「社内の売上管理をもっとわかりやすくしたい」「でも難しいことはしたくない」「すぐに改善できる方法を知りたい」このような悩みを抱えている企業も少なくないでしょう。
もし当てはまる項目があれば、kintoneの活用がおすすめです。kintoneなら組織内での売上管理を「すぐに、簡単に、わかりやすく」改善できます。
本記事では、kintoneを売上管理に活用するメリットや簡単に始められる方法、拡張機能や実践例を紹介します。
kintoneで売上管理をするメリット
Excelなどで管理する場合と比べて、kintoneの活用にはさまざまなメリットがあります。
情報を一元管理できる
kintoneでは、以下のようなデータを一元管理できます。
- 案件情報
- 顧客情報
- 売上データ（部署・店舗・スタッフなど）
Excelにまとめ直す手間はなくなり、データの入力ミスや属人化、二重管理などの問題も起こりにくくなります。
また、一元管理することでデータをリアルタイムに共有できるため、売上管理がスムーズになるでしょう。
集計・分析の手間を削減できる
kintoneでは、以下のような切り口での集計が可能です。
- 月別
- 年別
- 顧客別
- 従業員別
- 商品別
また、リアルタイムにデータを集計してグラフ化できるため、データが更新されるたびに集計し直す手間がかかりません。
グラフの種類も「折れ線」「円」「棒」など豊富なので、分析を実施しやすくなります。分析のプロセスを重ねて行くことで、ビジネス上の課題を見つけるきっかけになるため、効率よく行うことで売上を改善するヒントを見出せるでしょう。
機能拡張で高度な設定ができる
kintoneの基本機能だけでは、Excelに比べて使用できる関数が少なく、複雑な計算には向かない場合も想定されます。
しかし、kintoneには各種連携サービスやプラグインが用意されており、これを利用することで機能を拡張し、より複雑な計算も実行できるようになります。連携できるサービスやプラグインは多岐にわたり、設定も簡単です。
kintoneに売上管理アプリを追加する手順
kintoneに売上管理アプリを追加する手順を解説します。
まずkintoneにログインし、アプリストアにアクセスします。次に、左上のアプリストア内検索窓に「売上管理」と入力してみましょう。
すると、「受注・売上管理」というアプリがヒットするため「このアプリを追加」をクリックします。
「kintoneを売上管理に使いたいけれど、まったく初めてなので、できるだけ簡単な手順を知りたい」と考えている方は、このアプリを追加すれば、自分で一からアプリを作成する必要はなく、すぐに業務に活用できるでしょう。
このアプリは、受注前の見積もり日や見積金額を記録し、提出された見積もりの詳細を顧客ごとに共有する機能を持っています。
これにより、以下のポイントを明確にできます。
- どの顧客に対して
- どの見積もりを
- いくらで提出したか
実際に案件の受注が確定した際には、請求金額と請求予定日を登録し、実際の入金日と入金額も記録しておきましょう。
このように情報を一元管理することにより、予定された入金に対して、どの顧客が未入金かを一目で確認できるようになるため、より正確に自社の財務状況を把握できるでしょう。
またこのアプリでは、月別に担当者ごとの売上額をグラフで表示することも可能です。視覚的な表現によって売上データを迅速に把握し、分析する手助けとなります。
kintoneで売上の予実管理・自動集計をする方法
「売上管理をもっと効率化したい」「売上の予実管理もしたい」という場合は、トヨクモの『DataCollect』が役立ちます。
DataCollectは、kintone内の複数アプリ間での情報集約と計算を簡単に行えるツールです。Excelと同様に関数や数式の設定ができるため、Excel感覚で売上管理を実施したい場合にも便利です。
DataCollectを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- kintone単体では対応が難しい、複雑なデータ管理や計算処理が可能
- 売上見込みの予測が可能
- 売上金額の実績と予算を比較することで予実管理が容易になる
- 日々の営業データの集計を自動化できる
- 週報・月次報告の自動作成が可能
複数アプリ間のデータ集計・計算だけでなく、定期的な業務を自動化することもできるため、日々の作業の手間を大幅に削減できるのです。そのため、「kintoneだけでは求める機能が不十分」と感じている場合にDataCollectの利用が推奨されます。
kintoneで売上管理をするのに役立つアプリ
ここでは、トヨクモがkintoneでどのような工夫をして売上管理に活用しているか、詳しく紹介します。
現在は、売上関連を管理するために以下の5つのアプリを作成し、管理しています。
- 顧客マスター
- 契約管理
- 月請求管理
- 年請求管理
- 売上管理
それぞれのアプリの工夫を紹介していきます。
1.顧客マスター
まずは顧客マスターアプリです。請求書などの郵送先が、「直接販売時にはお客様」「間接販売時には代理店」と異なるため、顧客マスターアプリでは送付先管理のために代理店の情報も登録しています。
お客様は、4桁のIDで管理、販売店は3桁で管理し、わかりやすくしています。
2.契約管理
次に、契約管理アプリです。このアプリが売上管理システムの中心となっており、お客様の契約状況・契約期間・販売チャネル・支払方法などを管理しています。
契約時には、メールにてご利用期間や契約内容をお知らせするので、kMailer連携をしています。
また、毎月発送する請求書などもこちらより、プリントクリエイター（kintone連携帳票出力サービス）の一括出力で作成します。
銀行振込先と口座振替先の2種類の一括出力で完了です。実際の画面は以下のとおりです。
＜使いやすく工夫しているポイント＞
- 記入漏れを防止するために、アクションによる連携
- 関連レコードで登録されているのかを一目でチェック
- 請求データなど細かい住所情報などはグループで見せない
- kMailer連携で、契約時の定型メール案内の送信
- 毎月の請求書も一括出力
3.月請求管理アプリ
月請求管理アプリは、主に銀行振込の入金管理を効率化するためのデータ加工用アプリです。毎月の定例業務でとくに大変なのが、銀行振込による入金の消し込み業務です。
業務をミスなく、確実に効率化するために、通帳の記載名義をこちらのアプリに登録しています。これで、スムーズかつ迅速に検索ができるようになるでしょう。
また、振込日も「指定する日にお願いしたいが、会社によって支払日を変更して欲しい」と言われることがあります。翌月10日払いや翌月25日払いなど、各社の条件もバラバラです。そのため、こちらでは振込日の差異を登録します。
実際は、kintone内で日付計算をする関数（EOMONTH）があれば、Excelでの作業も不要になり、kintone内で完結できます。
しかし、残念ながらkintoneにはそれらの計算ができる関数がありません。そのためCSVファイルで出力し、Excelで自動計算させ、売上管理アプリへはCSVファイルで入力しています。
4.年請求管理アプリ
年請求管理アプリは、翌年の更新管理を行うアプリです。登録内容を引用して、kMailer連携でお客様や代理店の方にメールで案内を行います。
毎年、見積書の提出を求めるお客様など、更新時の注意点もこのアプリで管理します。
5.売上管理アプリ
最後に、売上管理アプリです。こちらは、入金管理を行うためのアプリです。入金予定日に振込がされているのかをチェックします。
また、売上結果に関する分析が簡単にできるように多面的な切り口でグラフ表示ができるようにしています。
各アプリ間で共通の工夫ポイント
各アプリ間に、アクションボタンを配置することで登録漏れを防止しています。
kintoneアプリだけで管理するため分散していますが、それ以上に業務の変化に合わせて簡単にシステムを変えられることは大きなメリットです。
おおよそ2か月に1回程度は、より便利にするためにアプリを更新しています。少しでも便利に改善することで、お客様フォローの時間をより確保できるようにするためです。
プロダクト数や販売方法が増えてもスムーズに対応できるよう、こういった工夫をしています。
kintoneで売上管理を行った事例
主に地酒造りの酒蔵向けに、スマートフォンで見える温度計「kojimori」の開発・販売を行う「広浦」様の事例を紹介します。
同社は、毎年1年間の売上を分野ごとに計算し、紙の帳票から一つひとつ情報の集計を行っていました。この作業は、他の業務と並行していたこともあり、5日～1週間ほど時間がかかっていた状況です。
そこでkintoneを導入し、現在は売上をkintoneに集約し、ボタンひとつで集計ができるようになりました。また、売上集計データなども見たいときにすぐアクセスできるようになったそうです。
（参考：広浦 様の導入事例）
まとめ：kintoneで売上管理を効率化しよう
本記事では、kintoneを売上管理に活用するためのもっとも簡単な手順と、さらに効率化するサービス・手法を紹介しました。
自社に最適な運用方法を見つけるためには、実際にkintoneをある程度の期間触って操作してみて、本当に必要な項目を見極めながら、少しずつアップデートして行くとよいでしょう。
kintone、そして連携サービス「DataCollect」も、30日間は無料でお試し利用が可能です。試用回数に制限なく、さまざまな試行錯誤を重ねながら利用できるためお気軽にご利用ください。
無料期間の終了後、自動的に課金されることはないため、まずは「30日間無料お試し」を申し込んでみてはいかがでしょうか。
