【BPO事例】kintone×FormBridgeで週15時間削減！さらに手書き・転記の「面倒」を自動化した中日ドラゴンズ会員受付DXの裏側
目次
ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！
この記事はユーザー会での株式会社データセレクト 森さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「野球場での会員受付をトヨクモのkintone連携サービスで自動化した話」でご登壇いただきました！
はじめに
株式会社データセレクトは、名古屋・東京・大阪を中心にBPO事業を展開している会社です。企業から依頼を請け、データ入力、DMの発送代行、コールセンターの代行などの業務代行をしています。
本日は、「私が思うトヨクモのkintone連携サービスへの本音」をテーマに、当社での活用事例と、日々の活用の中で感じている本音をお話しいたします。
当社では、ほとんどの業務でkintoneやトヨクモのkintone連携サービスを活用している状況です。
分析すると、自社向け・他社向けの使い方があることに気付いたため、今回は自社向け・他社向けで1事例ずつご紹介します。
約100人のシフト管理をFormBridgeで効率化
まずは、自社向けの活用事例のご紹介です。
当社では、コールセンターの代行業務を行っており、約100人のオペレーターがいます。
kintone・トヨクモのkintone連携サービス導入前は、約100人のオペレーターからのシフト希望を、毎週メールで収集していました。
つまり、管理者1人に向けて、毎週100通ものメールがきていたのです。
加えて、文面はオペレーターに任せていたため、都度中身を解読してExcelに転記する必要がありました。
このような煩雑なシフト管理の問題を解決するために導入されたのが、トヨクモのFormBridgeとkViewerです。
FormBridgeとkViewerを連携し、申請から収集までをkintone上で一気通貫できる仕組みを構築したことで、大幅な業務効率化を実現しました。
メールでのシフト申請を変えるべく、FormBridgeで申請フォームを作成したのです。
FormBridgeなら、kintoneアカウントがなくとも、オペレーター自身のスマホからアクセスして直接申請できます。
また、フォームに入力されたデータはそのままkintoneアプリに登録されるため、転記作業も不要です。
こちらが、実際の申請フォームです。
フォームでは、最初に社員番号を検索していただき、各曜日のシフト希望などを入力していただきます。
この際、FormBridgeのフォーム上にkintone内のデータを引用できるkViewerルックアップ（kViewer連携）を使い、kintoneと紐付けています。
こうして、形式が整ったフォームでシフト申請を受け付けるようにしたことで、面倒なメールを解読する作業や転記作業がなくなりました。
その結果として、週15時間分の業務削減に成功したのです。
オペレーター側の申請フローを簡単にしつつ、週あたり約2日分もの業務削減ができたため、非常によい改善ができたと感じています。
野球場での会員受付をトヨクモのkintone連携サービスでDX
次に、他社向けの活用事例です。
当社では、中日ドラゴンズのファンクラブのBPOを請け負っており、名古屋にある野球場「バンテリンドーム ナゴヤ」ではファンクラブ会員の受付を行っています。
kintoneとトヨクモのkintone連携サービスを導入する前は、この会員受付を紙の入会申込書を渡し、手書きで受け付けていました。
手入力された申込書を受け取ったあとは、担当者が紙を見ながらExcelに転記し、それをデータ処理して、ファンクラブのデータベースに取り込んでいました。
ただ、紙での運用が非常に大変で、手書き故に入力ミスがあったり、読みにくかったり、こちらも転記ミスをしたりと手間や人的ミスが発生していたのです。
そこで、FormBridgeとkViewerを組み合わせ、会員受付用の申込システムを構築することで、この問題を解決しました。
こちらが、実際の「ドラゴンズ公式ファンクラブ申込フォーム」です。
新規入会の場合は、「新規」を選択後、氏名・性別・電話番号などをフォームに入力していただきます。
継続入会の場合、kViewer連携でkintoneからデータを引用できるようにしているため、会員番号を入れるだけで既存のプロフィールが自動で入力されます。
申込フォームに入力されたデータは、kintoneに直接保存されるため、こちらで解読したり、転記したりするといった面倒くさい作業をする必要はありません。
球場にiPadを置き、申込フォームからご自身で入力していただく運用にした結果、ほとんどの業務を自動化できました。
ファンクラブのデータベースに入れる際も、kintoneアプリからCSVを書き出し、そのまま入れるだけなので、データ処理の手間もなくなりました。
こうして、入力作業を効率化しつつ、紙の転記やデータベースへの連携処理も不要となり、スマートな入会システムを構築できたのです。
「面倒くさい」が業務改善の手がかり
最後に、kintone・トヨクモのkintone連携サービスへの私の本音をお話しします。
私は、kintone・FormBridge・kViewerを使い倒しているのですが、この組み合わせは面倒くさい作業の改善にかなり役立っています。
kintone・トヨクモのkintone連携サービスの組み合わせは非常に便利というのが、1つの本音です。
ただ、もう1つ本音があります。はたして、「面倒くさがり」はいけないことなのでしょうか？ということです。
私は、不便を感じていないと、改善にはつながらないと考えています。不便とは、面倒なことです。
そのため、「面倒くさいと思う」ことは、悪いことじゃないと思っています。これが、もう1つの本音です。
面倒くさいからこそ、何を改善すべきなのかが分かります。面倒くさいからこそ、効率化の仕組みを作るのです。
なので、私みたいに面倒くさがりな人ほど、業務改善に向いていると思います。
もし、うまく業務改善を進められていない方やこれからシステムを導入しようと思っている方がいましたら、私のように面倒くさそうにしている人に声をかけてみてください。
そういった人に、環境を与えて、好きにやってみてもらうと意外にもよくなるかもしれません。
私は面倒くさがりですが、だからこそ今日もkintoneとトヨクモのkintone連携サービスを触っています。理由は、触らないともっと面倒になるからです。
本日は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたでしょうか。
「面倒くさい」と思うからこそ、もっと便利に、もっと楽に業務を進められるように工夫をしていく。本音が業務改善のキーになることは、皆さんの周りにも溢れていると思います。自分はもちろん、一緒に働く仲間の本音から、業務改善を進めていけたらいいですね。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewerは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
それぞれの製品で何ができるかについては以下の動画にてご紹介しております。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認ください。
また、過去のユーザー会の登壇レポートまとめはこちらからご覧いただけます。
「一人で悩まない」が、DX成功の第一歩
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