【kintone×イベント管理&社内報】SIパートナーの業務改善方法とは？

私の業務改善シリーズでは、トヨクモやkintone界隈の方1人1人が「どのように業務をしているのか」「どのような業務改善を実施したのか」をご紹介していきます。
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今回は、株式会社ジョイゾーで広報担当をされている小渡さんと、業務改善担当をされている根崎さんに、kintoneやトヨクモ製品を用いた業務改善事例についてお話しいただきました！

自己紹介

株式会社ジョイゾーは、2010年創業の、kintoneをベースとしたシステム開発の会社です。
代表サービスとして、定額の対面型システム開発サービス「システム39」を提供されています。定額39万円で、2時間3回の打ち合わせでシステムを作り上げる、2014年スタートで今年10周年のサービスになります。
他にも、kintoneプラグイン各種や、教育サービスである「J Camp」、また課題解決支援サービスの「ジョイとも」などを提供されており、kintoneを起点に、「システム39」からシステムを作り、社内教育をして継続的に改善していくサイクル作りを意識されているそうです。

ーこれまでのご経歴や、どのような業務をされてきたか教えてください。

2020年株式会社ジョイゾーに入社し、SIチームでシステム39のサポート業務を担当後、2022年広報チーム専任となり、社外共にコミュニティイベントの開催、Web配信を担当しています。（小渡さん）

今年2月にジョイゾーに入社し、バックオフィスの業務改善担当として色々なチームに顔を出し「プロの縁の下の力持ち」を目指して働いています。（根崎さん）

ートヨクモ製品はどのような場面でお客様に提案していただいていますか？

kintoneの標準機能でできない部分、特にメールや帳票機能での提案が多いです。FormBridge(フォームブリッジ)・kViewer(ケイビューワー)も多く利用していますが、この二つは、具体的に必要機能が決まっている会社に合わせて提案しています。kMailerやPrintCreatorは多くの会社で使われる機能なので、汎用的に提案しています。（小渡さん）

kintoneと連携サービスを活用した業務改善事例

小渡さん、根崎さんにkintoneやトヨクモ製品を用いて、実際に行われた業務改善について伺いました！

【FormBridge×kViewer】申請情報の転記作業が不要に！属人化せずに使える申請フォーム！

株式会社ジョイゾーでは、毎月第3金曜日に自社オフィスを解放して、ユーザー・パートナーなどをお呼びし、お酒飲みながら話しませんかという、スナックのように楽しめるような場所をコンセプトに「スナックジョイゾー」というイベントを開催されています。
kintone単体の機能だけでは、参加者の申し込み管理やイベントの周知などが行えないといった課題があったようです。

kintoneは社内システムがベースで、不特定多数に向けての情報発信が難しいと感じていました。その中で、イベントの申込フォームやアンケートといった、情報を共有するためのツールが必要になりました。kintoneと関係のない外部のツールを使う選択肢もありましたが、やはり元々使っているkintoneに繋げた形でできないか、と考えていたのです。（小渡さん）

ートヨクモ製品導入前はどのようにしていましたか？

違うイベントにはなりますが、Googleフォームを送ってそこにアンケート回答を記入してもらって、その回答をkintoneに登録するといった形で、必ずひと手間はかかっていましたね。（小渡さん）

ーkViewerは情報の共有にも使われましたか？

事前に見ておいてほしい情報の共有時に使っています。
メールで情報を送っても見ていただけなかったり、他のツールだとファイルを添付できなかったりといった煩わしさがありました。クラウド型のフォルダにファイルを入れて送ると行った手段もありましたが、これも結局ひと手間かかるため、kintone内の情報を簡単に見せられるkViewerは非常に便利でした。（小渡さん）

ー実際のイベントのなかでどのように使われていますか？

FormBridgeは申込フォームとアンケートの回答に、kViewerはアンケート結果の公表に使っています。アンケートはイベント前後で実施しており、回答内容をイベント内でkViewerを用いて表示したり、コミュニケーションツールの一つとして使ったりしています。イベント終了時は、会場のスクリーンにQRコードを映してそのままアンケートを記入していただけるようにしています。

いずれも、kintoneだけでは実現できないことです。一番嬉しかったことはアンケートをその場で集計して公開できることですね。イベントの一つのギミックとして、その場でお題に沿った投稿をお願いしたり、満足度を公開できたり、セッションの一つの締めとなっています。しかもノーコードで作成できるのはエンジニアではない私にとってはハードルも下がってありがたかったです。

今、私はこの作業からは離れているのですが、テンプレート化して利用することで、バックオフィスの人も属人化せずに使えています。（小渡さん）

ー導入前と比べてどう変わりましたか？

アンケートの結果をテキストで受け取っていた時と比べると、資料を作る時間まで含めると転記作業を含めて1、2時間は短縮できました。またイベント時に、アンケートへの実際の回答画面がビューで出ることや、その場で入力してもらうとリアルタイムで回答が増えるので、ライブ感が出ます。他にも、例えばアンケートの回答数が少なかった際には、イベント開始前に、「アンケート数が少ないのでもっと答えてください」とお願いすれば皆さんアンケートにどんどん答えてくれます。これが、一緒にイベントを作っていっている「深み」になるわけです。これは、FormBridgeとkViewerの組み合わせならではのものです。時間短縮以上に導入効果を感じています。（小渡さん）

【krewData】社内報の取りまとめ工数の削減！将来はkViewerで「社外報」に！

株式会社ジョイゾーでは、月初に社内報を出されています。各チームに記事作成を依頼して、それらを取りまとめて社内報にされるそうですが、取りまとめ作業で課題が発生していたそうです。

改善前は記事をドキュメントなど別の場所で執筆し、広報担当者がkintoneへ転記する作業が発生していました。
kintoneでの転記をする際には、他の人の編集中の記事が見られてしまったり、他の人が同時に編集している記事の内容を保存できなかったりといったことが起きていました。

そこで、記事編集用アプリを作成し、アクセス権限を設定し、担当者以外には該当のレコードは見られないように変更しました。実際の運用は、まず最初に広報の方が、従来の社内報アプリにテーブル形式で、依頼する担当者や内容を記載して保存します。そして、krewDataのボタンを押すことで、記事の編集用アプリにテーブルの1行が1レコードとして作成されるため、そこで担当者は編集を行います。記事を書いていただき、内容のチェックが完了したら、再度krewDataのボタンを押すことで、編集用アプリのレコードが、社内報アプリのテーブルに集約されるイメージです。（根崎さん）

krewDataで記事編集用アプリにレコードが作成されるタイミングで、記事作成担当者に通知が飛ぶので、そもそもの依頼漏れのようなミスがなくなりました。（小渡さん）

ーどのくらいの記事を依頼されるのですか？

先月の社内報は、12記事でした。元々3、4時間取りまとめにかかっていたのが、1時間ほどで終わるようになりました。取りまとめ以外にも、依頼にかかっていた時間も減っており、自分たちのコンテンツを良くする時間に使えています。（小渡さん）

ーkViewerでの実現も考えられたのですか？

はい、初期に検討しており、kViewerでの見せ方から見た目の部分まで検討を進めていました。
しかし、kViewerで社内の人だけに閲覧できる形にする場合、セキュリティ設定が必要となり、気軽に社内報を見て欲しいという目的から外れるため、すでに全員がアクセスできるkintoneで実現することにしました。（小渡さん）

個人的な思いですが、みなさんが書いてくれた社内報が非常に素敵な内容なので、社外の人にも読んでもらえるように「社外報」にもしたいと考えています。
今はkintoneで見る形になっていますが、将来的にkViewerで「社外の方にも読んでもらえる社内報」の実現を夢見ています。（根崎さん）

今後の展望

各種ライセンスの更新時期に、同じお客様にご契約ライセンスごとにメールでご案内しておりましたが、更新対象のライセンス情報をひとまとめにして、kMailerで、更新案内メールを配信する仕組みを作成中です。
お客様からのご回答も今まではメールの返信か電話でしたが、更新案内メール内の更新フォーム（FormBridge）から、回答いただく事で更新手続きの簡略化を計る予定です。見積書のやりとりなどもこの仕組みに加えたいと思っています。

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また、kintone Café 白馬を実施した際、FormBridgeで作成したアンケートを休憩中に入力してもらい、イベントの投影画面で結果がkintoneのグラフになったものを見ていただきました。kintoneを触ったことがない人にもkintoneでできることの一端を知っていただけたので、今後もイベントで使っていければと思います。（根崎さん）

今年、「システム39」は10周年を迎えます。詳細はnote(https://note.com/joyzojp/)で記載しているため、見ていただけると嬉しいです。「トヨクモ製品は自社業務はもちろん、システム39の提案時もなくてはならないものとして、使わせてもらっています。私自身広報を担う者として、自分で良いと思ったものを伝えていきたいので、楽しみながら使って、良さを実感しながら広めていきたいです。」と小渡さんは締めてくれました。

株式会社ジョイゾー
小渡　拓（こわたり たく）

大学在学時に参加した釧路地域クラウド交流会での縁で、2020年株式会社ジョイゾーにコミュニティ入社。 2020年より釧路地域クラウド交流会のオーガナイザーを拝命し、釧路での”ちいクラ”を過去3回実施。
2020年入社後SIチームとして活動、システム39のサポートを行う。2022年8月より広報チーム専任となり、イベント出展、コミュニティイベントの開催、web配信を担当。

株式会社ジョイゾー
根崎　由以子（ねざき ゆいこ）

1981年、日本電信電話公社（現・NTT）グループの研究センターに入社、大型コンピューターのプログラマーとして勤務。結婚出産後、地元IT企業に転職。子育て・介護などのため退社後、地元の美容クリニックで事務系の仕事に転職し、新店舗立ち上げに携わる。49歳で再度IT企業に転職しBPOを担当。
定年を迎え、再雇用で働き始めkintoneに出会う。2022年kintone hive Tokyoに出場。64歳でジョイゾーに入社。現在は社内業務改善担当として活躍中。