マニュアル×電話対応でトヨクモ浸透！ユーザーを置いていかない工夫

成年後見人の皆さんには、年に2回、紙の現状報告書を郵送で送ってもらっていました。

成年後見人は全員で700人近くいるので、処理も整理も非常に大変です。紙ベースのやり取りを、どうにかシステム化できないものかと考えていました。

神奈川県社会福祉士会では、元々kintoneを活用していたため、成年後見人の方たちに直接データを入れてもらえたら便利だと話が進みました。そこで、kintoneアカウントがなくても情報共有ができるプラグインを求めて、代理店の方経由で知ったサイボウズの個人相談会に参加したんです。

そこで、トヨクモさんの製品を勧められたのが最初の出会いですね。

「報告書のデータ化を推進すべきでは？」と考え始めた時期はちょうど、コロナによって対面でのやり取りができなくなった頃です。コロナ前は対面で実施していた研修も、ビデオ会議ツールでの実施に移行。ですが、開始直後こそトラブルが多少あったものの、なんとかオンラインでも研修を実施できました。

この経験から、今後は紙ベースでの書類作成や対面コミュニケーションだけに頼るのではなく、デジタルツールをうまく活用していかなければいけないという意識が組織に芽生えました。

そのため、ツール導入の際の稟議では「ツールの導入は絶対に必要」という前提が揃っている上で、どの製品がベストなのかをスムーズに議論できましたね。

実は昔、別の製品を使ってデータベースを作成した経験があるのですが、その当時と比べてかなり簡単な操作でツールを使いこなせるのが印象的でした。

トヨクモさんの製品を導入した決め手は、「やりたいことが簡単に全てできた」点です。

kintone上でのデータベース構築やkintoneアカウントがない方への情報共有など、自分たちに必要な機能が全部備わってる！かつ、初めて触るのにサクッとできた！作りたいものが全部作れた！というような喜びが多かったので、他社さんのサービスを比較検討せずにトヨクモさんに決めました。

あとは、神奈川県庁がコロナ対策のシステム運用のために、トヨクモさんの製品を導入・活用していた事例も大きな安心材料でした。

書類のデータ化を進めても、外部向けの様々な帳票の作成・出力を紙で実施しなければならない場面では、PrintCreatorが役立ちます。事前にkintone上で優先的に表示したい項目を作って設定を整えておけば、紙出力が必要な際は印刷ボタンを押すだけでいいんです。

デザインはパソコン画面で見たままの状態が印刷されるので、わかりやすくて便利ですよ。

あとは、kBackupもおすすめです。kintone上で情報を削除した場合、履歴が残らないんですよね。実は何度か誤って、必要な情報を消しそうになったことがあって、バックアップに必要性を感じました。管理しているデータ量も少なくはないですし、消してしまった場合多くの方にご迷惑がかかるので、心強い味方ができたと感じています。

成年後見人の方にシステムを使った報告書の提出をお願いするにあたって、システムの使い方マニュアルを制作して配布しました。

マニュアルでは、実際に操作したときの画面の流れを画像化して、画像と共に「このときはこの操作をする」という説明を添えました。全員が同じ操作をできるよう意識して作成しましたね。

成年後見人の方にはマニュアルの流れに沿って操作をしてもらい、わからない点は電話やメールで質問を受けました。

電話やメールだとどうしても、相手側がどんな画面を見てるのかわかりません。

そんなとき、「マニュアルの、どのページで止まってますか？」というような聞き取りができるので、成年後見人の方がどこでつまずいているのかを比較的ラクに把握できました。

マニュアル作成には一定の時間を要しました。ですが、マニュアルがあったからこそ、システム操作に慣れない方も、業務改善後のフローをスムーズに習得してくれたと感じています。その他にも、どんなトラブルが発生しているかキャッチアップしやすくなり、問題解決までにかかる時間も短縮できたと思いますね。

報告書が紙ベースだった頃は、確認の担当者が成年後見人の方と直接やり取りをして、不備などを訂正する流れでした。

確認の担当者と成年後見人の方の間で生じるやり取りは双方で完結してしまうため、事務局側は、皆さんが何に迷っているか把握できなかったんですよね。

でも今は、成年後見人の方がシステムから報告書のフォーマットなどについて、kintoneのコメント機能でご意見をたくさん書き込んでくれています。kintoneとトヨクモさんの製品のおかげで、成年後見人の方の履歴を全部確認できて、成年後見人の方の負担をより削減するための仕組みが整いました。他にも、神奈川県社会福祉士会でkintoneを用いた業務をする際、コメント機能を有効活用するきっかけにもなりましたね。

事務局の中は、紙ベースのものをコピーしたり郵送したりする作業がなくなって、成年後見人の方に「報告を始めてください」とお伝えするだけで済むので、業務の手間は一気に短縮しましたよ。

システムを使った最初の報告のときだけは、元々手書きだったものを全てデータ化するため作業量が多く、慣れない操作や設定にご苦労をかけたなと思います。

事実、「1回目の入力は大変だった」とお言葉をいただくことも。同時に、「2回目からは初めの報告書のフォーマットをコピーして入力すればいいから、すごくラクだね」ともお声がけしていただきました。

税理士さんのようなプロの方に見ていただく前に、報告書の不備チェックができるよう改善を今年度から始めたので、少しずつ効果が出てくることを期待しています。

成年後見人の方たちは徐々に報告書の入力に慣れてきたので、事務局が担当していた業務を成年後見人の方たちに依頼する機会が増えてきたんです。

例えば、定期的な研修などを実施した際は、依頼に対するお支払いへの申請などをお願いしています。

問題は、消費税の関係でインボイスや税金の関係の決まりが新しくなり、成年後見人の方ごとに知識のばらつきがあって、抜けがちなところとかが多少出てきてしまうんです。

対策として、トヨクモさんのフォームでこの項目は必ず入れないと先に進めないという設定をするようにしています。入力が正しくなかったり、未入力だったりした場合はエラーで弾いてくれるため、会員の方ご自身が間違えていることに気付いて対応できる仕組みです。

従来であれば、会員の方や会計の先生の間に事務局が立って、足りない項目を事務局が補うという余分な工数を抑えられるようにできたら嬉しいですね。

同じ内容が書かれても、見せ方で簡単に感じられることがあるので、見せ方は今後の改善ポイントですね。

今は、文字をそのままベタベタと貼っているイメージなんです。それでも皆さん不備なく使えていますが、もう少し工夫できたら皆さんの入力作業をさらにラクにできるのでは？と考えるんです。

今はまだ成年後見人の方に配布しているマニュアルに添付しているフォームをベースにしていますが、皆さん操作にも慣れてきているので、このタイミングでブラッシュアップしたいと考えています。

実は、トヨクモさんのユーザーコミュニティに参加しているのですが、いろんな方の発言内容や活用事例を見せていただきながらこんな考え方もあるのかと、参考になっています。

フォームの、ここの作り方はこうなってるよ、とか、あそこはこうするとさらに見やすくなるよとかの情報を自分の中で、組み合わせて自分たちのところでも使えるかもなと思い巡らしています。

私自身はコミュニティで積極的に発言する方ではないのですが、slackは自分以外の発言内容を全て追うことができ、自分の中に存在しなかった発想を得られる貴重な場所です。私たちのフォームも、コミュニティ参加者の方が発信してくださった事例をもとに、より見やすく改善できたらと考えています。

DataCollectは導入したばかりですが、これから人数集計などで活用していきたいと考えています。

具体的には、研修の募集とか定員管理が必要なときにうまく使って、集計（募集）を効率的にできるはずです。また、研修を担当する講師の方から、「申込者と参加ステータスを名簿でいただきたい」という要望を受けることがあるので、そういった際にも活用できるのではないかと思っています。

トヨクモ製品を使ったkintoneとの連携は、kintoneのアプリを作っていれば直感的な操作でできます。フォームなどを作る作業も迷わずできました！

アプリやシステムを使う側は操作に慣れるまで一定の時間がかかるかもしれませんが、マニュアル作成などサポートの体制を工夫すれば問題なく使ってもらえるはずですよ。

トヨクモUCなど、いろいろ情報提供やアイデアをいただける機会が多いので、事例を参考にして、より快適にトヨクモ製品を使いこなしてください。