kintoneでは、複数ユーザーでレコードの編集や確認をする際に「プロセス管理」が必要です。プロセス管理では、レコードの処理状況を示す「ステータス」が関連しています。
今回は、kintoneのプロセス管理におけるステータスの取得・設定の方法について詳しく解説します。プロセス管理に関連する作業の進め方がわからない方は、ぜひ参考にしてください。
そもそもプロセス管理とは
プロセス管理とは、複数ユーザーがレコードの編集や確認をするプロセスを設定する機能のことを指します。レコードは、アプリのフォームにある入力データがまとまったもののことです。
たとえば顧客管理においては、顧客名や企業名、連絡先などがひとまとめになったものをレコードと呼びます。
プロセス管理は、交通費申請や作業タスク管理といったアプリで設定が必要になります。
従来では紙の申請書に必要事項を記入し、上長の承認を得る必要がありました。しかしプロセス管理を設定すると、アプリ内で必要事項を入力して「申請する」をクリックし、上司は「承認する」をクリックするだけで、一連のプロセスが完結します。
プロセス管理におけるステータスの設定方法
プロセス管理におけるステータスとは、レコードの処理状況を指します。ステータスを設定すると、レコード単位でステータスが表示されるようになります。たとえば、書類提出のアプリでは、以下4つのステータスを登録するといいでしょう。
- 未申請
- 上長確認中
- 差し戻し
- 承認済み
ステータスの設定の手順は以下のとおりです。
1.アプリを開いて右上にある歯車マークをクリックする
2.「設定」タブの「プロセス管理」をクリックする
3.「有効化」にチェックを入れる
4.「ステータス」の欄を増やして登録する
5.ステータス別にアクションを設定する
上の画像のように、ステータス別に実行できるアクションやアクション名などを設定します。たとえば、未申請のときは上長確認中へ進むことになるため、実行後のステータスには「上長確認中」、アクション名は「申請する」とします。アクション名は任意で決めることができますが、アクションの内容が一目でわかる文言にするといいでしょう。
kintoneのステータス取得の通知を受け取る方法
kintoneのプロセス管理において、新しいステータスが取得されたときに通知を受け取ることができます。新しいステータスが取得されたときというのは、新しいステータスに変更されたときと同義です。通知の設定方法は以下のとおりです。
1.アプリの設定にある「アプリの条件通知」をクリックする
2.通知したいアクションにチェックを入れる
ステータスの取得が通知されることで、ワークフローの進行が遅れるリスクを軽減できます。
kintoneのステータス取得通知をメールで受け取る方法
また、以下の手順で設定することで、通知をメールで受け取れるようになります。
1.画面右上にある歯車マークの「cybozu.com共通管理」をクリックする
2.「組織/ユーザー」をクリックする
3.該当のユーザーのプロフィールにメールアドレスを追加する
4.画面右上にある歯車マークの「kintoneシステム管理」をクリックする
5.「利用する機能の選択」をクリックする
6.「通知のメール送信」を設定する
7.画面右上の歯車マークにある個人設定の「メール通知」を設定する
kintoneのステータス取得はカスタマイズできる
kintoneでは、ステータスの取得をカスタマイズできます。取得のタイミングや頻度などを細かく設定可能です。ステータスの取得をカスタマイズするためには、kintoneのAPIを使用してプログラムを記述する必要があるため、プログラミングスキルが必須となります。
プログラミングに誤りがあると、アプリケーションの動作に影響を与える可能性があります。そのため社内にプログラミングスキルを持つ人材がいない場合は、支援会社に相談することが賢明でしょう。
まとめ：kintoneのステータス取得はカスタマイズしよう
kintoneにはプロセス管理の機能があり、正しく設定を行うことでステータスを取得できるようになります。レコード内にある任意のステータスを取得可能です。
kintoneのステータス取得は、取得のタイミングや頻度などを細かく設定できますが、プログラミングスキルが必要です。誤ったプログラムはアプリの動作に影響を与えるため、リスクの観点から安易に行わない方がいいでしょう。社内に適切なスキルがない場合は、支援会社に相談するのがおすすめです。
