kintoneとSharepointを徹底比較！費用・機能・運用性の観点から採用すべきサービスを解説

デジタル化が進むビジネス環境では、情報管理とチームワークが企業の競争力を左右する重要な要素となっています。

そのため、多くの企業がクラウドプラットフォームの導入を検討していますが、適したサービスを見つけるのは簡単ではありません。

本記事では、多くの企業で注目を集めている2つのクラウドサービス、kintone（キントーン）とSharePoint（シェアポイント）を徹底比較します。また、kintoneをより効率的に活用するためのToyokumo kintoneAppの機能も紹介します。

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務改善プラットフォームです。

2024年12月時点で3万7千社以上が導入しており、製造業、小売業、情報通信業を中心に幅広い業種で活用されています。

ここでは、kintoneの特徴やメリット・デメリットを紹介します。

メリットだけでなく、デメリットも理解したうえで、自社に必要なシステムかどうかを見極めましょう。

特徴

kintoneは、専門的な技術スキルがなくても直感的に業務アプリを作成できる点が特徴です。
実際に、導入企業の93％では、IT部門以外の担当者が運用を行っています。

以下のような業務に役立つアプリを、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で作成して運用できます。

• 日報
• スケジュール管理
• お問い合わせ管理
• 顧客管理
• 採用管理

また、リアルタイムのコミュニケーション機能もあり、社内での情報共有に有効です。

メリット

kintoneには、以下の3つのメリットがあります。

• 情報を一元管理できる
• 自社に合わせてカスタマイズできる
• 迅速に業務をシステム化し効率化できる

kintoneの活用で、散在していた社内データを一つの共有スペースに集約し、メンバー間のコミュニケーションを記録として残せます。そのため、情報の透明性が高まる点もメリットです。

また、業務内容に応じて、メンバーや情報を自由に整理できます。具体的には、統一フォーマットでのデータ入力や業務プロセスに合わせたステータス管理が可能です。

自社システムを一から開発する場合と比べて、短期間で業務改善を進められるのがkintoneの魅力です。

デメリット

kintoneは、クラウドサービスの特性上、安定したインターネット接続への依存性が高い点がデメリットです。そのため、通信障害時のリスクを考慮した事前の対策が必要です。

例えば、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「kBackup（ケイバックアップ）」を導入することで、最大100個のアプリを毎日自動でバックアップでき、データの安全性を確保できます。
関連記事：kBackupとは？できること・使い方

Sharepointとは

参照元：SharePoint｜Microsoft

SharePointは、Microsoft社が提供するクラウドベースのコラボレーションプラットフォームです。

企業の情報管理やファイルの共有を総合的にサポートするツールとして、大規模な企業や官公庁、教育機関で広く採用されています。

ここでは、SharePointの特徴やメリット・デメリットを紹介します。kintoneとの違いを理解したうえで適したツールを選びましょう。

特徴

SharePointの主な特徴は以下の通りです。

• ポータルサイト機能
• 高度なセキュリティ管理
• Microsoft 365とのシームレスな連携

特徴的なのは、デジタルワークスペースを簡単に構築できる機能です。このワークスペース上でメンバーが情報を共有することで、企業内のコミュニケーションを円滑にします。

また、Microsoftならではのセキュリティシステムを搭載しており、各ユーザーに適したアクセス権限を設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

Microsoft 365に含まれるTeamsやOutlook、Excelなどと簡単に連携できるため、いままで活用していたファイルに変更を加えず、業務効率化できる点も特徴のひとつです。

メリット

SharePointの導入で得られるメリットは、以下の3つです。

• 企業の生産性を高められる
• リモートワークの環境を整備できる
• 情報セキュリティを強化できる

SharePointを活用すると、文書管理の効率化や作業フローの自動化が可能になり、生産性を高められます。

デジタルワークスペースを活用したリアルタイムの情報共有により、組織内のコミュニケーションを活性化できるのも利点です。場所に制約されない柔軟な働き方の実現にも寄与します。

また、Microsoftの多段階の認証システムは、情報セキュリティの強化に役立ちます。データの暗号化や厳格なアクセス制御で、企業の重要な情報を保護できる点も魅力です。

デメリット

SharePointは機能が豊富な反面、使いこなすのが難しいツールでもあります。多機能であるがゆえに操作が複雑な部分があり、新規ユーザーが使い方を覚えるまでに時間を要することが予想されます。

また、決まったデザインがあり、画一的な見た目から抜け出すのが難しい点も懸念材料です。

特に、企業のブランディングを反映させたり、標準テンプレートから逸脱したカスタマイズを行う際には、専門的なスキルや知識が不可欠です。

専門家のサポートを受けたり、段階的に導入しながら研修の機会を設けたりすることで、デメリットを軽減しましょう。

kintoneと Sharepointの比較

kintoneとSharePointは、どちらも企業を支援するクラウドプラットフォームですが、特徴や適性は異なります。

企業の規模や既存のIT環境、求める機能により、おすすめのサービスは変わるため、それぞれの特徴を理解し、自社が求めるサービスを見極めましょう。

費用

以下は、kintoneの3つのプランとSharePoint単体プランの料金や容量をまとめた表です。

kintoneは社員が増えるにつれ、機能が豊富な上位プランへと移行できるメリットがあります。

そのため、現在の企業規模や扱うデータ量だけでなく、将来も見据えた選択をすることが大切です。

機能

kintoneとSharePointの機能はもちろん、同じkintoneのなかでも、プランによって使える機能は異なります。

各プランで使用できる主な機能は、以下の通りです。

kintoneは柔軟性が高く、企業の成長に合わせて段階的に機能を拡張できるのが特徴です。

一方、SharePointは初めから豊富な機能を備えています。しかし、カスタマイズには専門的なスキルが必要です。

運用性

運用性に関しては、以下の3つの視点から比較します。

kintoneは、中小企業や柔軟な運用を求める組織で便利に使えるシステムです。対して、SharePointは大企業やMicrosoft製品を多用する組織に向いています。

自社の業務プロセスや将来的な拡張性を考慮し、現在の要件と将来のニーズの両方を満たせるサービスを選択しましょう。

無料トライアルで実際に使用感を確かめてから、最終的な判断を行うと導入後の後悔が少なくなります。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

関連記事：kintone連携「フォームブリッジ」とは？できること・使い方

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

関連記事：kViewer（ケイビューワー）とは？できること・使い方

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

関連記事：kMailerとは？メールワイズとの違い・使い方

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

関連記事：プリントクリエイターとは？できること・使い方

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

関連記事：データコレクトとは？できること・使い方

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

関連記事：kBackupとは？できること・使い方

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万2千契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。