kintoneを利用している管理層の方の中には「kintoneでKPI管理をしたい」「KPIの進捗状況を可視化したい」とお悩みの方もいると思います。
そこで本記事では、KPI管理の概要に加えて、kintone連携サービスを提供するトヨクモで実際に利用しているKPI管理アプリをご紹介します。
記事の後半では、KPI管理アプリや連携サービスを用いて解決するお悩み事や具体的な活用方法などについても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご覧ください。
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そもそもKPIとは？
はじめに、KPI管理の前提となるKPIについて解説します。
KPIとは、Key Performance Indicatorの略称で、日本語では「重要業績評価指標」を意味します。
KPIは、目標達成までの各プロセスにおける進捗状況（達成度）を計測するための指標となっており、KGI（重要目標達成指標）の中間指標として設定するものです。
KPIは職種により異なり、一般的に営業であれば商談数や受注率、採用担当の人事であれば応募者数や採用者数などがKPIとして設定されます。
また、KPIは受注件数などの大きい括りだけでなく、新規案件数と既存案件数のように細分化して測定した方が、より具体的にデータを分析できるようになります。
KPI管理とは？
KPI管理とは、KGI達成のために中間目標として設定したKPIの達成・進捗状況をリアルタイムで把握・分析する指標管理のことです。
KPI管理では、ただ数値を把握するだけでなく、KPIの進捗状況に応じて改善策の実施や業務の再調整などを行います。
問題が見つかれば、解決のための経営判断や業務指示を下すことになるため、多くの企業では管理職の社員がKPI管理の業務を担っています。
KPI管理を実施するメリット
ここからは、KPI管理を実施することで得られる主なメリットを2つ解説していきます。
進捗状況を把握できる
KPI管理を行い、KPIの現状を把握・分析することで、業務の進捗や達成度合いを数値として定量的に把握できるようになります。
現状を把握することで、最終目標に向けた課題の早期発見や改善策の打ち出しが可能となり、気付いた時には手遅れだったという最悪の事態を回避できます。
また、組織単位での進捗が分かるだけでなく、社員ごとの数値を管理することで社員一人ひとりの課題発見やマネジメントにも役立てることが可能です。
例えば、Aさんの新規案件数が少ない場合に「商談数と受注率を確認して、達成度の低い受注率に焦点を当てて指導する」といった活用ができます。
KPIを見える化し、組織全体で共有することで、社員自らKPIに応じた課題の発見や軌道修正、上司への相談などが可能となるのもポイントです。
リソース管理に役立つ
適切なKPI管理を実施することで、リソースをより効率的に管理できるようになります。
業種・業態問わず、どの企業においても人材やお金、時間などのリソース配分が重要なのは言うまでもありません。
リソース管理ができていないと過剰に配分されたチームでは余力が出てくる一方、一部ではリソース不足で計画に支障が出てKGIの達成から遠のく可能性があるためです。
KPI管理をしていれば、どの部署のどの業務でどれだけのリソースが必要なのか数値を見て定量的に判断できるため、過不足ないリソース配分が実現できます。
KPI管理を実施する際に直面する問題点
進捗状況を把握・分析し、現状の改善に役立つKPI管理ですが、いざ実施しようとするといくつか問題点が出てきます。
ここでは、KPI管理の実施で直面する主な問題点を2つ解説いたします。
KPI管理の仕組みがない
KPI管理を実施する際に最初のハードルとなるのが、KPIを管理するための仕組み作りです。
設定するKPIは1つに限らず、複数のKPIを常に最新の状態を維持して管理する必要があります。
入力が必要な項目が多く作業頻度も高いため、紙やホワイトボード、無料の表計算ツールなどを使って手作業で管理するのは困難です。
そこで活躍するのがKPI管理ツールになるのですが、専用ツールは安いものでも月1万円、高いものだと月10万円近いランニングコストがかかってきます。
可能であれば、既に自社で利用しているCRMやSFA、クラウドサービスなどを活用してKPIを一元管理できる仕組みを整えたいところです。
共有方法が確立できていない
KPI管理を実施するのであれば、社内でKPIを共有する方法を確立しておく必要があります。
KPI管理をクローズドな環境で行っていると、社員は業務の目標数値や自身の課題発見などにKPIを活用できず、KPI管理を実施するメリットが大幅に削られます。
目標達成までのプロセスを改善していくためにも、KPIを管理しているシステムに社員が自らアクセスできる環境を整えることが大切です。
KPI管理にはkintoneがおすすめ
KPI管理をするならkintoneの利用がおすすめです。
kintoneでKPI管理するメリットは、主に以下の3点が挙げられます。
- 業務別にオリジナルのKPI管理アプリを作れる
- アプリ管理によって簡単にKPIを共有できる
- 連携サービスの利用でデータの自動集計ができる
実際に、弊社トヨクモでもkintoneを利用してKPI管理を実施しています。
トヨクモでKPI管理に利用しているアプリの構成や特徴などについては、次項から詳しく解説していくので、ぜひご参照ください。
【テンプレ配布】kintoneでKPI管理を実施する方法
ここからは、実際にトヨクモが使用しているコンテンツKPI管理アプリをご紹介します。
コンテンツKPI管理アプリは、kintoneでコンテンツ制作の進捗状況を管理したい方におすすめです。
弊社トヨクモのプロモーショングループで使用しているアプリなので、想定される利用シーンは限られますが、kintoneを使用したKPI管理の一例としてぜひ参考にしてください。
kintoneアプリテンプレートは、以下よりダウンロードできます。
また、トヨクモでは以下のkintone連携サービスを活用して、他アプリからコンテンツKPI管理アプリに数値を自動集計しています。
DataCollect（データコレクト）：関数を利用した計算やアプリ間の集計を可能にするkintone連携サービス
DataCollectの環境を持っていない方は、無料お試しフォームよりお申込ください。
それでは、コンテンツKPI管理アプリについて解説していきます。
コンテンツKPI管理アプリ（kintone）
※アプリテンプレートはこちらからダウンロードできます。
アプリテンプレートをkintoneに読み込む手順は、以下の記事をご参照ください。
kintoneでは「アプリテンプレート」と呼ばれるアプリのひな型を作成できます。アプリテンプレートはkintoneのスムーズな運用を手助けします。 そこで本記事では、kintoneのアプリテンプレートの機能やメリット、作成・使用方法を[…]
コンテンツKPI管理アプリは、プロモーショングループのコンテンツ制作数を集計してリアルタイムに進捗状況を把握するためのkintoneアプリです。
レコード一覧画面では、1ヶ月ごとに分けてレコードを表示し、毎月どのコンテンツをどれだけ制作したのか、ひと目見るだけで分かるようになっています。
レコード詳細画面では、月間・年間目標と現在の実績、各コンテンツごとの制作数、振り返りを1画面にまとめて管理しています。
手動でこれだけ多くの項目数を入力するのは非効率的なので、弊社トヨクモではkintone連携サービスのDataCollectを活用して制作数を1日ごとに自動集計しています。
コンテンツを管理しているコンテンツリストという別アプリから数値を集計し、フィールドに設定している計算式に応じて残数などを自動計算する運用フローです。
毎日自動的に制作数がカウントされるため、時間と手間をかけずに進捗状況を把握できています。DataCollectで設定しているフィールド式の一例は以下の通りです。
(1)対象フィールド｜月_実績_kin_blog記事
↓
= COUNTIF(コンテンツリスト_k連携!blog_勉強術_テンプレート!年月コード,年月コード)
コンテンツリストアプリに登録されたブログ記事数をkpi管理アプリの「月_目標_kin_blog記事」フィールドに反映させています。
他アプリの数値を集計できるDataCollectの強みを活かした運用方法なので、気になる方はぜひDataCollectの無料お試しを使って試してみてください。
kintone連携サービスは回数制限なしでお試し可能
今回、データ集計に使用したDataCollectを含むトヨクモのkintone連携サービス6製品では、30日間の無料お試しを何度でもご利用いただけます。
「気になるけど自社で運用できるか不安」「使い方を覚えてから導入したい」といった方も繰り返し自由に検証できるので、ぜひこの機会にお申し込みください。
もっと活用例を知りたい方はトヨクモ kintone フェスで！
他社のkintone活用事例を知りたい方は、2024年7月3日〜5日に開催される年に一度のビッグイベント「トヨクモ kintone フェス」への参加がおすすめです。
トヨクモkintoneフェス参加で得られること
- トヨクモユーザーが語るサービス活用のコツ
- もっと便利なkintone活用法
- トヨクモ製品の新機能紹介
- 業種/職種別の活用例集
- 初心者マニュアル/設定テンプレート
- 他社比較
- 初心者向けのセッション
- トヨクモユーザーとの交流の機会
トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。
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