kintone管理者ができること|管理者設定や変更の方法&ログインの仕方を解説

サイボウズが提供する「kintone」は、手軽に使えるノーコード・ローコードプラットフォームです。業務アプリを簡単に作成・運用できることから、多くの企業が導入・運用していますが、アプリ内の情報が増えるほど管理は難しくなります。

そのようなときは、管理者設定を行ってアクセス制限や編集制限を行いましょう。管理者設定は、kintoneの運用において非常に重要なポイントです。本記事では、管理者設定の概要・役割・権限・設定方法・注意点などを詳しく解説します。

kintoneの管理者は5種類

kintoneの管理者には、以下5つの種類があります。

  • cybozu.com共通管理者
  • システム管理者
  • アプリ管理者
  • スペース管理者
  • サイボウズドットコム ストア管理者

それぞれの内容とともに、各管理者ができることを詳しく解説します。

cybozu.com共通管理者

cybozu.com共通管理者は、cybozu.comの各サービスで共通する部分の設定が行える管理者です。kintone管理者の最上位で、システム管理の権限や各種アプリの設定権限も持っています。

cybozu.com共通管理者ができること

cybozu.com共通管理者ができることは、以下の通りです。

  • ユーザーや組織の追加や削除
  • ユーザーが利用するサービスの設定
  • 監査ログの閲覧やダウンロード
  • ログイン時のセキュリティやアクセス制限の設定
  • クライアント証明書の発行
  • サポートへの問い合わせ

アプリにアクセスできるユーザーを追加・削除したり、各ユーザーが利用できるサービスを設定したりできます。また、監査ログの閲覧やダウンロード、セキュリティ設定ができるのもcybozu.com共通管理者の特徴です。

cybozu.com共通管理者の設定方法

cybozu.com共通管理者の管理画面を開く際は、トップ画面右上にある歯車マークをクリックします。その後、「cybozu.com共通管理」に進みましょう。

 

その後、「ユーザー管理」の「管理者の設定」に進むと現在の管理者が確認できます。

管理者を変更したいときは、組織内のユーザーから選んで「追加」をクリックすればOKです。解除したいユーザーがいる場合は、管理者の中から解除したいユーザーを選択し、「解除」をクリックしましょう。最後に保存を押すと、管理者設定が保存されます。

システム管理者

システム管理者は、kintone全体に関わる設定を行う管理者です。各種アプリのアクセス権や作成権限の変更ができるほか、kintone全体のカスタマイズなども行います。

システム管理者ができること

システム管理者ができることは、以下の通りです。

  • アプリやスペースの作成権限の設定
  • アプリやスペースのテンプレートの作成
  • アプリやスペースの管理
  • kintone全体のカスタマイズ
  • アップデートオプションの設定
  • プラグインの登録
  • お知らせ掲示板の編集
  • ポータルの設定
  • システム管理

アプリやスペースの作成権限の設定のほか、テンプレートの作成や全体のカスタマイズ、プラグインの登録も可能です。また、アップデートオプションの設定やお知らせ掲示板の編集など、kintone全体の管理を行えます。

システム管理者の設定方法

システム管理者を確認する際は、トップ画面右上にある歯車マークをクリックし、「kintoneシステム管理」に進みましょう。

「アクセス権」を確認し、「システムの管理」が有効になっているユーザーが、システム管理者となります。変更する場合は、「アクセス権」からシステム管理者にしたユーザーを選んで設定しましょう。

アプリ管理者

アプリ管理者は、アプリの設定やメンバー管理を行うことができる管理者です。アプリごとに管理者が存在し、それぞれが担当するアプリの管理を行います。

アプリ管理者ができること

アプリ管理者ができることは、以下の通りです。

  • フォームの設定
  • プロセス管理の設定
  • 通知の設定
  • アクセス権の設定

各アプリの管理権限を設定できるほか、レコードの閲覧・追加・編集・削除なども行えます。各種ファイルの書き出しや読み込みが行えるのも、アプリ管理者の特徴です。

アプリ管理者の設定方法

アプリ管理者は、歯車マークの「アプリ管理」から確認できます。

アプリ管理画面では各種アプリが表示されるので、「アプリのアクセス権」から「アプリ管理」が有効になっているユーザーを確認しましょう。アプリ管理が有効になっているユーザーが、各アプリの管理者です。

初期設定では、アプリ作成者が管理者となっているため、変更したい場合はアプリ管理画面から設定を行う必要があります。

スペース管理者

スペース管理者は、各スペースの管理者です。kintoneのスペースとは、特定のメンバーのみがアクセスできる情報共有・コミュニケーション空間で、チームやプロジェクト単位で情報を共有したり、議論したりするのに適しています。

スペース管理者ができること

スペース管理者ができることは、以下の通りです。

  • 参加メンバーの管理
  • スペースの公開を参加メンバーに限定するかどうかの設定
  • 複数のスレッドを使用するかどうかの設定

スペースは、特定のメンバーで情報を共有したり、コミュニケーションを取ったりする空間ですが、プロジェクトの内容などを話す場合は参加メンバーを制限する必要があります。そのようなときに役立つのが、スペース管理者です。

参加メンバーの管理ができるのはもちろん、該当するスペースの公開範囲を設定したり、複数のスレッドを使用するかどうか決めたりできます。

スペース管理者の設定方法

スペース管理者を確認したいときは、スペースを開いた状態で右上の「三点マーク」をクリックしてオプションを開きます。その中にある「スペースを設定」に進みましょう。

設定画面にて、「参加メンバー」タブを確認すると「管理者」が有効になっているユーザーがいるはずです。そのユーザが、スペース管理者となります。初期設定では、作成者が管理者になっているため、変更したい場合は管理画面から設定しましょう。

変更したいときは、オプションから「メンバーを管理」に進み、メンバーの追加や削除を行ってください。

サイボウズドットコム ストア管理者

サイボウズドットコム ストア管理者は、ストアでcybozu.comサービスの発注・契約内容の変更・支払い方法の設定 などを行うユーザーです。

サイボウズドットコム ストア管理者ができること

サイボウズドットコム ストア管理者ができることは、以下の通りです。

  • サービスの発注
  • 契約内容の変更
  • IPアドレス制限
  • Basic認証の設定
  • ドメインの追加

ストア内での発注や契約内容の変更のほか、IPアドレス制限やBasic認証の設定などといった、セキュリティに関する設定も行えます。

サイボウズドットコム ストア管理者の設定方法

サイボウズドットコム ストア管理者を確認したいときは、「サイボウズドットコム ストア」にアクセスしてください。管理画面の「アカウント管理」を確認し、設定されているユーザーが管理者となります。

管理者を変更したいときは、「アカウント管理」の「管理者の追加」から新たな管理者を追加し、設定されていた管理者を削除すればOKです。

kintoneの管理者を設定するメリット

kintoneの管理者を設定するメリットは、以下の通りです。

  • 各種アクセス権を設定できる
  • セキュリティを強化できる
  • 運用効率の向上
  • トラブル発生時の迅速な対応
  • コンプライアンスの遵守

それぞれの内容を詳しく解説します。

アクセス権の設定等でセキュリティを強化できる

kintone には、さまざまな情報が保存されています。管理者を設定するとユーザーの権限を適切に管理でき、情報漏洩などのリスクを防ぐことが可能です。アクセス権を設定するなど、セキュリティを強化すれば万が一にも備えられます。

運用効率の向上を狙える

管理者を設定すると、ユーザーの追加・削除やアプリの作成・削除、権限の設定などの管理作業を効率的に行うことができます。運用効率を上げ、効率よくkintoneを運営していくためにも、管理者の設定を行いましょう。

トラブル発生時の迅速な対応

事前に管理者を設定しておけば、トラブルが発生した場合でも迅速に原因を調査して対応できます。管理者が中心となってスムーズに調査が進み、早急に原因を突き止めることができれば、被害を最小限に抑えられるでしょう。

コンプライアンスの遵守

個人情報保護法などの法令を遵守するためには、管理者を設定してアクセス権限を適切に管理することが重要です。誰でもアクセスできるような状態のままにしておくと、情報漏洩など大きなトラブルにつながりかねません。

「誰が」「どのアプリを」使えるのかを明確に決めておけば、トラブルがあった際にも迅速に対応できます。

kintone管理者を設定する際の注意点

kintoneの管理者を設定する際には、以下の点に注意が必要です。

  • 権限の過剰付与を避ける
  • 管理者のパスワードを厳重に管理する
  • 管理者の役割分担を明確にする

それぞれの注意点を詳しく見ていきましょう。

権限の過剰付与を避ける

kintoneの管理者を設定する際は、権限の過剰付与は避けましょう。必要な権限のみを付与することで、セキュリティリスクを軽減できます。

各アプリやスペースの管理者をしっかりと決めておき、混同しないように気を付けることが大切です。

管理者のパスワードを厳重に管理する

管理者のパスワードが漏洩すると、kintone が不正利用される可能性があります。そのため、管理者のパスワードやログイン情報は厳重に管理しましょう。社内全体でアナウンスを行い、あらかじめ周知させておくことが大切です。

管理者の役割分担を明確にする

複数の管理者を設定する場合は、それぞれの役割分担を明確にしておくことで、運用がスムーズになります。役割分担を決めずに運用すると、管理者同士でトラブルになるケースもあるので注意が必要です。

まとめ:各種管理者を設定してkintoeを使いこなそう

kintoneの管理者は、kintone を安全かつ効率的に運用するために重要な役割を担っています。kintone管理者の役割・権限・設定方法などを理解し、適切な設定を行うことでkintone をより有効に活用できるようになるでしょう。

kintoneの管理者には、さまざまな種類があります。それぞれの管理者が自分の役割や立場を理解し、スムーズに業務を進められるようにすることが大切です。


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