トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2023」は、デジタル化して効率的に業務改善する珠玉のアイデアを学び・広める、2日間のオンラインイベントです。2023年のテーマは、「やれるっ、できるっ、キントーン！」で、よりトヨクモ製品をカンターンに活用し、業務改善ができる、そんな活用の事例をご紹介いただきました。
今回は、株式会社ウィルビー 山本珠恵氏に語っていただきました。
会社紹介
株式会社ウィルビーは、『ICTで求人・人材業界にイノベーションを』をミッションに、HR業界の皆様のためにビジネスを成功させる武器『ICTサービス』を提供している会社です。社員全員がフルリモートで勤務しており、所在地は東京ですが本日私は大阪から来ています。ご提供するサービスは大きく分けて2つあり、1つは『jobMAKER』という求人サイトの構築パッケージ、もう1つはcsvを一括変換できる『HR datawarp』というサービスです。（山本氏）
求人サイト構築パッケージ「jobMAKER（ジョブメーカー）」。高品質な求人サイトの構築から運用・集客まで、お客様の求人…
HRデータワープで派遣会社や求人広告代理店の大量の求人データ(CSV)をindeedや求人ボックス、スタンバイ等にインポ…
自己紹介
山本と申します。SNSなどでは『yama』というニックネームで投稿・発信しています。最近までは営業が主な仕事でしたが、kintoneが好きすぎて日々使っていたところ、社内IT担当になりました。
前職からkintoneを使っていたこともあり、ウィルビーに入社した当時からkintone管理者権限をいただき、併せてトヨクモ製品も使っていました。今回は、私がウィルビーに入社してから業務改善してきた内容の中からひとつご紹介させていただきます。（山本氏）
利用しているトヨクモ製品
導入製品：フォームブリッジ、kMailer、DataCollect、kViewer
弊社では、トヨクモさんのkintone連携サービスのうちフォームブリッジ、kMailer、データコレクト、kViewerの4つを契約させていただいていますが、今日はその中の『フォームブリッジ』と『データコレクト』を使い、kintoneのゲストスペースで会社間のデータ共有を効率化した事例についてお話しさせていただきます。（山本氏）
トヨクモ製品導入前の業務フロー
今回の事例でご紹介するのは、弊社の求人サービス『jobMAKER』をお客様に導入いただくにあたって、お申し込みからサイト立ち上げを終えるまでの流れについてです。
まずお客様からの申し込みが決まった時点で、営業担当者がExcelで用意したエントリーシートをお客様に渡します。お客様より返却があり次第、エントリーシートに記入された立ち上げの日程希望などについて、社内共有しているGoogleカレンダーにデータを入力し、同時に営業担当者は親会社の担当者に情報を共有するため、親会社にもExcelデータを送ります。
ウェブサイトを用意するためにはサーバー証明書が必要となりますが、弊社ではそれらの申請と申請後の管理を親会社が行っているため、その情報を親会社と弊社で共有する必要があります。親会社がサーバー証明書を発行できたら、再度Googleカレンダーに情報を入力し、その情報をもとに作業担当者が立ち上げ作業を行います。
作業終了後はその旨を営業担当者に伝え、最後に弊社のkintone内にある顧客管理アプリに全ての情報が入力されれば完了となります。トヨクモ製品を利用する前、弊社ではこのような流れでシステム導入が行われていました。（山本氏）
従来の業務フローの課題
まずExcelのエントリーシートにおいて、必須や任意の項目が分かりづらい、記入漏れにより再度依頼するなど工数がかかるといった問題点がありました。また、申し込みの際はメールでExcelデータをいただきますが、サイトを休止あるいは閉鎖する場合もメールベースとなるため、営業担当者のメールボックスに情報が入ってしまい、その後のフローは営業担当者が行動しないと動かせないというブラックボックス化が起こっていました。
親会社に情報を渡す際、GoogleドライブにExcelを入れて共有していましたが、その後の作業進捗が一切分からず、現状について営業担当者が親会社の担当に確認、親会社の担当者がその都度詳細を伝えるという作業が頻繁に発生していました。検索性も低く、状況を把握するのに時間がかかるというのが社内で大きな負担となっていた部分です。
他にも、カレンダー式であることから一覧で表示されず作業担当者が先の予定を確認しづらかったり、最終的にkintoneに情報を入れる際、kintoneは弊社にある、一方のお客様エントリーシートはGoogle カレンダー内にあるという状態になってしまい、更新漏れや内容の差が発生したりするケースがありました。また、サーバー証明書は1年間の有効期限があるため、毎年更新しなければなりません。しかし、期限の管理についても親会社と弊社がバラバラに行っていたため、その都度親会社に確認する手間が生じていました。
『こうした事態をなんとか解決できないか』そう考えた時に思い付いたのが、トヨクモ製品を活用した方法です。（山本氏）
トヨクモ製品導入までのステップ
弊社では、フォームブリッジとデータコレクトをすでに別の用途で活用させていただいていました。広報ページの問い合わせフォームやセミナーの申し込みフォームなどにフォームブリッジを使っていたのですが、そもそもjobMAKERはwebサービスなので、契約の申し込みをExcelではなくフォームに入力してもらえばいいのではないかと考えたんですね。そこで顧問弁護士に確認したところ、特に問題はないとのことだったので実装するに至りました。
一方データコレクトは、収支の集計や開発予算管理などに使っていたのですが、XLOOKUP関数で情報更新ができることに気付き実装する流れとなりました。（山本氏）
トヨクモ製品導入後の変化
トヨクモ製品導入後、まずExcelで受け取っていたエントリーシートは、フォームブリッジで入力していただくことにしました。続いて、弊社のkintoneの中に4つのアプリを用意しました。
フォームブリッジから申し込まれたデータが格納されるのが『申込履歴&立上スケジュールアプリ（以下、申込履歴アプリ）』と、親会社へ依頼をするための『依頼アプリ』の2つです。親会社もkintoneを導入しているため、ゲストスペースを用意し、その中のアプリで親会社と弊社のメンバーが一緒に情報管理できるような仕組みを作りました。
フォームブリッジは、1つのフォームから2つのアプリに同時に情報を入れることができることから、お客様に情報を入力していただいた時点で申込履歴アプリと依頼アプリの両方に共通する主キーをフォームブリッジで発行しています。それによって2つのアプリに同じ値が入力されることになり、データコレクトで連携させることができるという形を実現しました。
サーバー証明書の発行依頼は、営業担当者が依頼アプリから親会社に向けて行い、発行が終われば親会社により『発行済一覧アプリ』に登録されます。こちらも、弊社のkintone内にある『顧客リスト』と主キーでつなげることで、先ほど課題として挙がっていたサーバー証明書の更新期限についても最新情報と連携できるようにしました。（山本氏）
画面デモ
こちらでは、デモ画面を使い説明させていただきます。（山本氏）
まず最初にお客様に情報を入力していただくページはフォームブリッジで作成しており、個人情報や希望サービスを記入いただく形になっています。先ほどの図で、フォームブリッジから情報が入る2つのアプリが『申込履歴アプリ』とサーバー証明書について親会社と情報共有するための『依頼アプリ』です。（山本氏）
依頼アプリに新規レコードが入ると、弊社のチャットツールとして導入しているChatworkを通じて営業担当者に通知が届くため、そこから上記のレコード詳細画面に入れるようになっています。（山本氏）
こちらで情報内容を確認し、問題がなければ申請依頼を行うというプロセス管理となっています。（山本氏）
1番下に隠していますが、『連携用』ボタンをクリックするとフォームブリッジで発行された『フォーム受付番号』が確認できるようになっています。この番号はフォームブリッジの連番（自動採番）機能を使って発行しており、発行された番号の頭に『form-』と付くことで、オリジナル番号として認識されます。同じ番号が申込履歴アプリのレコードにも入っているので、それで連携させられる仕組みです。（山本氏）
画面上に『立ち上げ依頼アプリ』とありますが、こちらが申込履歴アプリとなり、レコード番号が表示されています。最下部に隠していたキーを主キーとし、立ち上げ予定日を連携させてくる形にしています。（山本氏）
こちらが、サーバー証明書の依頼と同じお客様について、弊社の担当者が閲覧するアプリ画面です。営業担当者が中身を確認し、作業者に作業してもらいたい予定日を入力します。（山本氏）
お客様との紐付けについては、別で用意した顧客リストから選び、必要情報を入力した上で『確認しました』にチェックを入れて保存します。保存することで、先ほどのサーバー証明書依頼アプリ上でも、作業の予定日が更新されます。（山本氏）
親会社と共有するアプリに戻り、ページを再読み込みすると、情報が更新されていることが分かります。この部分をデータコレクトで作っているということになります。ここからプロセスが最後まで進み、先ほど依頼した立ち上げ依頼アプリのデータを元に作業が終われば新規申し込みの作業完了となるのですが、今度はこのお客様のサイトを運用して1年が経ったと仮定した際、サーバー証明書を更新するという作業が発生します。（山本氏）
その際に使用するのが『発行済みのサーバー証明書一覧』と『顧客リスト』です。発行済みのサーバー証明書一覧は、上からサーバー証明書の有効期限が近い順に表示されます。例えば、先ほど本番立ち上げの依頼をしたテスト株式会社様は、2024年5月10日が有効期限であることが分かります。（山本氏）
こちらは弊社の中だけで閲覧する顧客リストですが、同じくテスト株式会社様のアプリにもサーバー証明書の有効期限が掲載されています。こちらも1年経って更新した時に、同時に情報が更新されるようにするというのが次の段階となります。（山本氏）
今、仮に1年経ったとします。親会社のサーバー証明書の作業担当者と弊社の作業担当者が『このお客様はそろそろ期限です。更新をお願いします。』といったやり取りをコメント上で行います。従来のExcelを使用したフローの場合、期限が分かりにくく、作業依頼履歴についても探す必要がありました。それらをコメント欄で済ませられるよう、お客様ごとのやり取りをツリー化したことも効率化の1つだと思います。（山本氏）
更新作業終了後、親会社の担当者が有効期限と適用日を延長して保存をすると、顧客リスト側の情報も更新されます。（山本氏）
顧客リストを確認すると、更新日と有効期限が変更されたという履歴が分かるようになっています。場合によってはサーバー証明書の種類が変わることもあるので、そちらもデータコレクトで連携させています。このような形で、新規申し込みがあった際や更新時は、親会社や作業者が変更するアプリと営業担当者が見るアプリを分け、主キーを使ってデータコレクトで連携させるという仕組みが実現できています。（山本氏）
トヨクモ製品導入後に得られた声
この業務フローを導入した効果について、弊社の営業担当者と作業担当者に聞きました。
営業担当者お客様、親会社、作業者との間で、依頼や進捗確認1件につき1時間ほどかかっていたものが、30分で済むようになりました！
また、やり取りや進行状況がkintone1ヶ所にまとまったので、非常に楽になりました。
作業担当者情報をかき集めるのに1件につき1時間ほどかかっていたところ、作業時間が数分に短縮されました。
また、Google カレンダーで管理していた頃に比べると、次週の予定が一目で分かるようになり、スケジュール管理がしやすくなりました。
このような嬉しい声が上がる中、何より一番大きな効果は、今までのフローからこのフローに変更したことで、漏れや間違いが発生しなくなり、各メンバーの精神的な負担がなくなったことです。以前は営業や作業担当者、親会社の担当者など全員が情報共有や誤りのチェックにかなり気を遣っていましたが、そうしたストレスから解放されたことが最大の効果だと思っています。（山本氏）
その他のトヨクモ活用例
その他にも、弊社では上記のようなシーンで、トヨクモさんのkintone連携サービスを活用させていただいています。（山本氏）
トヨクモ製品を活用した今後の展望
今後の展望についてですが、使わせていただいている4つを活用し、弊社のご契約企業様がご自身で編集できる『マイページ』を作ってみたいと思っています。
Toyokumo kintoneApp認証を活用することになりますが、お客様自身で変更していただくことを考えると、フォームブリッジを現在契約しているプレミアムコースからプロフェッショナルコースに変更した方がいい可能性があるので、コースアップの必要性を見極めた上で検討しようと思います。
また、kViewerを使って弊社のサービスのwebマニュアルを作りたい、チャレンジしているところです。（山本氏）
業務の効率化に加え社員の精神的負担が大幅軽減
今回は、フォームブリッジとデータコレクトを使い、会社間のデータ共有の効率化を実現させた株式会社ウィルビーの山本珠恵様にお話を伺いました。
株式会社ウィルビーでは、求人サービス『jobMAKER』をお客様に導入いただくにあたって、お客様と自社、親会社が情報を共有するまでに多くの工数が発生する事に加え、進捗状況を確認するためにその都度問い合わせが必要、共有した情報が誤っているなどといった問題が生じていたといいます。
それらの解決策として、Excelだったエントリーシートをフォームブリッジにてフォーム化し、アプリ間をデータコレクトで連携することで会社間、担当者同士の情報共有にかかる時間を大幅短縮しました。
社内では、業務の効率化はもちろん、情報の漏れや誤りがなくなったことで社員の精神的負担が大幅に軽減されたと、嬉しい声が上がっているとのことです。
