【テンプレ無料配布】kintoneでイベント申込管理を実施する方法を解説！

kintoneを利用しているイベント担当者の中には「kintoneでイベントの申込を管理したい」「参加者情報の転記作業を楽にしたい」とお悩みの方もいると思います。

そこで本記事では、イベント申込管理の概要に加えて、kintone連携サービスを提供するトヨクモで実際に利用しているイベント参加者管理アプリをご紹介します。

記事の後半では、イベント参加者管理アプリや連携サービスの活用方法などについても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。

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イベント申込管理とは？

イベント申込管理とは、その名の通りイベントの申込を管理することです。

特に、イベントの申込状況や参加者情報の管理などが中心となっており、それに付随するさまざまな業務をまとめてイベント申込管理と呼んでいます。

具体的なタスクとしては、過去の参加者・既存顧客へのイベント案内や参加受付用フォームの作成、情報の転記作業などが挙げられます。

時間と手間はかかりますが、イベント参加者の情報を正しく収集して効果的なイベントにするにはイベント申込管理の実施は欠かせません。

イベント申込管理で直面する問題点

イベントの申込情報を効率よく管理するために必要なイベント申込管理ですが、いざ実施しようとすると、いくつかの問題点に直面します。

ここでは、イベント申込管理で直面する主な問題点を3つ解説いたします。

連絡業務が煩雑

基本的にイベントを実施する際は、過去のイベント参加者や既存顧客などにイベント案内をすると思います。

このイベント案内の連絡業務が煩雑で、かなりの工数と手間がかかり苦労した経験のある方は多いのではないでしょうか。

過去の参加者リストや顧客リストがあったとしてもメールアドレスを1件ずつ入力して、何回もメールを送信するのは骨が折れる作業です。

イベント案内の連絡業務を効率化するためには、一斉にメールを送信できるシステムが求められます。

転記作業に時間がかかる

Googleフォームなどを活用してイベントの参加受付をしている場合に課題となるのが、イベント参加者リストを作成するための転記作業です。

イベント参加者が数人程度なら問題ないですが、数十人規模になると転記作業だけでも膨大な時間がかかります。

しかも、転記作業はどれだけ気をつけていても一定のミスが起きてしまう作業です。

仮に、参加者の会社名やメールアドレスなどを誤って入力してしまうとイベント当日や今後連絡する際に不都合が生じてきます。

このような問題を解決するには、そもそも転記作業が発生しなくなる仕組み作りが必要になります。

専用ツールはコストがかかる

イベント受付フォームの作成機能や参加者情報の一元管理ができる専用ツール・システムとして、イベント管理システムが挙げられます。

イベント管理に特化したシステムなので機能的には充実しているのですが、多くの場合、初期費用で数万円、月額料金を足すと計10万円近いコストがかかってきます。

頻繁にイベントを開催するのであれば利用価値はあるものの、開催頻度が低かったり、予算が限られていたりすると専用ツールの導入はハードルが高いと感じるはずです。

専用ツールにコストがかけられないためにイベント申込管理で発生するタスクを効率化できず、開催日まで日々業務に追われるというケースはよくある問題点と言えます。

イベント申込管理にはkintoneがおすすめ

イベント申込管理を実施するならkintoneの利用がおすすめです。

kintoneでイベント申込を管理するメリットは、主に以下の3点が挙げられます。

• 参加者情報をアプリで一元管理できる

• 自社オリジナルのイベント用アプリを作成できる

• 連携サービスの利用で業務を削減できる

実際に、弊社トヨクモでもkintoneを利用してイベント申込管理を実施しています。

トヨクモでイベントの申込管理に利用しているアプリの構成やkintone連携サービスなどについては、次項から詳しく解説していくので、ぜひご参照ください。

【テンプレ配布】kintoneでイベントの申込を管理する方法

ここからは、実際にトヨクモが使用しているイベント参加者管理アプリをご紹介します。

イベント参加者管理アプリは、イベントの参加者情報をkintoneで管理したい方におすすめです。

kintoneアプリテンプレートは、以下よりダウンロードできます。

弊社トヨクモでは、kintoneアプリに加えて、以下のkintone連携サービスを活用することでイベント申込管理に際して発生する煩雑な業務を効率化しています。

FormBridge（フォームブリッジ ）：回答内容が直接kintoneに保存されるフォームを作成できるkintone連携サービス
kMailer（ケイメーラー）：kintoneに保存されたデータを参照してメールを送信できるkintone連携サービス

FormBridge、kMailerの環境を持っていない方は、無料お試しフォームよりお申込ください。

イベント参加者アプリに加えてkintone連携サービスを活用することで、以下の業務効率化を実現できます。

• メールアドレスを引用してkintoneから直接イベント案内メールを送信

• フォームの回答結果が直接アプリに登録されて転記作業が不要に

それでは、アプリの使い方や連携サービスの活用方法について解説していきます。

イベント参加者管理アプリ（kintone）

※アプリテンプレートはこちらからダウンロードできます。

アプリテンプレートをkintoneに読み込む手順は、以下の記事をご参照ください。

イベント参加者管理アプリは、イベント参加者の情報をまとめて管理するためのkintoneアプリです。

レコード一覧画面では、イベントの参加年度に分けてイベント参加者のメールアドレスを一覧表示しています。

イベント参加者管理アプリとkMailerを連携しているため、アプリ内のメールアドレスを引用して直接メールを送信できます。

過去の参加企業にイベント案内メールを一斉送信するといった使い方ができるため、1件ずつ作成する手間がかからないどころか、メールソフトを開く必要すらありません。

もちろん、参加者アプリに限らず、顧客リストのアプリとkMailerを連携して、顧客全員にメールを送信するといった使い方もできます。

レコード詳細画面では、顧客のメールアドレスに加えて、イベントの開催年やリアルイベントへの参加希望、規約の同意などをまとめて管理しています。

「対象外」というフィールドを設けることで、対象外にチェックが入っている参加者をメール送信の対象から除くといった運用を実現しています。

なお、今回配布しているサンプルアプリは画像の通りシンプルな構成になっているため、必要に応じて会社名や名前などのフィールドを加えてご活用ください。

イベント申込フォーム（FormBridge）

弊社トヨクモでは、kintone連携サービスのFormBridgeを使用してイベントの参加受付フォームを作成しています。

FormBridgeで作成したフォームは、画像のようにホームページやLPに直接埋め込み可能です。

トヨクモ kintone フェス 2024の参加申し込みフォームは、FormBridgeで作成をしていて「【ハンズオン動画特典つき】フェス参加と同時に30日間の無料お試しへ申し込む」にチェックをつけると、FormBridgeの条件分岐機能で、会社名・お名前・電話番号・お試しを希望するサービスなどのフィールドが表示されます。

フォームに入力された内容は、イベント参加者管理アプリと試用管理アプリに保存がされ、1つのフォームから複数のアプリに情報を自動で登録ができます。

転記ミスが起こることもなく、煩雑で時間のかかる転記作業を丸々削減できるため、FormBridgeによる業務効率化の恩恵はかなり大きいと言えます。

参加者受付フォームと回答の保存先となるアプリを用意するだけで簡単に実現できる活用方法なので、自社でイベントを実施する際はぜひ試してみてください。

kintone連携サービスは回数制限なしでお試し可能

今回ご紹介したFormBridgeやkMailerをはじめとしたトヨクモのkintone連携サービス6製品では、30日間の無料お試しが何度でも利用できます。

「じっくり時間をかけて確かめたい」「自社でも運用できるか検証したい」といった方は、ぜひこの機会にお気軽にお申し込みください。

もっと活用例を知りたい方はトヨクモ kintone フェスで！

他社のkintone活用事例を知りたい方は、2024年7月3日〜5日に開催される年に一度のビッグイベント「トヨクモ kintone フェス」への参加がおすすめです。

トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。