kintoneで工数管理を効率化する方法｜おすすめ連携サービス3選と活用事例

どんな業種でも課題の一つとなるのが、業務効率。日々の業務効率を上げるために、どのような対策を行っていますか。従業員あたりやプロジェクトあたりの工数を算出して改善を図っている企業さまも多いと思いますが、その工程こそ効率良く行いたいですよね。

今回はkintone（キントーン）アプリを用いた工数管理について紹介していきます。

kintoneでできる工数管理とは

売上管理・予算管理・経費申請など、さまざまな業務を一括で担えるkintoneアプリですが、工数管理においても活用可能です。

工数管理に適したアプリが存在する

工数管理については2つサンプルアプリがあります。それが、「製造業作業工数管理アプリ」と「SE工数管理日報アプリ」です。項目をそのまま使うことはもちろん、雛形を編集して自由にカスタマイズできるので、どちらか形式が合いそうな方を選んで、自社向けに改造すると便利です。

▼製造業作業工数管理アプリ

▼SE工数管理日報アプリ

どちらも工数の合計などは自動で計算されるようになっています。レコードの入力画面と設定画面が完全に分かれているので、入力者が関数やマクロを誤って壊してしまうといったようなExcelで起こりがちなミスも起こりません。

自社に適したアプリを自由に作成できる

Excelや他のアプリのテンプレートに手を加えることもできます。もし既にExcelで工数管理を行っているという場合には、Excelファイルを読み込めばkintone移行をスムーズに行うことができるでしょう。

はじめから作成するという場合でも、簡単にマウスのドラッグ＆ドロップでアプリ開発ができます。下記のように左側の項目から必要事項を選び、表示したい位置にマウスで移動させます。詳細設定を開けば、計算式や単位なども細かく設定できます。

クラウド型である強み

kintoneはクラウドサービスなので、いつでもどこでもレコードの登録や編集ができるというのが大きな利点です。紙やExcelの記入だと、会社でしか入力ができないという場合もあると思いますが、kintoneならその制約がありません。出先や別の事業所からでも、スマートフォン・タブレットからも入力・確認ができます。

また、共同編集がしやすいというのもポイントです。Excelでも共同編集できますが、人の情報を上書きしてしまいどれが最新の情報か分からなくなったり、誰がいつ編集したのか分かりづらかったりすることがあると思います。kintoneではレコードの変更履歴が自動で記録されていて、間違いがあれば過去のバージョンに復元することも可能です。

工数管理以外にも様々な用途でkintoneを活用できる

もし工数管理のためにkintoneを導入しようと考えている企業様は、ぜひ工数管理以外の機能も何が使えるか検討してみてください。日常業務の中で、大きく工数を省くことができる活用方法が見つかるはずです。

また、既にkintoneを導入している企業様であれば、既存のアプリをうまく活用したり、連携できないか考えたりするのも効率アップのひとつになります。既に日報などで数値が提出されている場合には、それを1つに集約して計算したり、グラフ化したりすることで効率化に向けた改善点や基準点が見えてくるでしょう。

kintoneで上手に工数管理をするコツ

いざkitoneを使って業務効率を上げていこうとするときに、気をつけるべき点も挙げておきたいと思います。

機能はシンプルにし多くのアプリを作りすぎない

kintoneでアプリを作るときによくしてしまうのが、項目をたくさん入れすぎてしまったり、似たようなアプリをたくさん作りすぎてしまったりすること。もともと業務効率改善のための情報収集だったのに、工数がかなりかかっていた・・となっては元も子もありません。必要な情報に絞り、二度手間が発生しないようにし、項目やアプリは最低限作るように心がけることが大切です。

また、頻繁に必要になる情報はマスタのアプリを作って必ずそこから参照するようにする、外部連携サービスを使って自動で計算できるようにするなどの工夫も、効率の良い管理のために有用です。

コストを考える

また、コストも考えるべきポイントです。kintoneの標準機能では、kintoneのライセンスを持っている人のみがレコードを作成・編集できるため、もともとライセンスを持っている従業員の工数管理を行う場合には問題ありませんが、そうでない従業員の管理をする場合は、その分のライセンス発行料金を考慮する必要があります。

もしくは、ライセンスなしでも登録・開示ができるように外部サービスやプラグインを導入するといったこともできます。入力する人数、項目などを踏まえて、どのように運用すれば一番コストがかからないか比較検討し、最適の方法を選びましょう。

kintoneで使える工数管理プラグイン・連携サービス3選

kintoneで使える工数管理のプラグイン・連携サービスを3つ紹介します。

• DataCollect
• FormBridge
• kincone

DataCollect

DataCollectは、kintoneに蓄積した工数データを自動で集計し、案件別・工程別の実績を可視化できるデータ集計サービスです。標準機能のルックアップや一覧集計では難しい複雑な計算も、条件に応じたフィールド式で処理できます。

工数管理では「入力はできても集計が手作業になる」ケースが多いため、DataCollectを使うことで工数の合計や差分計算を仕組み化し、改善に使えるデータへ変換できます。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneと連携したWebフォームを作成できるサービスです。工数管理では、現場担当者や外部スタッフが入力する日報・作業報告を、kintoneライセンスなしでも収集できる点が強みです。

ドラッグ＆ドロップだけでフォームを作成でき、入力されたデータは自動的にkintoneへ保存されるため、転記作業や入力ミスを減らしながら工数データを蓄積できます。条件分岐やステップフォームなどの機能もあり、入力負担を抑えつつ必要な情報だけを効率よく集められるため、工数管理の運用定着に役立ちます。

kincone

kinconeは、勤怠打刻や勤務時間のデータをkintoneと連携できるサービスです。工数管理では、入力負担が大きいほど現場での記録が形骸化しやすくなります。kinconeを使えば、打刻データをもとに作業時間の基礎情報を整備でき、工数管理の入口をスムーズに構築できます。日報入力と組み合わせることで、より正確な工数データを蓄積しやすくなります。

kintone×トヨクモの連携サービスで工数管理

トヨクモが提供しているkintoneの外部連携サービスを活用すれば、よりkintoneでの工数管理を利便性良く行うことができます。活用方法は様々ありますが、今回は「FormBridge（フォームブリッジ）」と「kViewer（ケイビューワー）」の2つのサービスと連携した場合を紹介します。

FormBridgeは、Webフォームを作成し、そこに入力された情報を自動でkintoneに反映できるサービスです。Webフォームはkintoneのライセンスのない人でも入力ができます。

kViewerは、kintoneのレコードに既に登録されている情報を、kintoneのライセンスなしで外部から閲覧できるサービスです。

この2つと工数管理アプリを連携すれば、kintoneライセンスを持たない従業員を多く抱えている企業さまでも、スマートフォンやタブレットから日報を登録してもらうことができます。入力だけでなく、開示もすることで、具体的な効率アップに向けた相談や業務指示もできるでしょう。

FormBridgeもkViewerも、表示させる項目はそれぞれのプラットフォーム内で変更ができるので、kintoneのレコードから取捨選択して表示させることができます。役職や業種ごとに入力項目が異なる場合は、内容を変更して発行すれば、誤解やミスも防げるでしょう。

kViewerは公開範囲や公開期日を設定できるので、こちらも限られた役職の人に対してのみ公開したり、月毎に表示内容を切り替えたりすることもできます。どちらも作成方法はkintoneと同じくマウスでのドラッグ＆ドロップで感覚的に行うことができるので、プログラミングなどの特別な知識は不要です。

活用事例

株式会社ISS山崎機械様

金型修理の工数は内容によって大きく異なり、必要な日数はベテランの経験に依存していました。そこでExcel管理ではなくkintone化し、DataCollectを活用して「品番」「加工内容」「種類」が一致した場合に工数合計が自動で算出される仕組みを構築しています。

ボタン操作で一括集計を反映できるため、ノウハウが共有され、集計や確認の手間・ミスも減りました。さらに基幹システムとの更新差分チェックなどにも応用し、基本機能では難しい集計・運用を現場で実現しています。

＞事例記事：製造業のアナログ業務をkintone x トヨクモ製品で改善！シームレスに使える業務システムを構築した

株式会社アクタス様

株式会社アクタス様では、家具修理や下取り案件を担当者ごとのExcelや紙で管理していたため、進捗や工数が属人化し、全国36店舗での情報共有が難しい状態でした。そこでkintoneを基盤に、FormBridgeで高画質画像の収集を効率化し、PrintCreatorで帳票作成の転記作業を削減、kViewerで店舗や協力業者向けに限定公開ポータルを構築することで、安全なリアルタイム共有を実現しています。

その結果、査定から引き取りまでの業務フロー全体の工数が従来の1/5に減り、画像処理や依頼書作成でも月数十時間規模の削減につながりました。

＞事例記事：全国36店舗への情報共有でインテリア業界の常識を覆す！ ～小売業がトヨクモkintone連携サービスで実践する業務効率化の秘訣～

よくある質問

kintoneで工数管理を始める場合、まずどの項目を最低限そろえるべきですか？

工数管理を始める際は、最初から細かい項目を作り込みすぎないようにします。最低限「誰が」「どの案件で」「何の作業に」「どれだけ時間を使ったか」が分かれば運用できます。具体的には、担当者名、案件名（またはプロジェクトID）、作業内容、作業時間、日付といった項目から始めると無理なく定着します。

工数管理をExcelからkintoneに移行する際に気をつけるポイントは何ですか？

Excelの運用をそのまま再現しようとすると、入力項目が増えすぎたり、管理アプリが乱立したりして運用負荷が高くなります。移行時は「入力のしやすさ」と「集計しやすい構造」を優先し、必要な情報に絞ったアプリ設計にすることがポイントです。まずは既存データを取り込み、運用しながら改善していきます。

kintoneの基本機能だけで工数管理は十分にできますか？プラグインは必要ですか？

シンプルな日報入力や案件ごとの記録であれば、基本機能だけでも工数管理は可能です。ただし、案件別の自動集計や複雑な計算、部門横断での分析が必要になると、基本機能では手作業が増えてしまいます。その場合、DataCollectなどの集計系サービスを活用することで、運用負担を抑えながら精度の高い工数管理が実現できます。

現場の入力負担を増やさずに工数データを集計・分析するにはどうすればよいですか？

現場側は入力を最小限にし、管理側で集計を自動化する設計が有効です。日報アプリはシンプルに保ち、集計はDataCollectで案件別にまとめることで、Excelでの再加工を減らせます。また、勤怠データ連携（kinconeなど）を組み合わせれば、入力を増やさずに作業時間の基礎データを整備できます。

工数管理はkintoneにお任せ！連携サービスを使ってより便利に

効率の良い業務運営は、効率の良い工数管理から。煩雑な情報収集や数値の算出もkintoneに任せれば効率良く行えます。アプリ開発の専門的な知識がなくても、感覚的にアプリのカスタマイズができるので、自社に適した工数管理アプリを作成し、運用できます。クラウドサービスなので、いつでもどこでも情報にアクセスすることはもちろん、アプリごとに細かな設定が可能なので、これまでExcelの管理で困っていたデータの破損や転記ミスといったことも起こりません。

運用対象や方法によっては、FormBridgeやkViewer、DataCollectなどの外部連携サービスを用いて行うと、従業員のkintoneのラインセンスの有無に関係なく、情報の集計から開示まで利便性高く実施できます。ぜひあわせて導入を検討してみてください。