【2024年トヨクモkintone収穫祭アフターイベント】味の素ファインテクノ株式会社様による登壇レポート記事

トヨクモkintone収穫祭のアフターイベントでのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！

この記事はトヨクモkintone収穫祭のアフターイベントでの味の素ファインテクノ株式会社 大野さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。

今回は「kMailerとFormBridgeで社外の情報収集を効率化した話」でご登壇いただきました！

取引先からの情報収集で抱えていた問題

味の素ファインテクノ株式会社は、1942年設立、従業員数389名の味の素グループの化学メーカーです。

主力製品は、味の素ビルドアップフィルム®（ABF）という半導体材料です。PC、スマートフォン、サーバーなどに使われており、半導体製造にはなくてはならない材料となっています。

重要な材料のため、お客様であるサプライヤーは「ABFの供給は大丈夫か」「原材料の供給に問題はないか」と供給に不安を感じています。

当社としては、資材不足リスクが多い中で材料調達をしているわけですが、安定供給を果たす義務があります。

そのため、取引先からの情報収集がとても大切になり、漏れなく確認する必要があるのです。

以前は、その大事な情報収集をExcelでまとめて行っていました。Excelに取引先リストがあり、それぞれに送付する調査票もExcelで管理していたのです。

さらには、取引先にメールでExcelの調査票を送って調査を依頼し、メールで返してもらい回収するというフローを取っていました。

つまり、Excelがないと業務が進まない状況だったのです。

メールで回収した調査票は、都度フォルダに保存し、一個一個取引先リストを見ながらチェックしていかなければいけません。そうすると、取引先からの回答がこないというケースが出てきます。

その場合、私たちは漏れなく確認していく必要があるため、取引先に回答を催促する必要がありました。

このように、毎回メールで調査票を送って、回収して、こなければ催促してというExcelを使った業務を続けていたのです。

そんな業務を続けていく中で、現場から「これはなんとかしないとやばい」という声が上がってきました。そこで、何が問題になっているのかみんなで整理することにしたのです。

整理した結果、主に以下の3点が主な問題になっていることが分かりました。

• メール送受信の管理が大変
• 回答の回収管理・催促が大変
• 集計作業が大変

問題が整理できたところで解決策を話し合い、調査に必要な運用を見直すことが決定しました。

kintoneで情報を一元管理

取引先からの情報収集で抱えていた問題に対する解決策として、以下の3つを実行する必要があると考えました。

• 調査する情報の棚卸しをする
• バラバラな情報を1つにまとめる
• 誰もが分かる場所に置く

業務フロー全体を見直していく中で、やはり目についたのがExcelに頼っている業務です。

Excelで取引先リストと調査票をバラバラに管理していたわけですが、kintoneを導入し、「調査回収アプリ」にまとめることで、情報を一元管理できるようになりました。

これだけでも情報が整理されたため、調査業務がかなり楽になりました。

kMailer×FormBridgeで情報収集を効率化

kintoneを導入した時点で楽にはなったのですが、kintoneにはまだまだポテンシャルがあると考え、より効率化できないかと模索しました。

その結果、辿り着いたのがトヨクモのkMailerとFormBridgeです。

今回、kintoneで作成した調査回収アプリに、kMailerとFormBridgeを組み合わせて、調査業務を効率化・半自動化するシステムを構築しました。

手動のメールで一件ずつ行っていた調査依頼は、kMailerを導入したことでkintoneから一括依頼できるようになりました。

また、取引先からの回答はFormBridgeで作成した調査票フォームから受け付けることで、登録作業も完全に自動化されました。

つまり、kMailerとFormBridgeの活用で、一括依頼から集計する仕組みが作れたということです。

kMailerで催促メールを自動送信

kMailerを導入したことで、手間のかかっていた催促メールの送付を自動化することに成功しました。

取引先からの回答がないということは、kintone上にデータがないということです。

そこに気付いた私は、「データのないレコードにメールを送信する」という設定をすれば、催促メールの業務を自動化できるのではないかと考えました。

空白データに催促メールを送信予約する設定を作ることで、1ヶ月後には自動で回収が終わっているという状況を実現できました。

まとめ

kintone、kMailer、FormBridgeを活用して調査回収システムを構築し、業務効率化を推進することができました。

それにより、お客様が持つ供給不安に対して、自信を持って「問題ないです！」と回答できるようになりました。

手間を抱えていた「メール送受信の管理」「回答の回収管理・催促」は、まさにkMailerとFormBridgeのおかげで解決できたと感じています。

今回の事例の構築のポイントは、以下の通りです。

• 取りまとめる情報の棚卸をする
• バラバラな情報をまとめる
• 誰もが分かる場所に情報がストックされている

取りまとめる情報を簡略化し、バラバラになっている情報をまとめる。そして、誰でも分かる形に可視化したことがポイントだと考えています。

これは、顧客アンケート、社内アンケート、満足度調査などの事例においても活きてくるポイントなのではないでしょうか。

最後に、ABFの安定供給ひいては半導体の安定供給は、トヨクモ製品の貢献によって支えられています。本日はありがとうございました。

「データのないレコードにメールを送信する」というkMailerの活用法はとても画期的ですね！

コンスタントに連絡をとるような取引先やお客様が多い業務などでは真似して活用できるのではないでしょうか。