディターフィールドには、装飾のないプレーンテキストのみ入力できます。
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kintoneシステム管理画面の操作
kintoneシステム管理画面では、ユーザーの権限の設定や機能のカスタマイズなど、kintoneの保守・管理に関する設定ができます。kintoneシステム管理の設定は、cybozu.com共通管理者、およびkintoneのシステム管理者のみ可能です。
kintoneシステム管理画面の操作は、モバイル表示では対応していないため、パソコン版表示に切り替えて利用します。
モバイル版kintoneの活用で業務遂行がスムーズに
モバイルでkintoneを利用する方法や、できること・できないことをご紹介してきました。パソコン・スマートフォン・タブレットと、kintoneはマルチデバイスに対応しているため、時間や場所を選ばずに仕事を進めることができます。
モバイル版のkintoneを活用することで、担当者が外出していて業務が滞ってしまう、確認のためにわざわざ会社に戻るといった時間のロスを省けるでしょう。パソコンと全く同じ機能が使えるわけではありませんが、スマホでも必要十分な機能が備えられています。
本記事が、kintoneを外出先でも使いこなしたい方や、スムーズな業務遂行を目指したい方の参考になりましたら幸いです。
